Nel passato, i documenti cartacei venivano ritirati regolarmente dai clienti e gestiti manualmente, creandone una copia per l'archivio aziendale prima di restituire gli originali ai clienti. L'accesso ai documenti risultava laborioso e dispendioso. Ad esempio, WMM, ogni volta era costretta a cercare, copiare e inviare singolarmente i documenti richiesti dalla società di revisione. Al contempo, le 15.000 copie cartacee di documenti annue occupavano molto spazio e, al termine del periodo di conservazione, dovevano essere eliminate in modo professionale e a pagamento. Cinque anni dopo l'introduzione di DocuWare in una società del gruppo, WMM ha quindi deciso di estenderne l'impiego all'intero gruppo. Grazie all'elevato livello di flessibilità e scalabilità, il partner commerciale di DocuWare è riuscito a espandere la soluzione senza problemi, adattandola perfettamente ai requisiti supplementari e senza bisogno di reinstallarla.
Scambio di dati con tutti i sistemi IT
Oggi un buon 50% dei collaboratori di WMM Group lavora quotidianamente con DocuWare. Al contempo, WMM sta integrando alcuni clienti nella gestione digitale dei documenti, offrendo loro la possibilità di scansionare i propri documenti e inviarli elettronicamente a WMM. DocuWare registra i documenti e ne legge i dati. Successivamente, i dati acquisiti vengono utilizzati per due scopi: l'indicizzazione nell'archivio documenti e il trasferimento dei dati ad altri sistemi informatici, come i software di contabilità Abacus e ISAwin, il sistema di gestione immobiliare Quorum o il sistema di gestione del portafoglio INSA. In questo modo, il DMS non si limita a gestire l'intero processo di archiviazione, ma prepara anche l'automazione delle fasi di lavoro a valle, come la contabilizzazione delle fatture. La completa integrazione e l'interconnessione dei processi consentono lo scambio bidirezionale di dati tra i sistemi. Ad esempio, quando una fattura viene registrata nella contabilità finanziaria, DocuWare aggiorna lo stato del documento archiviato tramite un timbro digitale. Questi timbri vengono utilizzati anche in tutti i processi di approvazione. Allo stesso tempo, i documenti abbinati a un processo da Abacus, ISAwin, Quorum e INSA possono essere richiamati in DocuWare semplicemente premendo un pulsante direttamente da tali programmi. Ciò significa che anche i collaboratori non direttamente coinvolti nel processo di registrazione possono rintracciare chiaramente i processi in un secondo momento.
Risparmio di tempo, servizi di alta qualità e crescita nel lungo periodo
Con le sue molteplici funzioni di grande utilità, il DMS apporta all'azienda numerosi vantaggi, non solo in termini di gestione amministrativa. La registrazione e l'assegnazione automatiche dei documenti ai processi rilevanti garantiscono un notevole risparmio di tempo. Ad esempio, è possibile integrare senza problemi i clienti e i revisori dei conti, per l'accesso in lettura a una selezione definita di documenti o per la partecipazione a determinati flussi di lavoro. Tutto ciò si traduce in una notevole semplificazione della collaborazione sia interna che esterna alla società. Il risultato finale? Le risorse liberate e l'elevata qualità dei servizi offrono a WMM Group un ambiente ideale per una crescita continua nel lungo periodo.
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