Ricerca di una soluzione multisistema
Il responsabile del reparto IT e il suo team erano alla ricerca di una soluzione flessibile e scalabile. Tramite il fornitore del software di automazione dei processi, il team è venuto a conoscenza della possibilità di avvalersi dell'intelligenza artificiale per risolvere questo problema in tutti i sistemi. Con la promessa di estrarre e trasferire automaticamente dati complessi dai documenti più disparati, DocuWare IDP si è rivelata la soluzione ideale.
La contabilizzazione delle ore di lavoro nelle aziende che operavano con gestionali ore diversi, in parte obsoleti, comportava un enorme carico di lavoro legato al trasferimento manuale, poiché non tutti i sistemi erano in grado di produrre documenti da cui era possibile estrarre automaticamente i dati relativi alla somministrazione di lavoro. La soluzione precedente era costituita da programmi basati su regole per il trasferimento dei dati, per cui erano necessari continui adeguamenti.
Addestramento dell'AI per documenti complessi
Alla fine del 2024, Piening Personal ha testato una prima soluzione insieme al proprio partner. In alcuni casi, per alcuni dati relativi al conteggio ore, il riconoscimento è stato immediato e affidabile. In altri, invece, è stato necessario un addestramento più intenso dell'AI. A seguito di un ulteriore addestramento, il sistema è stato in grado di rilevare correttamente anche i dati più complessi. Inoltre, nel marzo 2025 è stato introdotto un processo di miglioramento costante per ottimizzare l'AI in modo mirato, per i casi particolarmente complessi.
Dei circa 1000 documenti acquisiti ogni mese, più o meno 200 sono stati classificati come particolarmente complessi e, per questa ragione, vengono elaborati tramite un workflow nel quale è integrato DocuWare IDP. Ove necessario, in alcuni casi particolari come la conversione di minuti industriali (100 secondi), viene eseguita una verifica manuale una tantum. Dopo l'assegnazione, non sono necessari ulteriori controlli. Per ogni documento, il sistema calcola un valore di confidenza. Nel caso in cui sia inferiore a un valore limite definito, viene automaticamente avviato un controllo visivo nel workflow. Infine, vengono generati i file XML dai documenti e trasferiti al sistema ERP per la fatturazione.
Riduzione drastica delle attività manuali
Il sistema AI ha il potenziale di risolvere definitivamente un problema centrale che si presenta sempre al momento della contabilità paghe, per cui è necessario elaborare grandi volumi di documenti in poco tempo. A causa dell'elevato carico di lavoro dovuto al trasferimento manuale, il personale amministrativo è al limite delle proprie capacità. Tuttavia, questi picchi di carico possono essere evitati. L'automazione consente di ridurre drasticamente gli interventi manuali, puntando a eliminarli completamente in futuro.
Il reparto IT sta già valutando ulteriori aree di applicazione dell'AI, come la lettura di documenti scritti a mano con gli orari di lavoro di piccole aziende che non dispongono di gestionali ore, oppure l'elaborazione di richieste ferie su documenti cartacei.
