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Optimierung im Handwerksbüro

Mit anspruchsvollen Bauprojekten und einer zuverlässigen Durchführung hat sich Metallbau Walter im Saarland einen guten Namen gemacht. Kunden schätzen vor allem Arbeitsqualität, Zuverlässigkeit und Leistungsstärke des erfolgreichen Familienunternehmens. Im zertifizierten Betrieb sorgen dafür hochqualifizierte Facharbeiter, aber auch eine gut organisierte Verwaltung. Ein DMS aus der Cloud erlaubt einen schnellen Zugriff auf wichtige Projektunterlagen und optimiert die Arbeitsabläufe.

Vor der DMS-Einführung stand das Handwerksbüro vor einem drängenden Problem: Als zertifizierter Betrieb muss Metallbau Walter eine Vielzahl projektbezogener Anforderungen erfüllen. Die dafür notwendige Ablage der Unterlagen kostete jedoch viel Zeit. Allein für die Statik lagen meist 400-seitige Dokumente vor – ein einzelner Papierordner reichte hier kaum aus. Entsprechend platzte das Archiv aus allen Nähten. Bei Prüfungen musste der Auditor etwa Belege aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen. Um dieser Situation ein Ende zu bereiten, entschied man sich schließlich für die Einführung eines DMS: Eine zentrale Sammelstelle für sämtliche Projektdokumente sollte geschaffen werden, auf die alle berechtigen Mitarbeiter der verschiedenen Niederlassungen zugreifen sollten. DocuWare überzeugte die Geschäftsführung durch ein umfangreiches Leistungsspektrum bei gleichzeitig einfacher Bedienung. Für die Cloud-basierte Variante sprachen vor allem Kostengründe.Elke Walter_Metallbau Walter  Geschäftsführerin Elke Walter äußert sich zufrieden: „Für unseren kleinen Betrieb ist die Cloud-Lösung ideal. Wir bezahlen nur, was wir brauchen.“ Positiv bewertet sie auch die Tatsache, dass es sich bei DocuWare um einen deutschen Hersteller handelt, der schon lange am Markt etabliert ist. Die Implementierung übernahm DocuWare-Partner GHS GmbH & Co. KG aus Trier.

Handwerksbüro glänzt mit digitaler Projektmappe

Nach kurzer Einarbeitungszeit wurde der DocuWare-Einsatz im kaufmännischen Büro mit der digitalen Projektakte gestartet. Papierbelege werden gescannt, automatisiert verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. DocuWare ist darüber hinaus in das ERP-System Sage integriert. Über die Druckfunktion werden daraus Angebote, Auftragsbestätigungen, Kalkulationen, Lieferscheine oder Ausgangsrechnungen direkt archiviert und indexiert. Was früher ausgedruckt, in Projektmappen eingeordnet und für verschiedene Mitarbeiter noch einmal extra kopiert werden musste, steht jetzt allen Zugriffsberechtigten in sämtlichen Niederlassungen zur Verfügung.

Ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen beschleunigt ihre Freigabe. Zeit und Sicherheit gewinnt das kaufmännische Büro auch durch einen Workflow für die korrekte Archivierung von Prüfzeugnissen. Diese werden beispielsweise für Materialien im Stahlbau benötigt. Das Problem: Prüfzeugnisse werden häufig nicht zusammen mit der Lieferung geschickt – die nachträgliche Zuordnung war früher sehr aufwendig. Heute sorgt der Workflow dafür, dass ein Lieferschein für diese Materialien erst dann abgelegt wird, wenn alle Prüfungszeugnisse angeklammert sind. Nur dann verschwindet der Lieferschein aus der Aufgabenliste des Mitarbeiters.

DMS punktet durch Einfachheit

Der gesparte Platz und vor allem die immense Zeitersparnis bei Ablage und Suche sind für das Unternehmen die entscheidenden Vorteile. So sind über die Projektnummer schnell sämtliche Projektdokumente aufrufbar. Aufgrund der Einfachheit der Software wurde DocuWare Cloud schnell von allen Anwendern angenommen. Selbst bei Audit-Prüfungen sind so alle vom Prüfer gewünschten Unterlagen mit nur wenigen Mausklicks zusammengestellt.

Den kompletten Beitrag „Digitale Ablage für projektbezogene Dokumente“ finden Sie in der Ausgabe 7-8 des Fachmagazins IT-MITTELSTAND.

Topics: Workflow, Cloud, Eingangsrechnungen

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