I tuoi file possono essere digitalizzati, ma questo non significa che sia facile trovarli.
L’AI nella gestione documentale (o gestione documentale con intelligenza artificiale) è l’uso dell’intelligenza artificiale all’interno di un sistema di gestione documentale (DMS) per interpretare il contenuto dei documenti, trovare informazioni, estrarre dati, classificare i file e avviare il passo successivo di un processo.
I tuoi file possono essere digitalizzati, ma questo non significa che sia facile trovarli. Spesso i documenti sono distribuiti su più sistemi e applicazioni, il che costringe i dipendenti a passare da uno strumento all'altro e a ricostruire i dettagli necessari. Ciò rallenta le attività quotidiane, come l'approvazione delle fatture e la risposta alle domande dei clienti.
L’AI può cambiare questa dinamica. I sistemi di gestione documentale (DMS) basati sull'AI sono in grado di interpretare il contenuto dei file per trovare dettagli specifici, riassumere documenti lunghi e classificare le informazioni. Il tuo team non deve più affidarsi a termini di ricerca precisi per trovare ciò di cui ha bisogno, soprattutto se utilizza un assistente AI.
In questo articolo, spieghiamo come l’AI possa migliorare la gestione dei documenti e aiutare il tuo team a passare più rapidamente dall’informazione all’azione.
- L'AI nella gestione documentale: i dati chiave
- Cosa significa AI nella gestione documentale e che cos’è un assistente AI?
- Cinque modi in cui l’AI semplifica la gestione documentale
- Quali vantaggi offre l'AI nella gestione documentale alle aziende di ogni dimensione?
- Cosa non può (ancora) fare l'AI nella gestione documentale
- 3 passaggi per iniziare con l’AI nella gestione documentale
- L'AI nella gestione documentale: da dove partire
- Domande frequenti sull’AI nella gestione documentale
L'AI nella gestione documentale: i dati chiave
- La ricerca assistita dall'AI può trovare informazioni rilevanti senza richiedere il nome esatto del file, una parola chiave o una voce dell'indice.
- L’AI può riassumere i documenti e identificarne le informazioni specifiche.
- I dati possono essere estratti da fatture, contratti, moduli e altri documenti aziendali senza bisogno di reinserirli manualmente.
- L’AI è in grado di riconoscere i tipi di documenti e di automatizzare la loro classificazione e archiviazione.
- L’AI può usare le informazioni individuate in un documento per avviare un flusso di lavoro o un compito.
- Le persone restano responsabili delle decisioni, soprattutto quando sono in gioco informazioni di natura finanziaria, contrattuale o relativa ai dipendenti.
Cosa significa AI nella gestione documentale e che cos’è un assistente AI?
Un DMS con AI è un sistema di gestione documentale che, oltre a conservare e organizzare i file, ne interpreta il contenuto. Un assistente AI è la funzione che permette di cercare le informazioni nei documenti con il linguaggio di tutti i giorni e di ottenere una risposta con i riferimenti ai documenti utilizzati.
I sistemi di gestione documentale aiutano da tempo le organizzazioni a conservare, organizzare e recuperare i file. Utilizzano anche regole predefinite per automatizzare i processi documentali. Una fattura che rispetta determinati criteri, per esempio, può essere inoltrata alla persona appropriata per l’approvazione.
L’AI aggiunge la capacità di interpretare le informazioni contenute nei documenti. Invece di affidarsi esclusivamente a regole predefinite, parole chiave e dati di indice, un sistema di gestione documentale (DMS) alimentato dall'AI può identificare il contenuto di un documento e usare queste informazioni per determinare il passo successivo. A differenza dell'automazione tradizionale, che segue regole prestabilite, l’AI può interpretare anche documenti e richieste che non corrispondono esattamente a una regola predefinita.
La ricerca è un buon esempio. La ricerca convenzionale di documenti richiede il nome del fornitore, il numero del contratto o un altro termine noto per restituire un elenco di file corrispondenti. La ricerca assistita dall’AI, invece, può interpretare il significato di una richiesta anche quando l’utente non conosce l’esatta formulazione o il documento che contiene le informazioni desiderate.
Un dipendente che sta esaminando una spesa inattesa da parte di un fornitore, per esempio, potrebbe chiedere se la spesa è coperta dal contratto del fornitore. Un assistente AI individuerà il contratto pertinente, localizzerà i termini applicabili e fornirà una risposta collegata al materiale di riferimento.
Diversi strumenti tecnologici abilitano queste capacità:
- Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) converte il testo presente in documenti scannerizzati e in immagini in testo leggibile dalla macchina;
- l'apprendimento automatico riconosce le caratteristiche dei documenti, ad esempio individuando un file in arrivo come una fattura;
- I modelli linguistici interpretano le richieste in linguaggio naturale e lavorano con i contenuti scritti per fornire risposte e riassunti.
Insieme, permettono l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP), che individua i documenti in arrivo ed estrae le informazioni da utilizzare altrove nell'organizzazione.
Cinque modi in cui l’AI semplifica la gestione documentale
L’AI può sostenere diversi passaggi della gestione documentale, dalla ricerca delle informazioni già archiviate all’elaborazione di nuovi materiali e instradamento dei compiti. Ecco cinque modi in cui semplifica i processi quotidiani:
1. Trovare informazioni senza sapere dove sono archiviate
Un cliente chiama per confermare una data di consegna concordata. L’informazione potrebbe essere contenuta nell’offerta originale, in un contratto o in una corrispondenza via e-mail di alcune settimane fa.
Grazie alla ricerca assistita dall’AI, è possibile chiedere la data concordata e ricevere una risposta collegata alla fonte rilevante mentre il cliente è ancora al telefono. Non è necessario sapere in anticipo in quale documento si trova l’informazione.
Man mano che il volume dei documenti aumenta e le informazioni si distribuiscono tra i vari reparti, questa funzione diventa sempre più preziosa. I dipendenti possono cercare ciò di cui hanno bisogno, senza doversi preoccupare di come o dove un altro team abbia archiviato l’informazione.
2. Revisionare documenti lunghi senza leggerli per intero
Un manager deve esaminare un contratto di 40 pagine prima di approvare un accordo. Solo poche clausole influenzano la decisione, ma per individuarle è necessario leggere tutto il documento.
L’AI può riassumere il contratto ed evidenziare date, importi e obblighi rilevanti, con collegamenti alla fonte. Il manager può così identificare le sezioni che meritano un esame più approfondito, evitando di considerare il riassunto come una sostituzione del documento originale.
Lo stesso vale per i rapporti di audit, le richieste di proposta (RFP) e altri documenti lunghi. L’AI riduce il tempo necessario per capire il contenuto di un documento, permettendo ai dipendenti di arrivare rapidamente alle sezioni da revisionare.
3. Estrarre dati direttamente dai documenti in arrivo
L’estrazione dei dati dai documenti è la lettura automatica dei campi utili, come nome del fornitore, numero, importo e scadenza, per inviarli al sistema che li utilizza.
Tradizionalmente, quando arriva una fattura, qualcuno deve inserire manualmente nel sistema contabile il nome del fornitore, il numero della fattura, l’importo e la scadenza prima che il processo possa continuare. Su grandi volumi, ciò comporta un'elevata quantità di inserimento dati ripetitivo.
L’AI può estrapolare i campi richiesti da documenti elettronici, scansioni e foto e inviare le informazioni direttamente nel sistema pertinente o nel workflow automatizzato per la gestione delle fatture.
Questo riduce il reinserimento dei dati e gli errori che ne derivano. Inoltre, rende disponibili le informazioni estratte in anticipo nel processo, consentendo di individuare scadenze e altri dettagli, sensibili al tempo, senza dover attendere che qualcuno le inserisca manualmente.
4. Smistare e archiviare documenti in modo automatico
I documenti in arrivo non sempre sono già classificati. I dipendenti devono classificare e archiviare un contratto, un'offerta o un altro documento aziendale prima di poterlo trovare e utilizzare.
L’AI può riconoscere il contenuto di un documento e classificarlo di conseguenza. Può anche separare un lotto di documenti scannerizzati in file individuali, assegnando ciascuno al tipo di documento e alla posizione giusti.
Nei casi in cui i volumi sono elevati, la classificazione automatica riduce le incongruenze tra team e sedi. Può inoltre supportare processi come la gestione degli archivi dei dipendenti, in cui un'archiviazione coerente permette ai team delle risorse umane di trovare i documenti necessari senza dover fare affidamento sulle abitudini personali.
5. Attivare la fase successiva del processo
Ricevere un documento è spesso l’inizio di un processo. Una volta che l’AI ha identificato il documento e le relative informazioni, le regole di gestione dei workflow possono avviare l’azione richiesta e indirizzarla al dipendente giusto. Le scadenze e le attività in sospeso restano visibili mentre il documento attraversa il processo.
Per i manager, ciò offre una maggiore visibilità sul lavoro in corso. La tua organizzazione può gestire volumi documentali maggiori senza un aumento corrispondente dell’instradamento manuale o dei follow-up.
Quali vantaggi offre l'AI nella gestione documentale alle aziende di ogni dimensione?
L’AI per la gestione documentale è spesso associata alle grandi organizzazioni, ma il numero di dipendenti non è un indicatore affidabile dell'effettiva utilità. Un indicatore migliore è il volume documentale.
Anche una piccola azienda che gestisce centinaia di fatture o documenti dei clienti ogni mese può avere un notevole carico amministrativo. Le organizzazioni più grandi, invece, devono affrontare un problema diverso: i documenti sono distribuiti tra i vari reparti e usati da più dipendenti.
All'interno della tua organizzazione, valuta quanto tempo viene speso per cercare documenti, inserire dati e svolgere compiti di archiviazione routinari e in quali fasi si verificano frequentemente ritardi o errori. Questi indicatori sono più significativi rispetto alla dimensione aziendale per valutare l’utilità dell’AI nella gestione documentale.
Cosa non può (ancora) fare l'AI nella gestione documentale
L’AI può analizzare i documenti e suggerire una risposta o un'azione, ma le persone rimangono responsabili delle decisioni prese sulla base di queste informazioni.
Un riassunto documentale, per esempio, può aiutare a individuare le clausole rilevanti in un contratto lungo. Tuttavia, non sostituisce la revisione dell’originale prima della firma o dell’approvazione di un accordo.
L'AI presenta anche dei limiti legati alla qualità delle informazioni che riceve. Se una scansione è illeggibile, se manca una pagina o se un record è incompleto, il risultato può essere impreciso. Il sistema dovrebbe segnalare l'incertezza anziché completare le informazioni che non può determinare con affidabilità. I team devono poter verificare sia le richieste che le risposte complete, il che significa avere accesso al materiale pertinente di riferimento accanto a ogni risultato.
Bisogna anche considerare sicurezza e privacy. Per utilizzare l’AI in modo responsabile con i documenti aziendali, è necessario sapere dove le informazioni vengono elaborate, chi vi può accedere e se le stesse restrizioni di accesso si applicano quando i dipendenti utilizzano sia funzioni senza AI che funzioni assistite dall'AI.
A seconda dell'organizzazione e dei dati coinvolti, la valutazione della sicurezza può includere anche i requisiti di privacy, come il CCPA/CPRA, e gli standard o i report indipendenti, come l'ISO 27001 e il SOC 2.
3 passaggi per iniziare con l’AI nella gestione documentale
Non è necessario introdurre l’AI in tutti i processi documentali immediatamente. Un approccio mirato facilita la valutazione dei risultati prima di ampliarne l'utilizzo.
1. Scegli un processo
Inizia con un processo che prevede un alto volume di documenti simili e un notevole carico amministrativo. La gestione delle fatture è un buon candidato, in quanto le fatture contengono informazioni ricorrenti e seguono di norma un processo di approvazione ben definito.
2. Decidi cosa vuoi migliorare
Stabilisci come funziona il processo documentale prima dell’introduzione dell’AI. A seconda del caso, questo può significare misurare i tempi di inserimento dei dati, di elaborazione, i tassi di correzione o il tempo impiegato dai dipendenti per trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Così avrai un punto di riferimento per valutare i risultati.
3. Testa il processo prima di espanderlo
Introduci l’AI nelle fasi selezionate, mentre i dipendenti continuano a verificare i risultati. Una volta ottenuti riscontri sui documenti e sui processi utilizzati, potrai decidere se estendere l’approccio ad altre aree dell’organizzazione.
Gestione documentale con intelligenza artificiale: da dove partire
La ricerca e il riassunto delle informazioni, l’estrazione dei dati, la classificazione dei documenti e l’instradamento del lavoro sono esempi di applicazioni concrete dell’AI. Ora l’opportunità è identificare i processi in cui il lavoro manuale sui documenti rallenta il tuo team e sfruttare queste capacità.
Concentrati sui processi in cui i dipendenti impiegano troppo tempo per rendere le informazioni pronte all'uso. Utilizza l’AI per semplificare queste attività e misura i risultati ottenuti in termini di tempo risparmiato, errori evitati e tempi di elaborazione più brevi.
Ricorda: mentre l’AI si occupa delle attività di routine, i dipendenti devono sempre verificare le informazioni da essa fornite. Dovrebbero consultare la fonte originale, valutare le informazioni nel contesto e usare il proprio giudizio quando necessario. Grazie all'AI integrata nei software di gestione documentale, come DocuWare, possono farlo senza uscire dal sistema in cui le informazioni vengono archiviate e gestite.
Domande frequenti sull’AI nella gestione documentale
Come si usa l’intelligenza artificiale nella gestione documentale?
L’intelligenza artificiale nella gestione documentale si usa in cinque modi: trovare informazioni senza sapere dove sono archiviate, riassumere documenti lunghi, estrarre dati dai documenti in arrivo, classificare e archiviare i documenti in modo automatico e avviare il passo successivo del processo. Le persone restano responsabili delle decisioni e verificano le informazioni consultando la fonte originale.
Qual è la differenza tra un DMS e un DMS con AI?
Un sistema di gestione documentale tradizionale archivia, organizza, protegge e recupera i documenti mediante l'uso di regole definite e di informazioni associate a ciascun file. Un DMS con AI, invece, può interpretare il contenuto dei documenti, estrarre informazioni, classificare i file e rispondere a richieste in linguaggio naturale.
Che cos’è un assistente AI nella gestione documentale?
Un assistente AI consente ai dipendenti di cercare informazioni nei documenti aziendali utilizzando il linguaggio quotidiano. Invece di ricevere un elenco di risultati di ricerca, possono ottenere una risposta o un riassunto con i riferimenti ai documenti utilizzati.
Che cos’è l’elaborazione intelligente dei documenti (IDP)?
L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) unisce il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l’apprendimento automatico e i modelli linguistici per individuare i documenti in arrivo ed estrarre le informazioni da utilizzare altrove nell’organizzazione.
L’AI nella gestione documentale è utile per una piccola impresa?
Sì, può rivelarsi utile se la gestione dei documenti comporta un onere amministrativo significativo. Il volume dei documenti, il tempo impiegato dai dipendenti e la quantità di elaborazione manuale sono indicatori più affidabili dei benefici dell’AI rispetto alla sola dimensione aziendale.
L’AI può leggere documenti scritti a mano o scannerizzati male?
Alcuni sistemi di elaborazione documentale basati sull'AI sono in grado di riconoscere la scrittura a mano e di lavorare con documenti scannerizzati. La precisione del riconoscimento dipende dalla qualità e dalla leggibilità del materiale di origine.
L’AI nella gestione documentale è sicura?
La sicurezza dipende dal fornitore, dalla modalità di implementazione e dalla configurazione. La tua organizzazione dovrebbe valutare come vengono elaborati i dati, quali controlli di accesso vengono applicati e se i permessi di accesso ai documenti regolano anche l'accesso dell'AI.
Qual è il miglior sistema di gestione documentale con AI?
Non esiste un sistema unico adatto a tutte le organizzazioni. La scelta deve tenere conto dei documenti e dei processi coinvolti, dei requisiti di integrazione e di sicurezza, nonché del software già in uso.
Cosa dovrebbe offrire un sistema di gestione documentale con AI?
Valuta come gestisce i tuoi tipi di documenti e processi, se i dipendenti possono risalire alle fonti delle risposte, come si integra con i sistemi esistenti e come vengono gestiti i permessi di accesso e la protezione dei dati.
