Damit Sie die schönste Zeit des Jahres entspannt genießen können, bedarf es einer guten Vorbereitung. Wir haben alle wichtigen Punkte für Sie zusammengetragen.
Endlich steht er vor der Tür – der langersehnte Urlaub! Schließlich brauchen wir alle ab und zu eine Auszeit, um durchzuatmen und neue Kraft zu tanken. Um wichtige Kunden oder Projekte in Ihrer Abwesenheit in guten Händen zu wissen und nicht durch Nachfragen gestört zu werden, muss die Auszeit jedoch entsprechend vorbereitet werden.
Tipp #1: Zeitkritische Aufgaben delegieren, unkritische verschieben
Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken darüber, welche Aufgaben Sie noch vor Ihrem Urlaub erledigen müssen. Alle Aufgaben, die während Ihrer Abwesenheit zur Bearbeitung anstehen, übergeben Sie an Ihre Urlaubsvertretung. Was bis nach Ihrer Rückkehr warten kann, delegieren Sie hingegen nicht, um die Kollegen nicht unnötig einzuspannen.
Tipp #2: Zeitig mit der Urlaubsübergabe beginnen
Informieren Sie Ihre Urlaubsvertretung beizeiten über alle anstehenden Aufgaben. Ein schriftliches Übergabedokument, das zudem rechtzeitig vorher durchgesprochen wird, stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Darüber hinaus können die einzelnen Punkte später jederzeit im Detail nachgelesen werden. Unser Tipp: Legen Sie das Übergabedokument in DocuWare ab, so ist es jederzeit für alle autorisierten Kollegen aufrufbar. Den Link auf das Dokument können Sie per Mail versenden.
Denken Sie auch daran, eventuell nötige Vollmachten, Zugriffsrechte oder Passwörter auszustellen bzw. zu dokumentieren und legen Sie fest, in welchen Fällen Ihre Vertretung Sie notfalls wie erreichen kann.
Tipp #3: Kunden und Kollegen informieren
Damit Ihre Kunden und direkten Mitarbeiter nicht aus allen Wolken fallen, informieren Sie diese mindestens 14 Tage vorher über Ihre geplante Abwesenheit. In dem Zug sollten Sie auch Ihre Urlaubsvertretung kommunizieren – mit allen nötigen Kontaktdaten.
Tipp #4: Einen extra Puffer für die Rückkehr schaffen
Verschaffen Sie sich einen extra Puffer, indem Sie Ihre Rückkehr offiziell erst für einen Tag später ansetzen. So können Sie am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub in aller Ruhe Ihre E-Mails checken, sich von Ihrer Vertretung auf den aktuellen Stand bringen lassen und die ersten eventuell liegen gebliebenen Aufgaben abarbeiten. Wenn Sie am ersten Tag zurück im Büro Hunderte von E-Mails vorfinden und ein Meeting nach dem anderen absolvieren müssen, ist die Erholung meist innerhalb kürzester Zeit dahin.
Tipp #5: Telefon und/oder Diensthandy umstellen, Abwesenheitsassistent einrichten
Am letzten Arbeitstag leiten Sie Ihr Telefon und/oder Diensthandy auf Ihre Urlaubsvertretung um, damit Anrufe nicht ins Leere laufen. Denken Sie auch daran, für Ihr E-Mail-Konto sowie für von Ihnen genutzte Messagingdienste einen Abwesenheitsassistenten einzurichten, der Auskunft darüber gibt wer Sie a) in Ihrer Abwesenheit vertritt und b) wann Sie persönlich wieder erreichbar sind. Sicherheitshalber sollten Sie auch eine automatische E-Mail-Weiterleitung an Ihre Vertretung einrichten.
Geschafft! Wir wünschen einen erholsamen Urlaub!
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