Impiego trasversale
Dopo il collegamento a blue office, i processi di lavoro esistenti sono stati rappresentati sotto forma di flussi di lavoro digitali, verificati nella loro utilizzabilità in una fase di test durata tre mesi e costantemente ottimizzati. Proprio in concomitanza con l'inizio del nuovo anno fiscale, il 1 ° gennaio 2018 è stata avviata l'implementazione in produzione.
Nell'archivio centrale si trovano, oltre ai documenti cartacei digitalizzati manualmente, tutti i documenti giustificativi creati ed elaborati con il sistema di gestione delle merci blue office. Non appena nell'ERP viene creato un nuovo progetto, questo viene automaticamente visualizzato come opzione di scelta in DocuWare. I documenti relativi al progetto possono quindi essere immediatamente assegnati al progetto stesso. I netti vantaggi in termini di velocità rispetto ai processi basati sulla carta sono evidenti, ad esempio nell'elaborazione delle fatture in entrata. Partendo dal numero d'ordine, la fattura viene confrontata con la relativa ordinazione. Se gli importi corrispondono, viene rilasciata un'autorizzazione e la contabilità viene incaricata di pagare la fattura. Per ridurre le procedure interne, le fatture in entrata che non presentano il numero d'ordine vengono rinviate all'emittente.
Uso ecologico delle risorse naturali
Il fatto che la fatturazione elettronica sia legalmente riconosciuta anche in Svizzera e che un numero crescente di imprese invii le proprie fatture per e-mail accelera ulteriormente il processo di elaborazione. Oltre all'efficienza e alla trasparenza, la rinuncia alla carta ha un altro effetto positivo: si contribuisce alla gestione ecologica e responsabile delle materie prime.
Dopo 18 mesi di attività produttiva il risultato è sempre positivo. I contabili, gli addetti, i costruttori e i collaboratori alla produzione beneficiano di processi di lavoro rapidi e snelli.
Già adesso i documenti PROJEKTO vengono digitalizzati e archiviati tramite smartphone con l'app di scansione PaperScan. Anche l'utilizzo di tablet sia per la produzione che per le visite ai clienti fuori sede ha avuto un'accoglienza positiva da parte dei collaboratori. Idee per nuovi settori d'impiego nascono dall'interazione quotidiana con il DMS oppure si trovano nella newsletter DocuWare, dove vengono regolarmente forniti consigli, suggerimenti e scenari di applicazione.
