Archiv, Briefkorb oder Indexfeld – wer neu mit DocuWare arbeitet, sollte die wichtigsten Ausdrücke kennen. Das erleichtert den Einstieg, und wenn mal Hilfe nötig ist, weiß man gleich, wonach zu fragen ist.
Um mit DocuWare arbeiten zu können, benötigen Sie keinen großen Software-Wortschatz, denn die Begriffe sind in den allermeisten Fällen aus der früheren Arbeit mit Papier abgeleitet. Sehen Sie selbst, welche Wörter Ihnen von A wie Archiv bis V wie Viewer schon geläufig sind.
Archiv
Das Archiv ist ein digitaler Speicher, in dem die Dokumente langfristig gespeichert werden. Im DocuWare Client greifen Sie über eine Suche im jeweiligen Archiv auf die Dokumente zu. Sie können ein Archiv mit wenigen Mausklicks erstellen. Allerdings sollte man sich vorher ein paar Gedanken zur Planung des Archivs machen.
Aufgaben
Alle Dokumente, die zur Bearbeitung anstehen, werden als Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste gesammelt, zum Beispiel eine Rechnung, die Sie freigeben sollen. Zur Erledigung aller Aufgaben wandert das Dokument in einer vorgegebenen Reihenfolge von einem Zuständigen zum nächsten und kann auch parallel bearbeitet werden.
Auswahlliste
Wenn Sie in DocuWare ein Feld ausfüllen sollen, wird Ihnen in vielen Fällen eine vorgegebene Liste von Einträgen angezeigt, zum Beispiel eine Auswahl an Kostenstellen. Verwenden Sie die Einträge aus der Liste, um Tippfehler zu vermeiden und Zeit zu sparen. Sie können Auswahllisten auch in DocuWare importieren oder damit Ihr Archiv sauber halten.
Briefkorb
In einem Briefkorb können Sie Dokumente, sortieren, heften, bearbeiten und im Archiv ablegen. Dort stehen die Dokumente dann auch anderen Benutzern zur Verfügung. Neue Dokumente landen per Import oder Scan in Ihrem Briefkorb, alternativ ziehen Sie Dateien per Drag & Drop hinein.
DocuWare Client
Sie haben DocuWare in Ihrem Browser geöffnet: Das ist der DocuWare Client.
E-Mail-Benachrichtigung
DocuWare benachrichtigt Sie automatisch per Mail, wenn ein neues Dokument für Sie vorliegt oder zum Beispiel eine Vertragsfrist abläuft.
Ergebnisliste
Wenn Sie in DocuWare eine Suche nach einem Dokument ausführen, erhalten Sie eine Ergebnisliste. Erfahren Sie, wie Sie Dokumente schnell finden.
Formular
Mit DocuWare-Formularen digitalisieren Sie wiederkehrende Prozesse im Unternehmen, die auf dem manuellen Ausfüllen von Formularen basieren. In einem Einkaufsprozess kann zum Beispiel ein Formular für einen Bestellauftrag erstellt werden.
Hauptmenü und persönliches Menü
Im Hauptmenü des DocuWare Clients können Sie ergänzende Apps installieren und DocuWare Mobile, die App für Ihr SmartPhone, mit Ihrem DocuWare-System verbinden. Im persönlichen Menü treffen Sie Ihre benutzerspezifischen Einstellungen zu den Elementen des Web Clients und passen Ihr Profil an.
Indexeintrag
Bevor ein Dokument im Archiv gespeichert wird, versieht DocuWare es mit Indexeinträgen, die zur weiteren Bearbeitung dienen. Typische Indexeinträge sind zum Beispiel das Ablagedatum oder der Firmenname. Diese Indexeinträge dienen als Kriterien für die Sortierung beim Suchen von Dokumenten im Archiv. Indexeinträge können automatisch vergeben werden, z.B. mit Intelligent Indexing oder Autoindex, aus Auswahllisten übernommen oder manuell eingegeben werden.
Listen
Mit wenigen Klicks können Sie Listen erstellen, die alle aktuellen Dokumente eines Projekts beinhalten. Kommt ein neues Dokument hinzu, aktualisiert sich die Liste bei den beteiligten Kollegen automatisch. Und damit auch wirklich alle informiert sind, gibt es ergänzend eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.
Ordner
Der Arbeitsbereich im DocuWare Client, in dem Sie Dokumente in einer Ordnerstruktur vorliegen haben. Ein Rechnungsarchiv hat beispielsweise Ordner für die einzelnen Jahre, darin befinden sich jeweils Ordner für die einzelnen Kostenstellen und darunter wiederum die verschiedenen Rechnungssteller. Gerade wenn Sie wenig mit DocuWare arbeiten ist dies ein intuitiver Weg zum gesuchten Dokument und auch für die Dokumentablage.
Stempel
Mit einem digitalen Stempel genehmigen Sie einen Vorgang, zum Beispiel geben Sie eine Rechnung frei. Im DocuWare Viewer bringen Sie einen Stempel ähnlich auf das Dokument auf, wie Sie das früher händisch auf Papier getan haben. Nur wird in DocuWare durch den Stempel das Originaldokument nicht verändert, Sie arbeiten hier auf Anmerkungsebenen.
Suche
Mit einer Suche finden Sie archivierte Dokumente im Archiv, um sie auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen. Benötigen Sie als Lieferant zum Beispiel alle Informationen zu einer Auftragsabwicklung, geben Sie Kundenname und Projekt ein und schon liegen Ihnen Angebot, Bestellung, sämtliche Korrespondenz und die Rechnung in einer übersichtlichen Ergebnisliste vor. So können Sie Dokumente schnell finden. Wenn Sie nicht wissen, in welchem Archiv ein Dokument liegt, können Sie auch mehrere Archive gleichzeitig durchsuchen.
Viewer
Im Viewer werden Dokumente angezeigt, egal ob aus Briefkorb, Ergebnisliste oder Ordner. Immer reicht ein Doppelklick. Im Menü des Viewers finden Sie Werkzeuge wie zum Beispiel Stempel und Marker.
Übrigens erleichtern Ihnen auch zahlreiche Tastaturkürzel die Arbeit mit DocuWare. Lesen Sie zudem unsere Tipps für den Einstieg in DocuWare. Und im DocuWare Knowledge Center erhalten Sie über das Suchfeld leicht Hilfe zu verschiedenen Themen.