Connect to Mail kann ab sofort E-Rechnungen verarbeiten. Ihr Angebot an Kunden und Interessenten verbessert sich damit schlagartig. Nur eine einzige Konfiguration ist nötig, um alle gängigen deutschen und französischen Formate auszulesen und die Daten für weitere Prozesse nutzen zu können.
Mit dem im Januar ausgerollten Update für DocuWare Cloud und lokal installierte DocuWare Systeme erweitert DocuWare die Möglichkeiten zur Verarbeitung und Speicherung von E-Rechnungen mit Connect to Mail beträchtlich.
Eine Konfiguration für fast alle E-Rechnungen
Durch die Neuerung können Sie nun die gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland und Frankreich (XRechnung, ZUGFeRD, FacturX) und viele mehr mit einer einzigen Konfiguration abdecken. Sie müssen also nicht für jeden E-Rechnungstyp eine eigene Konfiguration für Dokumentverarbeitung erstellen und diese mit der Konfiguration für E-Mails verknüpfen.
DocuWare verwendet den internationalen UBL-Standard, auf dem die meisten E-Rechnungsformate beruhen und der PEPPOL-konform ist. Deshalb müssen Sie eine Muster-E-Rechnung dieses Typs verwenden, um die Funktionalität nutzen zu können.
Verarbeitung von E-Rechnungen einrichten
Um E-Rechnungen mit Connect to Mail zu verarbeiten, stellen Sie in der DocuWare Konfiguration lediglich zwei Dinge ein, wobei Sie immer dasselbe Archiv verwenden sollten:
- Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen. Unter „Dokumentenverarbeitung“ erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Musterdokument, das dem internationalen Standard UBL entspricht. Dies wird in Formaten wie XRechnung oder PEPPOL Beispieldokumente können Sie etwa in der PEPPOL-Dokumentation unter „Downloads > Example files“ herunterladen.
- Connect to Mail: Konfiguration für Dokumentverarbeitung verknüpfen. Unter „E-Mails allgemein“ wählen Sie bei „Automatische Dokumentenverarbeitung“ die zuvor angelegte Dokumentenverarbeitungs-Konfiguration aus. Wird nun eine E-Mail mit einer elektronischen Rechnung im Anhang anhand dieser Konfiguration gespeichert, wird die E-Rechnung wie in der Konfiguration definiert verarbeitet.
Das Auslesen von elektronischen Rechnungen funktioniert jeweils für eine E-Rechnung pro E-Mail-Anhang. Sind an eine E-Mail mehrere Rechnungen angehängt, müssen diese also jeweils einzeln abgelegt werden.
E-Rechnungen mit Connect to Mail vs. Connect to Outlook und Outlook Add-in
Für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und die GoBD-konforme Speicherung wird die Verwendung von Connect to Mail empfohlen. Hier ist die komfortable Verarbeitung von modernen E-Rechnungen sichergestellt.
Mit dem DocuWare Outlook Add-in, dem Nachfolger von Connect to Outlook, wird es demnächst ebenfalls möglich sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Hierzu halten wir Sie an dieser Stelle auf dem Laufenden.
Bei Connect to Outlook selbst bleibt die derzeitige Funktionalität unverändert. Sie können eine Dokumentenverarbeitungs-Konfiguration verwenden, um elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Jedes einzelne E-Rechnungsformat benötigt allerdings eine eigene Konfiguration.
Verfügbarkeit des Updates von Connect to Mail
Bei DocuWare Cloud wurde das Update bereits bei allen Kundenorganisationen eingespielt.
Für On-Premises ist das Update in den Hotfixes ab Version 7.11 enthalten. Diese werden bis Ende Januar im Partner-Portal zur Verfügung gestellt.