DMS basato su cloud che velocizza la trasformazione digitale
Tutti i servizi di consulenza si basano sulle informazioni che i dipendenti dell'impresa raccolgono ed elaborano presso l’ufficio del cliente. In passato, Gastaldi International si è avvalsa del supporto della gestione digitale dei documenti. Tuttavia, il vecchio sistema non soddisfaceva tutti i requisiti funzionali e organizzativi. Con l'inizio della pandemia di Coronavirus, le lacune sono diventate chiare, perché improvvisamente la società di consulenza ha avuto nuove esigenze legate all'accesso ai documenti da qualunque luogo da parte dei dipendenti, ad esempio dall’home office. Si è deciso rapidamente, in modo conforme, di sostituire il vecchio sistema con una soluzione più moderna. La nuova soluzione doveva essere semplice da utilizzare per poter amministrare in modo flessibile sia i documenti che i processi da remoto, mantenendo un elevato livello di sicurezza delle informazioni. La soluzione di DocuWare basata su cloud ha potuto imporsi su tutti gli altri prodotti in fase decisionale, principalmente grazie alla sua semplicità e all’ampia gamma di funzionalità.
Processi efficienti con meno carte
DocuWare oggi è direttamente integrato nel database dei sinistri dell’impresa. Tutte le informazioni alla base dell’attività di Gastaldi International sono contenute nell’archivio elettronico. Un sistema di diritti particolareggiato garantisce che l’accesso ai dati sensibili dei clienti avvenga solo da parte del gruppo di utenti autorizzato. La soluzione DocuWare controlla anche una molteplicità di flussi di lavoro basati su documenti all’interno dell’impresa, come l’avanzamento delle autorizzazioni interdipartimentali. La nuova e innovativa modalità di lavoro digitale ha portato la società di consulenza a migliorare sensibilmente l’efficienza dei processi in pochissimo tempo. Poiché non si fa più ricorso alla carta, ma le pratiche vengono sbrigate digitalmente, le direttive dei processi vengono rispettate con meno fatica. Ciò migliora al contempo la sicurezza delle informazioni dell'impresa.
Gestione della manutenzione della piattaforma cloud da parte di DocuWare
Nel complesso, Gastaldi International è molto soddisfatta della prima soluzione software basata su cloud nel portafoglio IT dell'impresa. I vantaggi derivano anche dal fatto che non sono necessarie ulteriori risorse per la società, perché le operazioni di amministrazione, aggiornamento o manutenzione della piattaforma cloud vengono eseguite direttamente da DocuWare. A medio termine, la società di consulenza vorrebbe poi utilizzare il pool di documenti digitali anche come archivio centralizzato di tutta la documentazione contabile e amministrativa. Lo scopo è quello di incrementare maggiormente l'efficienza aziendale e ridurre ulteriormente i costi interni, ad esempio smantellando l'archivio cartaceo.
