La crise sanitaire a révolutionné les habitudes de travail et avec elle, entraîné de nouveaux usages : télétravail, validation des documents en mobilité, accélération de la digitalisation des documents et de l’automatisation des processus des entreprises.
Couplée à la GED, la signature électronique est devenue un « must-have » pour répondre à ces impératifs de dématérialisation accrus.
Utilité et avantages de la signature électronique
Contrairement à la facture électronique, la signature électronique n’a pas vocation à être obligatoire ; cependant, il est évident qu’elle permet d’assurer des processus dématérialisés de bout en bout, sans nécessité d’impression de document papier. Ayant la même valeur probante que sa version manuscrite, elle repose sur un certificat authentifiant le signataire et un outil de signature.
Elle doit, en outre, garantir l’identification du signataire et lui être exclusivement liée.
Très utile et simple à mettre en oeuvre, la signature électronique est cependant loin d’être une réalité en France, d’après une enquête Archimag réalisée en mai 2020 :
- 39 % des organisations y ont recours, .
- 70 % d’entre elles indiquent cependant que la crise sanitaire a été un élément décisif pour l’adoption de cette technologie
- 43 % des organisations envisagent de s’en équiper dans les années à venir.
Une popularité qui s’explique par les avantages qui lui sont attribués, selon l'étude Archimag :
- réduction des délais nécessaires à la signature par différentes parties (48 %),
- suppression du papier (43 %),
- sécurité juridique (38 %),
- simplicité (23 %)
- L'interface avec une plateforme de GED, comme le font déjà 45 % des organisations
- Enfin, l'impact environnemental est un atout essentiel dans le recours à ce type de solution : elle permet d’économiser plus de 40 millions de pages A4 par an, soit 900 tonnes de CO2.
Utilisation au sein de la signature électronique au sein d'un workflow
En intégrant les fournisseurs de signature électronique externes comme Validated ID ou DocuSign à votre logiciel GED, DocuWare Signature Service vous permet d’ajouter les signatures électroniques à vos documents, directement dans vos workflows DocuWare. Ainsi, par un transfert automatique des documents est effectué entre DocuWare et l’un des prestataires de services de confiance, vos collaborateurs sont immédiatement notifiés lorsqu’un document est disponible pour signature ou a été signé.
Utilité de la signature électronique en mobilité
Loin de n’être qu’un gadget, la signature électronique mobile contribue au maintien de certaines activités essentielles à la survie de l’entreprise.
Les ressources humaines (RH), entre autres, peuvent s’appuyer sur cette solution pour poursuivre leurs missions à distance, comme elles l’ont fait durant les confinements liés à la crise sanitaire :
- validation des contrats de travail,
- intégration des nouveaux salariés (on-boarding),
- transmission des bulletins de paie (dématérialisés dans la majorité des cas),
- gestion du personnel (congés, arrêts maladie, notes de frais, etc.).
D’autres métiers peuvent également profiter des avantages d’une signature électronique accessible via Smartphone. C’est notamment le cas des équipes commerciales, en première ligne pour faire entrer du business, et dont l’activité doit donc être maintenue coûte que coûte.
En la matière, la signature électronique répond justement aux enjeux liés à la mobilité (notamment pour les équipes de terrain dans le BTP, l’industrie, etc.) et au télétravail, permettant à chacun de signer et faire signer des documents (contrats, bons de commandes, factures, etc.) y compris en dehors du bureau.
Un livre blanc pour en savoir-plus
Ce livre blanc vous délivre toutes les clés pour intégrer la signature électronique à votre projet de gestion documentaire (GED):
- Intérêt et enjeux
- Cadre légal
- Différents types de signature
- Fonctionnement au sein d’un workflow
- Retours d’expérience clients
- Utilisation en mobilité…
