Migration in die Cloud – Tipps vom Experten

Immer mehr DocuWare-Kunden planen einen Wechsel in die Cloud. Phil Robson, Senior Director of DocuWare Support Americas, stellt mit Synchronisation und Transfer zwei bewährte Methoden für eine reibungslose Migration vor.

Cloud-Lösungen bieten den Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf die neueste Technologie, machen den Kauf neuer Hardware obsolet und reduzieren den Bedarf an IT-Ressourcen. Mit den Experten-Tipps von Phil Robson gelingt die Migration von einer lokalen Installation in die DocuWare Cloud auch in Ihrem Unternehmen reibungslos:

Wo anfangen?

Als ersten Schritt richten Sie das Cloud-System mit Benutzern, Gruppen, Rollen und Profilen ein – noch bevor die Dokumente in die Cloud übertragen werden. Die Datenbank, in der Ihre Dokumente und Daten gespeichert sind, nennen wir bei DocuWare ein Archiv. Wir erstellen die Cloud-Archive, indem wir die Einstellungen aus dem lokalen in das Cloud-System exportieren. Damit ist sichergestellt, dass alle Namen und Dialoge der Datenbankfelder ein Spiegel des lokalen Systems sind. Dies spart viel Konfigurationsaufwand.

Die richtige Methode finden

Ein weiterer Schritt noch vor der Migration besteht darin, die On-Premises-Installation auf die neuste DocuWare-Version zu aktualisieren, so dass sie mit dem Cloud-System kompatibel ist. Dann entscheiden Sie, ob die Daten per Synchronisation oder per Transfer übertragen werden. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Welche sich besser eignet, hängt von den Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen ab.

Synchronisation

Die Synchronisation hält zwei oder mehr Archive auf dem gleichen Stand, indem sie neue und / oder geänderte Dokumente kopiert. Mit der Option Spiegelung lassen sich neue und geänderte Dokumente auch in nur eine Richtung übertragen. Für eine Migration einer lokalen DocuWare-Installation in die Cloud eignet sich eine Spiegelung am besten.

Vorteile der Synchronisation

• Die Verknüpfung von Quell- und Zieldokumenten bleibt erhalten. Die Verknüpfung ist datenbankintern und für den Benutzer nicht sichtbar, ermöglicht aber eine nachprüfbare Übertragung der Dokumente.
• Der Prozess kann beliebig oft wiederholt werden, beispielsweise, um Änderungen der Dokumente vom lokalen System in die Cloud zu übertragen.

Nachteile der Synchronisation

• Eine Synchronistation kann nicht für Archive mit aktiviertem Versionsmanagement verwendet werden.
• Dokumente werden möglicherweise ohne Hinweis gelöscht: Wenn nämlich ein Sync-Job Dokumente in die Cloud kopiert, und Sie anschließend die Dokumente im Cloud-Archiv löschen, werden die Dokumente datenbankseitig so gekennzeichnet, dass sie nicht erneut in die Cloud synchronisiert werden können.
  Wenn die entsprechende Option aktiviert ist, werden die Dokumente beim nächsten Synchronisationslauf sogar im Quellarchiv gelöscht. Im Grunde sagt sich die Software: "Nun, Sie haben die Dokumente im Zielarchiv gelöscht, also wollen Sie sie offensichtlich nicht dort haben."
  Es ist also nicht möglich, sich hin und her zu entscheiden – zum Beispiel nach erfolgter Synchronisation die gesyncten Dokumente in der Cloud manuell oder mit einem Löschen-Job zu entfernen und dann nochmal neu zu synchronisieren.

Transfer

Ein Transfer kopiert oder verschiebt Dokumente von einem Archiv in ein anderes.

Vorteile vom Transfer

• Daten werden in einem Transfer recht schnell übertragen, da DocuWare die Quelle und das Ziel nicht erst noch vergleicht. Aber je mehr Sektionen oder Seiten in den Dokumenten vorhanden sind, desto länger dauert auch ein Transfer.
• Dokumente im Quellarchiv können nach einer erfolgreichen Übertragung gelöscht werden. Dadurch lassen sich Duplikate vermeiden und der Transfer bei Bedarf ohne Probleme erneut ausführen.

Nachteile vom Transfer

• Da keine Verknüpfung zwischen Quell- und Zieldokument besteht, ist es möglich, dass beim erneuten Ausführen des Transfersjobs Dokumente im Zieldatenarchiv doppelt angelegt werden.
• In einem Transfer ist nicht vermerkt, was übertragen worden ist. Wird die Option Dokument in der Quelle löschen nicht verwendet, sollten Sie in der Konfiguration mit einem Filter eine nachvollziehbare Dokumentauswahl treffen - zum Beispiel eine monatliche Übertragung von Dokumenten.
• Änderungen an Quelldokumenten werden nicht automatisch ins Zielarchiv übertragen. Dafür müssen Sie zunächst die entsprechenden Dokumente im Zielarchiv löschen und die Dokumente dann erneut transferieren, um Duplikate zu vermeiden.

Tipps für Synchronisation und Transfer

• Führen Sie vor der Migration ein Backup der lokalen Datenbank und des Dateisystems aus.
• Wenn Sie lokal eine MySQL-Systemdatenbank verwenden, überprüfen Sie vor Beginn einer Synchronisation oder eines Transfers alle benutzerdefinierten Datumsfelder auf korrekte Eingaben. DocuWare-Cloud-Datenbanken basieren auf Microsoft Azure und akzeptieren zum Beispiel keine Daten, die älter sind als der 01.01.1753. Ein Dokument mit einem irrtümlich eingegebenen Datum vor dem Jahr 1753 kann nicht synchronisiert oder per Transfer übertragen werden.
• Überprüfen Sie die Feldzuordnungen zwischen Quell- und Zielarchiv, um sicherzustellen, dass alle Indexwerte korrekt übertragen werden. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn das Cloud-Archiv manuell angelegt wurde.

Für eine Synchronisation:

• Setzen Sie die Benutzer im lokalen Archiv auf read-only. Wenn ein Benutzer ein Dokument bearbeitet, während die Synchronisation versucht, darauf zuzugreifen, wird das Dokument übersprungen.
• Löschen Sie keine Dokumente im Cloud-Archiv. Diese Dokumente können nicht erneut synchronisiert werden.
• Speichern Sie nach Möglichkeit keine neuen Dokumente, um zu vermeiden, dass mehrere Synchronisierungsjobs für ein Archiv ausgeführt werden müssen.

Für einen Transfer:

• Setzen Sie die Benutzer im lokalen Archiv auf read-only. Wenn ein Benutzer ein Dokument bearbeitet, während der Transferjob versucht, darauf zuzugreifen, wird das Dokument übersprungen.
• Verwenden Sie die Option Dokument in der Quelle löschen, um doppelte Datensätze zu vermeiden. Auch halten Sie sich damit die Möglichkeit offen, den Job erneut zu starten. Mit dieser Option ist es einfach, alle Dokumente aufzulisten, die nicht übertragen wurden. Wichtig ist ein komplettes Backup vor der Übertragung.
• Speichern Sie keine neuen Dokumente im On-Premises-System.
• Stellen Sie sicher, dass der On-Premises-Server während eines Transfers nicht aktualisiert oder neu gestartet wird. Ein nicht abgeschlossener Transfer wird automatisch neu gestartet. Dies führt zu doppelten Datensätzen in der Cloud-Datenbank.

Eine sorgfältige Planung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Migration. Mit den Hinweisen oben vermeiden Sie die typischen Stolperfallen.

Laden Sie diesen englischsprachigen Guide herunter, um mit der Planung des Umstiegs auf ein kosten- und ressourcensparendes Cloud-System zu beginnen.

Phil Robson, Senior Director of Support Americas, ist für den gesamten Support in Nord- und Südamerika verantwortlich. Wenn er sich mal ausnahmsweise nicht den dringenden Belangen von DocuWare-Kunden widmet, ist er als begeisterter Fischer tagsüber an einer Pier zu finden – und nachts hinter einem astronomischen Teleskop.