La natura fortemente dinamica dell'industria del design impone anche alle aziende operanti nel settore di aumentare costantemente i propri standard, ai quali i dipendenti devono adattarsi. Di conseguenza, quello di adottare un sistema di gestione digitale dei documenti ha rappresentato per JV SpA un passo del tutto logico. Prima dell'introduzione di DocuWare, la maggior parte dei flussi di lavoro era ancora basata su carta: un sistema lento che non era in grado di adattarsi ai nuovi standard. Nel complesso, il personale dedicava troppo tempo alla gestione manuale dei documenti. Al contempo, praticamente ogni divisione aziendale definiva autonomamente la propria struttura di archiviazione, contribuendo a creare un'organizzazione a livello aziendale caotica ed eterogenea. Oltre alla digitalizzazione dei documenti e all'automazione dei processi di lavoro, l'obiettivo espressamente fissato dall'azienda era quello di creare un archivio centrale a livello aziendale per garantire a tutte le divisioni un accesso uniforme ai documenti.
Digitalizzazione dei processi aziendali
L'azienda italiana di design è venuta a conoscenza di DocuWare grazie al fornitore di servizi di stampa e servizi di stampa gestiti (MPS), che negli anni si era occupato anche della gestione di tutti i PC, server e sistemi di archiviazione di JV, ed è rimasta subito affascinata dalla soluzione DocuWare, in particolare dalla sua grande flessibilità e semplicità d'uso. Oggi DocuWare Cloud viene utilizzato per l'elaborazione e l'archiviazione automatizzate di numerosi documenti, come quelli di trasporto. Inoltre, una serie di processi di approvazione, per es. nel quadro dell'elaborazione degli ordini e della contabilità, viene gestita tramite workflow digitali. Grazie a DocuWare JV SpA ha ridotto di circa il 40% il tempo che l’utente dedica all’archiviazione documentale e del 90% il tempo necessario al recupero dei documenti indicizzati. Al momento si sta pianificando un'estensione dell'applicazione in altre divisioni, come quella delle risorse umane.
Un importante passo avanti verso una maggiore forza innovativa
Ovviamente all'inizio c'è stata una "fase di adattamento", poiché gli utenti, dopo anni, hanno dovuto stravolgere il loro modo di lavorare. Tuttavia, nell'arco di poco tempo, tutti hanno apprezzato le potenzialità di DocuWare Cloud. Dal punto di vista informatico, l'azienda italiana mette in risalto soprattutto la scalabilità praticamente illimitata del sistema, combinata a workflow facilmente adattabili e a un elevato livello di sicurezza delle informazioni. Solo pochi anni fa, JV SpA era ancora piuttosto riluttante all'idea di esternalizzare i dati nel cloud. Col tempo, però, l'azienda ha cambiato approccio, in parte perché si è resa conto che il cloud è molto meglio dei server IT interni, soprattutto in materia di protezione e disponibilità dei dati. Anche per questo motivo, DocuWare ha rappresentato per l'azienda italiana di design un importante passo avanti verso una maggiore forza innovativa.
