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Dokumente schnell per Druckbefehl archivieren

Dokumente per Druckbefehl archivieren

Egal, ob Sie Dokumente in Office, Ihrem ERP-System oder einem anderen Programm erstellen - per Druckbefehl können Sie sie direkt in DocuWare archivieren. Dafür gehen Sie in der Anwendung nur auf „Drucken“ und wählen dann im Druckdialog „DocuWare Printer“ aus. 

Der DocuWare Printer „druckt“ das Dokument - statt auf Papier oder auch zusätzlich - als PDF und legt es im digitalen Briefkorb oder direkt im Archiv ab. Bei Standarddokumenten, die jeweils an denselben Stellen Indexinformationen enthalten, wie Ausgangsrechnungen, Bestellungen oder Kostenvoranschlägen, können die Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen werden und die Archivierung erfolgt vollautomatisch. Auch Seiten zu trennen oder Dokumente in einem Arbeitsgang per Mail zu versenden ist dabei möglich.  

Erfahren Sie, wie Sie DocuWare Printer als Teil der Desktop Apps installieren.  

Ablage per Druckbefehl

DocuWare Printer bietet Ihnen praktische Möglichkeiten aus Ihrer Anwendung heraus:

Dokumente per Druckbefehl ablegen

Sie können etwa Ausgangsrechnungen aus Ihrem ERP direkt ins Archiv legen. Allein aufgrund der Tatsache, dass an einer bestimmten Stelle im Dokument „Rechnung“ steht, erkennt DocuWare die Dokumentart und wählt die richtige, vorher einmalig erstellte Konfiguration für die Verarbeitung Ihrer Ausgangsrechnungen aus. Oder Sie generieren über ein Word-Template Ihre Verträge, rechtlichen Anforderungen oder Personalunterlagen.

Automatisch indexieren

Damit kann DocuWare Ihre Ausgangsrechnung bei der Ablage indexieren. Aus der Rechnung wird etwa der Firmenname in ein Indexfeld Firmenname geschrieben. Gleichzeitig wird der DocuWare-Benutzername der Person, die das Dokument druckt, in das Feld Buchhaltung eingetragen.

Seiten trennen

Falls Sie zum Beispiel stets mehrere zweiseitige Rechnungen hintereinander drucken und ablegen möchten, stellen Sie in der Konfiguration ein, dass das Dokument nach je zwei Seiten oder einem bestimmten Text getrennt werden soll. Die Rechnungen liegen dann in DocuWare als einzelne, zweiseitige Dokumente vor.

Einfacher Versand

Die Ausgangsrechnung lässt sich für den Versand automatisch an eine E-Mail anhängen. Falls unbedingt benötigt, kann das Dokument gleichzeitig noch auf Papier ausgedruckt werden.

Durch die Ablage zum Beispiel eines Vertrags können Sie auch bequem gleich einen Workflow starten, in dem das Dokument als Aufgabe zum Beispiel an die übergeordnete Stelle geht, damit dort etwa per Stempel die Freigabe erfolgt.

Per „Drucken“ Dokument in DocuWare archivieren
Über „Drucken“ ins Archiv: Mit DocuWare Printer legen Sie Ihre Dokumente einfach über die Druckfunktion Ihrer Programme, zum Beispiel Ihres ERP, im Archiv ab.

DocuWare Printer gehört zum Standard

Um die Funktion nutzen zu können, muss DocuWare Printer als Teil der DocuWare Desktop Apps installiert  und verbunden sein. Das Modul gehört zum Standardumfang von DocuWare, Sie benötigen keinerlei Zusatzlizenz. Lediglich wenn Sie Barcodes mit auslesen lassen, ist für ein lokal installiertes System die Lizenz "Barcode and Forms" erforderlich.

Weil DocuWare Printer PDFs erzeugt, sollten Sie damit keine Dokumente drucken, die bereits im PDF-Format vorliegen. Dies könnte zu Problemen bei der Verarbeitung des Dokuments und dessen späterem Layout führen.

In Microsoft Programmen wie Excel oder Word können Sie die Druckfunktion übrigens mit nur einem Klick starten: Legen Sie sich einfach die Taste Schnelldruck in die Symbolleiste für den Schnellzugriff - mit DocuWare Printer als Standarddrucker.

Wie ein Dokument konkret verarbeitet werden soll, legen Sie in der DocuWare Konfiguration fest. Eine Anleitung dazu finden Sie demnächst auf diesem Blog.

Lesen Sie auch, wie Sie Zeit und Aufwand sparen mit DocuWare Tastenkürzeln.

 

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