Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Arten von Auswahllisten DocuWare bietet, an welchen Stellen sie eingebunden werden können und vor allem, wie Sie sich mit Auswahllisten den Arbeitsalltag erleichtern.
Inhalt
Wozu gibt es Auswahllisten?
Auswahllisten sollen Sie bei der Dateneingabe unterstützen. Anstatt viel zu tippen, wählen Sie direkt einen Eintrag aus einer hinterlegten Liste oder geben nur ein paar Buchstaben/Ziffern ein, um dann einen passenden Begriff aus der Auswahlliste zu verwenden.
Bei der Eingabe von Suchbegriffen, also dem Füllen von Indexfeldern im Suchdialog, helfen die Auswahllisten, damit Sie gar nicht erst nach Begriffen suchen, die nicht verwendet sind. Damit vermeiden Sie, dass Suchen ins Leere laufen.
Bei der Dateneingabe, sowohl über DocuWare Formulare als auch bei der Dokumentindexierung, schützt die Verwendung von Auswahllisten vor Tippfehlern und sorgt für Datenkonsistenz. Mit Auswahllisten können Sie beispielsweise sicherstellen, dass Schreibweisen von Kunden unternehmensweit einheitlich sind. Wenn Ihr zentrales System für Kundendaten ein CRM ist, erstellen Sie eine Auswahlliste, die auf das CRM zugreift und die Kundendaten als feste Indexbegriffe in DocuWare zur Verfügung stellt.
Auch bei Workflow-Aufgaben stehen Auswahllisten bei den verschiedenen Feldern als Eingabeunterstützung zur Verfügung.
Um auch bei langen Auswahllisten schnell den gewünschten Eintrag zu finden, geben Sie den ersten Buchstaben des Begriffs ein. Die Auswahlliste springt dann zu allen Einträgen, die mit diesem Buchstaben beginnen.
Welche Arten von Auswahllisten gibt es?
Es gibt mehrere Arten von Auswahllisten für verschiedene Anwendungsszenarien.
- Die Standard-Auswahlliste beruht auf den bisherigen Einträgen in einem Indexfeld. Sie wird automatisch erstellt und bei dem entsprechenden Indexfeld in Such- und Ablagedialogen eingebunden.
- Weitere interne Auswahllisten können auf im DocuWare System gespeicherten Datenbeständen basieren, wie zum Beispiel Benutzer, Rollen, Gruppen oder Vertretungsregeln. Eine Liste der Benutzer ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie eine Workflow-Aufgabe weiterleiten möchten und dazu in einem Feld den entsprechenden Kollegen angeben müssen.
- Eine feste Auswahlliste wird einmalig in DocuWare erstellt oder aus einer externen Quelle, einer Datenbank oder auch einfachen Textdatei, in DocuWare importiert und gespeichert. Da sie nur manuell und von Usern mit Administratorrechten geändert werden kann, eignet sich eine solche Liste für Begriffe, die sich gar nicht oder nur selten ändern, zum Beispiel Kostenstellen.
- Externe Auswahllisten beruhen auch auf Quellen außerhalb von DocuWare, im Gegensatz zur festen Auswahlliste werden die Inhalte aber bei jedem Aufruf neu mit der externen Quelle synchronisiert. Dadurch ist eine solche Auswahlliste immer auf dem neuesten Stand. Dieser Typ bietet sich an, wenn Sie wie im obigen Beispiel die Firmennamen Ihrer Kunden aus dem CRM in DocuWare nutzen möchten.
- Feste und externe Auswahllisten können auch mehrspaltig sein. Damit lassen sich Abhängigkeiten abbilden. Haben Sie beispielsweise ein Indexfeld, in das Sie eine Ihrer verschiedenen Firmenniederlassungen eintragen, und ein anderes für Kostenstellen, können Sie durch mehrspaltige Auswahllisten sicherstellen, dass nur die zu der Niederlassung gehörenden Kostenstellen auswählbar sind.
Wie werden Auswahllisten konfiguriert?
Auswahllisten erstellen Sie innerhalb der DocuWare Konfiguration, im Modul „Indexierungshilfen“. Eine detaillierte Anleitung erhalten Sie hier.
Anschließend können Sie die Auswahllisten einem Such- oder Ablagedialog zuweisen. Öffnen Sie dazu die Archiv-Konfiguration, wählen den gewünschten Dialog und bearbeiten dann für das benötigte Feld die Feldeigenschaften.
Für Formulare weisen Sie die Auswahllisten innerhalb der Formularkonfiguration zu.
