Tra i documenti da digitalizzare rientrano soprattutto le fatture dei clienti e dei fornitori, i preventivi, le richieste e gli ordini dei clienti, i documenti relativi alle fatture (lettere di vettura, moduli di reso, note di credito), oltre ai contratti e alle richieste di immatricolazione dei veicoli.
Dalla scansione dei documenti cartacei, l'elaborazione digitale e l'importazione in Sage X3, fino alla validazione nel quadro del workflow digitale e alla firma elettronica delle bolle di consegna su tablet: ora tutti i processi aziendali sono al 100% digitali.
Liftasud è un pioniere in questo ambito. "Dopo una breve fase di avviamento nel 2019, durante la pandemia abbiamo reso pienamente operativa la soluzione DocuWare. In quel momento, i nostri team erano già in grado di utilizzare tutte le funzioni del software, direttamente da casa, continuando a svolgere tutte le attività quotidiane in modo regolare e senza interruzioni, anche nel pieno della pandemia. E la cosa è ancora più sorprendente se si considera che abbiamo più uffici in Francia", commenta l'amministratore delegato Julien Brunel.
Esigenze aziendali soddisfatte al 100%
Dopo una fase di test con quattro fornitori diversi, la scelta è caduta rapidamente su DocuWare, per la sua elevata flessibilità e le svariate opzioni di integrazione, soprattutto con il sistema ERP Sage X3. "DocuWare è l'unico software che è riuscito a soddisfare appieno le nostre esigenze in azienda grazie alla varietà di interfacce e alla flessibilità di impiego", aggiunge Julien Brunel. "Volevamo essere autonomi in tempi brevi nella configurazione di questa soluzione, così da poterla sviluppare ulteriormente sulla base delle nostre esigenze".
Dopo una fase pilota con quattro utenti, ora tutti i dipendenti utilizzano la soluzione DocuWare, che è stata accolta positivamente nell'arco di breve tempo, in particolare alcune delle sue funzioni, come l'indicizzazione intelligente, le liste digitali che sostituiscono i vecchi sistemi di archiviazione cartacea e la sincronizzazione semplice ed efficiente con l'ERP Sage X3. In totale, abbiamo già stati digitalizzato e archiviato oltre 650.000 documenti.
Prossimo obiettivo: integrazione di tutte le sedi internazionali
L'interazione perfetta tra DocuWare e il sistema ERP, che consente di visualizzare in tempo reale lo stato degli ordini e del magazzino direttamente nel software DocuWare, rappresenta un ulteriore vantaggio importante. Poiché la casa madre francese è molto soddisfatta della soluzione DocuWare e dei processi di lavoro digitali, sta progettando di estenderla alle sedi internazionali del gruppo. Un'operazione facile da realizzare, considerato che DocuWare è disponibile in 100 paesi e il software è tradotto in 24 lingue.
