Mehr Kostenkontrolle gewünscht? Eine dem Rechnungsprozess vorgeschaltete Bestellanforderung stellt sicher, dass Ausgaben innerhalb des Budgets bleiben, und Buchhaltungsprozesse optimiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Zusammenspiel von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen die Effizienz steigern kann.
Inhalt:
- Was ist eine Bestellanforderung?
- Web-Formular für Bestellanforderung
- Genehmigungs-Workflow für Bestellungen
- Der Zusammenhang zwischen Bestellanforderung und Rechnungsverarbeitung
- Rechnungsfreigabe durch automatischen Abgleich der Belege
- Fazit: Von der Bestellung direkt zur Zahlung
Was ist eine Bestellanforderung?
Eine Bestellanforderung – kurz BANF – ist der Beginn eines strukturierten Beschaffungsprozesses. Sie erfolgt, um alle notwendigen Informationen für eine Bestellung zu sammeln und zur Genehmigung vorzulegen. Das schafft Transparenz, ermöglicht ein frühes Kostenmanagement und sorgt gleichzeitig dafür, dass nur autorisierte Bestellungen getätigt werden.
Web-Formular für Bestellanforderung
Bestellanforderungen lassen sich komfortabel über ein DocuWare Formular abwickeln, das Mitarbeitende per Link aufrufen. In diesem Formular werden alle Daten wie Besteller, Abteilung, Kostenstelle, Projektnummer, Lieferant/Dienstleister, benötigte Dienstleistungen oder Artikel mit Artikelnummern, Mengen und Preisen erfasst. Falls ein Angebot vorliegt, kann dieses ebenfalls angehängt werden. Aber auch Informationen über die gewünschte Zahlungsweise oder ob eine Vorauszahlung erforderlich ist, können mitgeteilt werden.
Genehmigungs-Workflow für Bestellungen
Nach dem Absenden des Formulars startet der Genehmigungs-Workflow. Die Zuständigkeit für die Bestellfreigabe kann hier von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. In Handelsbetrieben oder größeren Unternehmen liegt die Hauptverantwortung oft bei der Einkaufsabteilung. In kleineren Unternehmen erfolgt die Freigabe durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung. Zudem kann eine Bestellanforderung mehrere Freigabestufen durchlaufen. In vielen Unternehmen ist auch geregelt, dass eine Freigabe erst ab einer bestimmten Betragsgrenze, z.B. 500 Euro, erforderlich ist.
Der Zusammenhang zwischen Bestellanforderung und Rechnungsverarbeitung
Ein strukturierter Bestellprozess sorgt für eine präzise und schnelle Abwicklung der nachgelagerten Rechnungsverarbeitung. Sobald eine neue Rechnung eingeht, prüft ein DocuWare Workflow, ob hierzu eine Bestellanforderung vorliegt und verknüpft die Dokumente. Dank der bereits erfassten Daten ist es möglich, die Rechnung ohne Zeitverlust zur fachlichen Prüfung zuzuweisen oder eine direkte Freigabe anzustoßen. Sind die Rechnungsdaten fehlerhaft oder liegt keine passende Bestellanforderung vor, informiert der Workflow die zuständigen Personen über die anstehenden Aufgaben.
Rechnungsfreigabe durch automatischen Abgleich der Belege
Der Idealfall bei Eingangsrechnungen ist eine automatisierte Verarbeitung, die z.B. das zeitaufwändige manuelle Abhaken von Rechnungspositionen überflüssig macht.
Möglich wird dies durch einen automatischen Abgleich der Rechnungspositionen mit den Informationen aus Bestellung und Lieferschein. Stimmen die Positionen in allen Belegen überein, wird die Zahlung ohne weitere Freigabeschleifen veranlasst.
Fazit: Von der Bestellung direkt zur Zahlung
Die nahtlose Abwicklung von der Bestellung bis zur Bezahlung, auch Purchase-to-Pay-Prozess genannt, ist eine wichtige Möglichkeit, Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen und gleichzeitig zu optimieren. Die neueste DocuWare Version bietet Ihnen hierfür flexible Möglichkeiten – von der Bestellanforderung mit Tabellenfeldern über deren Genehmigungs-Workflow bis hin zum Abgleich der Rechnung mit verschiedenen Belegen.
Wenn Sie Ihren Rechnungsprozess in DocuWare um einen Bestellprozess erweitern möchten, berät Sie Ihr DocuWare Kontakt gerne. Gleiches gilt auch, wenn Sie den Purchase-to-Pay-Prozess komplett neu einführen möchten, um mehr Transparenz, Kostenkontrolle und Zeitersparnis zu erzielen.