ARCHIVAGE SÉCURISÉ

Maîtrisez l’archivage sécurisé et la mise en conformité en toute simplicité

Vous rencontrez des difficultés en matière de sécurité et de mise en conformité des documents ? DocuWare vous aide à garantir l'accessibilité des informations et leur disponibilité immédiate en cas d'audit.

Protégez les informations sensibles
Respectez les exigences réglementaires telles que le RGPD
Assurez la continuité de vos activités

Demandez une démo gratuite pour en savoir plus !

Plus de 20 000 clients dans tous les secteurs d'activité font confiance à DocuWare

Une sécurité globale pour l’ensemble de vos documents

Adoptez un bureau sans papier tout en renforçant la sécurité et en optimisant votre efficacité. DocuWare centralise et sécurise l’archivage de tous vos fichiers, qu’il s’agisse de documents Office, d’e-mails, de courriers papier ou de données issues de votre ERP ou CRM. En éliminant les silos d’information et les disparités de format, vous bénéficiez d’un accès instantané aux données et de processus sécurisés en permanence.

Une protection renforcée des données et une collaboration sécurisée

Abandonnez les processus papier sources d'erreurs, d'informations incomplètes et d'accès non maîtrisé aux documents. Avec DocuWare, bénéficiez d'une gestion sécurisée grâce à des droits d'accès granulaires, des processus bien définis et des enregistrements immuables. Cette approche protège vos données contre les pertes, les abus et les manipulations, tout en favorisant une collaboration sécurisée, où que vous soyez.

Un cycle de vie optimisé des documents et des workflows transparents

Optimisez vos processus avec des workflows fluides pour garantir la cohérence des révisions, des approbations et de la distribution. Grâce à DocuWare, chaque action réalisée sur un document est tracée tout au long de son cycle de vie. Cette transparence renforce le contrôle des versions, la traçabilité des processus et la conformité, tout en responsabilisant les utilisateurs.

Une gestion simplifiée des audits

Un audit se profile à l’horizon ? Renforcez votre préparation aux audits en rassemblant tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit. Les documents archivés dans DocuWare peuvent être récupérés et mis à disposition pour un examen externe ou interne avec une piste d’audit complète en quelques étapes seulement.

Se tenir prêt en cas de sinistre

En cas d’incendie, d’inondation ou d’attaque malveillante, les organisations non préparées peuvent subir des pertes dévastatrices. L’archivage sécurisé des documents avec DocuWare Cloud permet d’assurer la continuité de l’activité en cas d’urgence, en gardant vos informations essentielles en sécurité et accessibles lorsque vous en avez le plus besoin.

L’emplacement le plus sûr pour vos documents

Lorsque les documents professionnels tels que les factures, les dossiers du personnel, les contrats fournisseurs et les dossiers clients sont organisés en toute sécurité, votre entreprise peut se protéger contre les litiges, les fuites et les pertes tout en profitant des avantages de la digitalisation. DocuWare offre les fonctionnalités et les outils de gestion documentaire essentiels pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos informations critiques, avec une intégration flexible pour un stockage et un accès sécurisés depuis n’importe quelle application.

24/7 Disponibilité

100 % Intégrité

100 % Confidentialité

360° Connectivité

Les informations incomplètes sont de l’histoire ancienne

Avec DocuWare, vos documents ne sont plus dispersés dans des répertoires mal organisés ou des boîtes mail personnelles. L’archivage centralisé, structuré par des données d’index, s’appuie sur des fonctionnalités avancées d’indexation et de recherche en plein texte. Cela assure un accès instantané à des informations fiables et complètes, en temps réel.

Conserver des données exactes, fiables et intactes

DocuWare enregistre chaque capture de document, chaque accès, chaque version et chaque annotation, ce qui vous permet de suivre l’ensemble de l’historique d’un document. De plus, chaque étape d’un workflow est documentée, ce qui rend les processus transparents et traçables, même des années plus tard. Les audits n’ont jamais été aussi rapides et complets.

Contrôle des données pour la conformité et la suppression

DocuWare s’appuie sur une structure d’autorisation sophistiquée pour gérer les documents, les rôles des utilisateurs et les niveaux d’accès. Les administrateurs peuvent attribuer des droits spécifiques aux utilisateurs, ce qui garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents ou les modifier. Ce contrôle granulaire permet de respecter des réglementations telles que le RGPD et le HIPAA.

Sécurité documentaire rationalisée pour votre écosystème informatique

DocuWare s’intègre de manière fluide à votre écosystème informatique, ce qui permet de sécuriser les processus et l’accès aux documents dans l’ensemble des systèmes. Utilisez DocuWare comme archive sécurisée pour votre système ERP ou votre messagerie électronique. Fournissez un accès sécurisé aux documents et aux tâches à partir de Microsoft Teams et d’autres plateformes de collaboration.

Questions fréquemment posées

Comment DocuWare assure-t-il la sécurité des documents archivés ?

DocuWare utilise plusieurs niveaux de sécurité, notamment le chiffrage, l’authentification des utilisateurs et les contrôles d’accès basés sur les rôles. La fiabilité et l’accès continu sont garantis par DocuWare en tant que solution cloud. Basées sur Microsoft Azure, toutes les données sont chiffrées AES, sont stockés dans des centres de données hautement performants dans l'UE, aux États-Unis, au Japon ou en Australie et sont répliquées trois fois dans chaque région.

Quels types de documents DocuWare peut-il archiver en toute sécurité ?

DocuWare vous permet d’archiver et de protéger tous les types de documents, quel que soit leur format ou leur source. Voici quelques exemples :

Finances et comptabilité : factures (électroniques), bons de commande, connaissements, états financiers
Dossiers du personnel : candidatures, évaluations des performances, fiches de paie et autres documents relatifs aux ressources humaines
Contrats : accords juridiques et autres documents contraignants
Ventes : dossiers clients, commandes et listes de prix
E-mails et pièces jointes : communications importantes à archiver depuis Outlook ou d’autres clients de messagerie pour une gestion sécurisée
Fichiers Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, etc.
PDF et documents scannés : versions numérisées de documents papier

Tous ces documents sont stockés avec un chiffrement avancé et des contrôles d’accès afin de garantir leur sécurité et leur conformité aux diverses réglementations.

Comment DocuWare prend-il en charge la conformité avec des réglementations telles que le RGPD ou le HIPAA ?

DocuWare comprend des fonctionnalités spécialement conçues pour répondre aux exigences réglementaires. Cela inclut un chiffrement avancé, des pistes d’audit détaillées et des politiques de conservation automatisées. DocuWare est également certifié pour diverses normes de conformité, ce qui garantit que vos données sont traitées conformément aux exigences légales.

DocuWare permet-il d’automatiser la conservation et la suppression des documents ?

Les obligations légales imposent souvent des périodes de conservation pouvant aller jusqu’à 10 ans, voire plus. La durée de conservation des documents dans DocuWare peut être personnalisée en fonction des exigences de mise en conformité ou des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez définir des règles de conservation pour gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents, en veillant à ce qu’ils soient conservés pendant la durée appropriée et supprimés en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

La GED a transformé radicalement l’usage de l’information, offrant un gain de temps dans la recherche, la consultation et le partage de documents, tout en sécurisant les données à travers une solution d’archivage et une gestion des droits d’accès efficace. À la fois transverse et collaborative, la solution de DocuWare facilite la transformation digitale du Groupe Rocher

La solution DocuWare nous fait gagner du temps quotidiennement : fini les impressions papier, les recherches sont rapides. Nous avons également réalisé un gain de place non négligeable, gagné en confort de travail et en sécurité dans le traitement des documents. Sans parler des économies de papier qui peuvent être estimées à environ 40000 feuilles A4 pour une année !

Créez des processus métier fluides et évolutifs

Profitez du potentiel d’une plateforme puissante pour la gestion des documents et l’automatisation des flux de travail. Digitalisez les processus au-delà du traitement des factures afin d’accroître la productivité et le succès de votre entreprise.

Dématérialisation des factures Purchase-to-Pay Gestion électronique des documents Gestion des commandes  Gestion descontrats  Qualité/QHSE Gestion RH 

Prêt pour une gestion simplifiée de la sécurité et de la mise en conformité ?

Contactez-nous pour en savoir-plus !

Découvrez comment exploiter tout le potentiel de DocuWare en quelques jours seulement et posez toutes vos questions à nos experts.

Nous serons ravis de vous présenter la solution, par le biais d'un de nos experts en digitalisation ou via notre réseau de partenaires en région.