Zehn Jahre nutzte die niederländische HB Munters Group DocuWare als reine Archivlösung für Auftragsunterlagen. Doch als das Team um Operations Manager Bert van Os erkannte, welches Potenzial tatsächlich in ihrem Dokumenten-Management steckt, konnte die Effizienz des Unternehmens signifikant gesteigert werden.
Schlichtweg, weil Unterlagen immer häufiger nicht mehr auffindbar waren und die Lagerfläche ausging, entschied sich die HB Munters Group zum digitalen Dokumenten-Management. Sämtliche Auftragsdokumente wurden fortan eingescannt und zentral archiviert. Dies brachte zunächst die erhoffte Erleichterung, doch die Vorteile digitaler Prozesse und die Integration ins ERP waren damals kein Thema. „Wir kannten noch nicht die Möglichkeiten, die das DMS tatsächlich zu bieten hatte“, erzählt Operations Manager Bert van Os.
Review-Workshop bringt die Wende
Als schließlich das eingesetzte ERP-System erweitert werden sollte, wurde auch der Einsatz des Dokumenten-Pools neu überdacht. Bert van Os erinnert sich an den Aha-Effekt: „Bei einem Review-Workshop mit unserem neuen DocuWare-Partner bemerkten wir auf einmal, welche Funktionalitäten tatsächlich hinter unserer vermeintlich reinen Archivlösung steckten, wie beispielsweise die vollautomatische Indexierung oder das Steuern von Workflows mit elektronischen Stempeln. Uns wurde bewusst, dass ein konsequenter DMS-Einsatz unsere Firmeneffizienz deutlich steigern würde.“
Digitale Auftragsabwicklung – voll ins ERP integriert
Schnell stand der Entschluss fest, den Wandel von der reinen Archivlösung hin zu einem integrierten, workflowbasierten Dokumentenmanagement-System in die Wege zu leiten. Gestartet wurde beim allgemeinen Auftragsprozess, der neben verschiedenen Unterlagen auch unterschiedliche Freigabeprozesse enthält, die heute komplett digital gesteuert und direkt mit dem ERP-System verknüpft werden.
Automatisches Erfassen von 2500 Blatt Papier monatlich
Die Auftragsbearbeitung bei HB läuft effizient und transparent ab:
1. Nach Erhalt und Prüfung der Bestellung wird im ERP-System ein entsprechender Datensatz angelegt, den DocuWare als internen Orderbeleg virtuell ins Archiv druckt. DocuWare übernimmt bereits hier die vollautomatische Indexierung des Dokuments.
2. Per Workflow wird die Bestellung anschließend zur Einkaufsabteilung weitergeleitet, wo sie mit digitalen Stempeln freigegeben wird und entsprechende Kaufaufträge an die Lieferanten veranlasst werden. Auch diese werden im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.
3. Nach Erhalt der Ware wird der Bestellvorgang an die Logistikabteilung weitergeleitet, die Versandpapiere werden erstellt und vom System selbständig als Kopie an die entsprechende Bestellung angefügt.
4. Abschließend werden die entsprechenden Eingangsrechnungen in der Buchhaltung anhand der digital vorliegenden Auftragsunterlagen geprüft und bezahlt. Dann werden sie stapelweise gescannt, anhand eindeutiger Nummern den entsprechenden Aufträgen zugewiesen und automatisiert abgelegt.
So werden vollautomatisch monatlich circa 2.500 Blatt Papier verarbeitet. „Im Vergleich zum reinen Archiveinsatz war dies eine kleine Revolution für unsere Firma“, berichtet Bert van Os. Ein weiterer Vorteil der digitalen Lösung ist, dass unrechtmäßige Belegfreigaben unterbunden und Qualitätsrichtlinien automatisch eingehalten werden. Bei Steuer- oder internen Betriebsprüfungen profitierte das Unternehmen bereits mehrfach vom einfachen Dokumenten-Handling und einer höheren Sicherheit.
Sukzessive wurde der DocuWare-Einsatz auf weitere Bereiche ausgeweitet, zum Beispiel wurden auch Projektingenieure, das Personalwesen sowie das Management eingebunden.
Den ausführlichen Referenzbericht lesen