Direkt archivieren aus Word, Excel & Co.

Um Dokumente zu archivieren, müssen Sie DocuWare gar nicht öffnen. Verwenden Sie einfach den „Speichern unter“-Befehl in Word, Excel oder einer anderen Anwendung und speichern Sie das Dokument in einen Import-Ordner. Dieser legt die Dokumente im Hintergrund automatisch in DocuWare ab. So geht’s:  

 

Um ein Dokument direkt aus einer Software heraus zu speichern, legen Sie in DocuWare Desktop Apps unter Importieren einen Ordner für den Import fest:


 Um ein Dokument direkt aus einer Software heraus zu speichern, wählen Sie einen Ordner für den Import aus

 

DocuWare überwacht den angegebenen Ordner und archiviert alle eintreffenden Dokumente. Wenn Sie in einer Anwendung wie hier Acrobat oder Word oder Excel ein Dokument in diesem Ordner speichern, wird es automatisch in DocuWare importiert:

Wählen Sie diesen Ordner in einem beliebigen Programm , z.B. Word oder Excel, über „Speichern unter“ über „Speichern unter“ aus.

 

Die Dokumente werden standardmäßig in Ihren Briefkorb importiert:   

DocuWare importiert automatisch alle Dokumente aus dem Import-Ordner.

Von hier können Sie die Dokumente automatisch durch den Service Intelligent Indexing indexieren, sortieren oder heften oder klammern.

Wenn Sie häufig die gleichen Dokumenttypen archivieren müssen, lohnt sich eine Import-Konfiguration. Mit dieser können Sie Dokumente direkt im Archiv ablegen.

Tipp: Sie können natürlich auch mehrere Ordner überwachen lassen – beispielsweise wenn Sie in verschiedene Archive ablegen möchten. So behalten Sie den Überblick über alle Import-Aufträge: Wo sind meine Dokumente? Import-Status auf einen Blick

 

Topics: Erfassen & Ablegen

Kommentar

Monatlicher Newsletter

Abonnieren Sie die monatlichen UserInfo, die alle Tipps und Tricks übersichtlich zusammenfasst.

UserInfo Newsletter Abonnieren

Sofortige Info

Abonnieren Sie den Produkt-Blog, um neue Artikel sofort zu erhalten.

Neueste Artikel