Quanti ingranaggi ha la tua azienda? Tanti quanti un orologio da polso di lusso? Quando si influenzano così tanti meccanismi centrali di un'azienda, sostituire un componente con uno nuovo significa anche garantire il funzionamento di tutti gli altri componenti nel loro insieme. Se nel caso degli orologi da polso di lusso basta che continuino a funzionare come prima, per le organizzazioni che implementano soluzioni di automazione dei processi, l'obiettivo è aumentare l'efficienza delle attività quotidiane. Ovviamente non è sempre facile. In questo articolo ti presentiamo gli aspetti più importanti da considerare nella scelta della soluzione di gestione documentale più adatta alle tue esigenze.
Indice:
- Usabilità prima di tuttoi
- Protezione e sicurezza a 360°
- Garanzia di conformità normativa
- Scalabilità e integrazione
- Accesso da remoto e mobile
- Flessibilità per i lavoratori di oggi
- Elaborazione documentale basata sull'AI
- Conclusione: prendi una decisione informata
Usabilità prima di tutto
Quando ci si mette alla ricerca di un software di gestione documentale, probabilmente ci si concentra in primis sul back end e sulle funzioni e caratteristiche generali. In realtà, però, le aziende dovrebbero prima trovare una risposta a questa domanda: "Quanto funzionerebbe questo sistema per il nostro utente medio?" Avere le migliori funzioni, infatti, lascia il tempo che trova, se la metà dei tuoi dipendenti non è in grado di coglierle.
Tieni presente che la gestione dei documenti è un'applicazione multipiattaforma. Ciò significa che, per poter sfruttare il pieno potenziale di una soluzione, è fondamentale che questa sia utilizzabile da tutti i dipendenti in azienda: dai contabili agli ingegneri, dai commerciali agli operai in fabbrica.
Se cambi i comportamenti in azienda con l'obiettivo di creare valore, il processo richiede più tempo se l'adozione da parte degli utenti è difficoltosa.
Ricorri a una formazione mirata e ben pianificata per illustrare rapidamente ai tuoi utenti quali sono i vantaggi di una soluzione di gestione documentale per le loro attività quotidiane. Con una formazione e un'adozione rapide e mirate sarai in grado di raggiungere più velocemente i tuoi obiettivi.
Quando si tratta di scegliere la soluzione di gestione digitale dei documenti più adatta alla tua azienda, un aspetto che non devi assolutamente trascurare sono i tuoi utenti, sia a livello micro che macro.
Protezione e sicurezza a 360°
Una protezione efficace da attacchi informatici, perdita di dati e un uso non autorizzato di informazioni essenziali sta acquisendo un'importanza sempre più prioritaria per le aziende. A tal proposito, punta su:
- Sistema che definisca in modo preciso gli accessi autorizzati ai documenti da parte dei singoli utenti e a livello trasversale tra livelli, gruppi di utenti e reparti diversi.
- Metodo di autenticazione unica single sign-on (SSO) tramite un servizio di identità e l'opzione di autenticazione a più fattori.
- Comunicazione sicura tra le applicazioni basate sul web e PaaS con HTTPS.
- Soluzione cloud completa che fornisca backup multipli in più centri dati per garantire la continuità operativa in caso di catastrofi naturali o disastri causati dall'uomo.
- Certificazione SOC2 (standard di conformità per le organizzazioni di servizi). Questi standard sono stati introdotti dall'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) con l'obiettivo di garantire la protezione dei dati sensibili dei clienti di un'azienda da accessi non autorizzati e minacce informatiche.
Garanzia di conformità normativa
Per ogni tipo di documento è previsto un periodo di conservazione specifico. Di conseguenza, il monitoraggio manuale risulta inefficiente e soggetto a errori. Tuttavia, la conformità a normative in materia di protezione dei dati, come HIPAA, Sarbanes-Oxley e GDPR, non deve per forza essere una zavorra. Un DMS, infatti, offre workflow automatizzati che applicano le regole aziendali per garantire il rispetto dei requisiti di conformità alle predette normative.
Per esempio, un sistema di gestione dei documenti applica le regole di conservazione, eliminando i documenti automaticamente o previa notifica via e-mail al personale di riferimento, oppure verifica l'accesso ai documenti sensibili per garantire la protezione dei dati personali sia dei dipendenti che dei clienti.
Tieni presente che la tua azienda potrebbe rischiare sanzioni sia in caso di mancata conservazione dei dati per la durata prevista che di conservazione oltre tale durata, con una potenziale esposizione a rischi di conformità e a possibili fughe di dati.
Scalabilità e integrazione
Un sistema che cresce con la tua azienda
Un sistema DMS dovrebbe crescere con la tua azienda. Le esigenze di un'azienda cambiano nel tempo e, per questo, è importante poter aggiungere senza problemi nuovi utenti ed effettuare l'upscaling, senza rischiare di interferire con le operazioni quotidiane o dover programmare una nuova formazione.
Se la tua azienda opta per una soluzione cloud, godrà di un accesso immediato a uno spazio maggiore di archiviazione, la flessibilità richiesta per supportare una base di utenti in crescita e le risorse di calcolo necessarie per le attività più laboriose. Un DMS scalabile ti consente di includere nuovi utenti e assegnare compiti a ulteriori partecipanti al workflow.
Integrazione perfetta
Il DMS che decidi di adottare deve integrarsi perfettamente nell'ecosistema informatico della tua azienda e, di conseguenza, con le applicazioni attuali e future. L'integrazione tra le applicazioni deve garantire lo scambio di dati. Ma non è tutto: è altrettanto importante un elevato grado di usabilità. Se i dipendenti non sono in grado di passare in modo fluido da un'applicazione all'altra, la produttività ne risente e i tassi di errore aumentano.
Le opzioni di integrazione dovrebbero includere:
- Flusso di dati bidirezionale con la contabilità, il sistema informativo per le risorse umane (HRIS), i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e altri gestionali.
- Categorizzazione e archiviazione di e-mail e allegati in entrata e in uscita da Outlook e altri client di posta elettronica direttamente dalla casella di posta.
- Accesso ai documenti relativi ai processi di transazione direttamente da altri software aziendali.
- Indipendenza dalla piattaforma per garantire l'integrazione con altri software, a prescindere dal linguaggio di programmazione o dal sistema operativo.
- Organizzazione e condivisione di documenti dalle chat e dai canali di Microsoft Teams direttamente nel DMS.
- Utilizzo di interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per il trasferimento automatico dei dati tra i sistemi.
- Integration Platform as a Service (iPaaS): iPaaS collega un DMS con altre applicazioni cloud, consentendo lo scambio di dati e di documenti no code (senza bisogno di programmazione) e l'integrazione in workflow automatizzati.
Accesso da remoto e mobile
Garantire una comunicazione chiara in ogni momento rappresenta una delle sfide principali che devono affrontare i team da remoto. Un DMS con un'app mobile offre la funzione di notifiche via e-mail delle attività da completare e l'integrazione in workflow automatizzati e piattaforme di collaborazione come Microsoft Teams.
L'app DocuWare Mobile garantisce l'accesso a queste funzioni da qualsiasi luogo, consentendo così a tutti i dipendenti, sia in ufficio che da remoto, di essere sempre aggiornati, approvare le richieste e finalizzare rapidamente le attività. Queste funzioni riducono la necessità di lunghi scambi di e-mail e accelerano i tempi di risposta, aiutando i team, a distanza, ibridi o in ufficio, a rimanere produttivi e allineati.
Flessibilità per i lavoratori di oggi
Il tuo team può lavorare in modo efficiente e produttivo anche al di fuori di un ufficio tradizionale. I lavoratori di oggi si aspettano la comodità e l'efficienza offerte dalle tecnologie web e mobile.
Vantaggi della gestione documentale per i dipendenti da remoto
- Accesso uniforme e immediato alle informazioni tramite un archivio centralizzato
- Funzioni di collaborazionet ai documenti per una migliore collaborazione nei team e con un aggiornamento in tempo reale
- Integrazione con il tuo gestionale e con i sistemi ERP utilizzati in azienda per una migliore produttività complessiva del tuo ecosistema tecnologico
- Instradamento automatizzato per un rapido trasferimento dei documenti tra team e sistemi diversi, con un notevole risparmio di tempo prezioso
- Trasparenza dei processi end-to-end per garantire ai manager la disponibilità di informazioni in tempo reale come base per decisioni più rapide e intelligenti
I benefici di un DMS per l'equilibrio vita-lavoro
- Separazione più netta tra responsabilità personali e professionali
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Riduzione dei livelli di stress e del rischio di esaurimento
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Maggiore flessibilità degli gli orari di lavoro sulla base delle esigenze personali
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Eliminazione dei tempi di pendolarismo
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Risparmio sui costi per benzina e parcheggio
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Elaborazione documentale basata sull'AI
Il ruolo di IDP (Intelligent Document Processing)
Ormai in tutti i settori le aziende si avvalgono dell'intelligenza artificiale per ridurre i costi e mantenersi competitive. IDP sfrutta l'AI per l'automazione dei processi, consentendo ai tuoi dipendenti di concentrarsi sulle attività più strategiche.
I sistemi tradizionali di raccolta dati funzionano solo con informazioni strutturate, formattate in modo standardizzato con informazioni posizionate sempre allo stesso modo in tutti i documenti. Un foglio Excel è un esempio di contenuto strutturato.
Poiché la stragrande maggioranza dei dati aziendali (circa l'80%), però, non è strutturata, molti tool di acquisizione dati fanno fatica a elaborarli con precisione. Tra questi dati rientrano, per esempio, e-mail, contenuti dei social e documenti con note scritte a mano.
IDP è una soluzione innovativa di acquisizione dati che va oltre il semplice riconoscimento del testo, grazie all'AI, e più precisamente combinando l'apprendimento automatico (machine learning, ML), l'elaborazione del linguaggio naturale (natural language processing, NLP) e le reti neurali.
I vantaggi di IDP
Modelli di ML personalizzati
Grazie a modelli di AI preconfigurati o personalizzati, il software IDP impiega l'apprendimento automatico (ML) per imparare da documenti e dati precedentemente elaborati senza bisogno di programmazione. I modelli preconfigurati sono più facilmente implementabili, con una conseguente riduzione di tempo ed energie. Gli algoritmi di ML personalizzati rispondono alle esigenze specifiche della tua azienda.
Estrazione automatica dei dati
I sistemi IDP si avvalgono di algoritmi di ML e di altre applicazioni dell'AI per estrarre i dati. Essendo in grado di comprendere il linguaggio nel contesto, l'intelligenza artificiale estrae con precisione i dati da documenti non strutturati e semi-strutturati.
Gestione di tipi complessi di documenti
IDP è in grado di elaborare una grande varietà di documenti e formati, da tabelle e fogli presenze a moduli con ordinamento testuale. IDP migliora l'efficienza automatizzando i processi di acquisizione, categorizzazione e trasferimento dei dati nei workflow aziendali, tramite modelli di AI personalizzati o standard.
Acquisizione dei dati più precisa
Dopo la classificazione dei documenti, l'intelligenza artificiale avanzata estrae i dati importanti (testi, numeri, immagini o firme). Il processo di convalida è integrato da tool come il fuzzy matching, la logica basata su regole e lo scripting, mentre con il coinvolgimento attivo del personale (human in the loop, HITL) si perfezionano rapidamente le prestazioni dell'AI.
Semplice integrazione del sistema
IDP si integra facilmente con le tue piattaforme principali, per es. contabilità, risorse umane (HR), CRM, Microsoft Office, SharePoint e altri sistemi aziendali.
Migliore esperienza del cliente
Le organizzazioni che ricorrono ancora a workflow manuali sono esposte a ritardi e violazioni della privacy, con il rischio di compromettere la fiducia dei clienti. Ad esempio, processi lenti di approvazione delle richieste di assicurazione o di prestito rischiano di spingere i clienti verso i concorrenti con tecnologie più avanzate.
Riduzione dei costi senza compromettere la crescita
Automatizzando le attività ripetitive, IDP riduce i costi del lavoro e gli errori, velocizza i tempi di elaborazione e, di conseguenza, garantisce decisioni più rapide e una migliore assistenza. Ad esempio, l'automazione dei processi di controllo dei prestiti consente alle banche di gestire un numero superiore di richieste, con un conseguente aumento dei ricavi.
Sicurezza e conformità normativa
IDP garantisce la massima protezione dei dati sensibili per mezzo di crittografia e tracciabilità, impendendo l'accesso non autorizzato e mantenendo tracce di controllo (audit trail), in linea con i regolamenti come HIPAA e GDPR.
Valuta il costo totale
Non fermarti al prezzo iniziale
Scegliere una soluzione di automazione dei processi aziendali considerando solo il prezzo è l'approccio sbagliato. Per fare una scelta ponderata è necessario, infatti, valutare il costo totale.
Considera, per esempio, in che modo l'usabilità potrebbe contribuire a ridurre il tempo necessario per la formazione. Nel confronto tra il costo di una soluzione on premise e un abbonamento cloud, considera anche le spese di manutenzione e assistenza annuali, i tempi e i costi per gli aggiornamenti e la prevenzione dei cyberattacchi tramite aggiornamenti automatici, l'assegnazione della gestione della sicurezza a un team specializzato e l'eliminazione delle spese per l'acquisto di nuovi hardware.
Conclusione: prendi una decisione informata
Un DMS deve essere in grado di soddisfare le esigenze presenti e future della tua organizzazione. Le domande che devi farti sono: oggi qual è la cosa più importante per la mia azienda? Mi permetterà di reagire a un mercato in continuo cambiamento? La soluzione di gestione dei documenti e dei workflow di DocuWare ti garantisce il massimo livello di sicurezza delle informazioni e di conformità normativa. DocuWare aiuta la tua azienda a essere più agile, con processi ottimizzati e una produttività superiore.
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