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Drag & Store: Indexierung von vorhandenen Dokumenten übernehmen

Dokumente wie Preislisten, Protokolle oder Kataloge werden in vielen Unternehmen regelmäßig aktualisiert. Um beim Archivieren einer neuen Fassung nicht jedesmal alle Indexwerte neu eintippen zu müssen, gibt es einen Trick. Sie übernehmen die Indexwerte von einer bereits archivierten Dokumentfassung.

 

Angenommen, Sie möchten die aktualisierte Preisliste im Archiv ablegen. Importieren Sie dazu das neue Dokument in Ihren Briefkorb.

Um für die neue Preisliste die Indexwerte der vorigen Fassung zu übernehmen, öffnen Sie im DocuWare Client zunächst einen zweiten Arbeitsbereich:

Zweiten Arbeitsbereich im DocuWare Client öffnen

 

Am besten nutzen Sie den oberen Arbeitsbereich, um eine Ergebnisliste mit der vorhandenen Dokumentenfassung anzuzeigen. Der Briefkorb mit dem neuen Dokument befindet sich darunter.

Nun kommt der ebenso einfache wie geniale Trick: Ziehen Sie das neue Dokument aus dem Briefkorb auf das Dokument in der Ergebnisliste:

Ziehen Sie das neue Dokument aus dem Briefkorb auf das Dokument in der Ergebnisliste, um die vorhandenen Indexwerte automatisch zu übernehmen
 

Die Optionen Klammern und Ablegen werden automatisch angezeigt. Mit Ablegen öffnet sich Ihr Ablagedialog, in welchem die Indexdaten vom vorhandenen Dokument bereits eingetragen sind:

Die Indexwerte wurden automatisch für das neue Dokument übernommen
 

Bevor Sie die neue Preisliste archivieren, können Sie unter anderem noch ein neues Datum eingeben – und auf Wunsch natürlich weitere Details in den Indexeinträgen anpassen.

Praktisch: Auch die Zugriffsrechte, die von bestimmten Indexwerten abhängig sind, werden so mit einem Schlag übernommen.   



Topics: Tipps & Tricks, Indexierung, DocuWare Client

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