Vous est-il déjà arrivé de vouloir adapter facilement des workflows documentaires existants à vos propres besoins, sans devoir repartir de zéro ? Factures, bons de livraison ou contrats : de nombreux types de documents présentent des structures similaires, tout en se distinguant par les informations à extraire. C’est précisément là qu’intervient la nouvelle fonctionnalité d’héritage des workflows de DocuWare IDP. Elle vous permet de vous appuyer sur des workflows d’extraction existants, de les adapter selon vos besoins et de les compléter avec de nouveaux champs de manière efficace, flexible et intuitive.
Qu’est-ce que l’héritage des workflows ?
L’héritage des workflows introduit une approche entièrement nouvelle pour rendre l’extraction de documents plus rapide et plus personnalisée.
Au lieu d’entraîner un nouveau modèle de A à Z, les utilisateurs peuvent désormais « hériter » d’un workflow existant et l’adapter ou l’enrichir en quelques clics.
En pratique, cela se traduit par :
- Ajuster finement les champs existants : tirer parti d’un modèle pré-entraîné et améliorer la reconnaissance à l’aide de ses propres données.
- Supprimer les champs inutiles : gagner du temps et simplifier l’annotation en se concentrant sur l’essentiel.
- Ajouter de nouveaux champs personnalisés : enrichir votre workflow avec des champs spécifiques, par exemple des catégories de coûts propres aux factures d’hôtel.
En résumé, l’héritage des workflows fait passer la personnalisation des modèles à un niveau supérieur : plus de contrôle, pour plus de simplicité.
Les défis sans héritage des workflows
Avant l’introduction de l’héritage des workflows, répondre à des besoins spécifiques entraînait souvent des complications inutiles.
Pour améliorer la reconnaissance des champs standard, il fallait affiner un modèle existant. En revanche, l’ajout de champs supplémentaires nécessitait l’entraînement d’un second modèle distinct.
Résultat ? Deux modèles, deux jeux de données et une association manuelle entre les deux. Une approche chronophage et source d’erreurs.
Cela impliquait plusieurs inconvénients évidents.
- Des processus lourds : combiner les résultats de différents modèles était difficile à gérer.
- Un investissement en temps élevé : la double annotation et la maintenance ralentissaient le développement.
- Une flexibilité limitée : la moindre modification nécessitait souvent des ajustements importants.
Avec l’héritage des workflows, ces difficultés appartiennent désormais au passé.
Comment l’héritage des workflows de DocuWare IDP simplifie le quotidien
DocuWare IDP rend aujourd’hui l’adaptation des modèles plus intuitive que jamais.
Grâce à l’héritage des workflows, vous pouvez choisir de partir de zéro ou de vous appuyer sur un workflow existant, tout en profitant immédiatement des capacités du modèle parent.
La prise en main est particulièrement simple : vous sélectionnez un workflow existant, par ex. un modèle de facture standard, et vous construisez dessus en toute simplicité. Vous pouvez alors ajouter de nouveaux champs ou désactiver ceux qui ne sont pas nécessaires, tandis que les champs hérités restent immédiatement disponibles et opérationnels. Comme ces champs sont déjà reconnus par le modèle parent, l’annotation est nettement plus rapide. Par ailleurs, la relation entre les workflows parents et dérivés
reste transparente, garantissant contrôle, stabilité et cohérence. Personnaliser ses workflows n’a jamais été aussi simple.
Au départ, cette fonctionnalité prend en charge à la fois les workflows d’extraction spécifiques au client et les nouveaux modèles prédéfinis créés via la fonction d’extraction personnalisée.
Cas d’usage concrets
L’héritage des workflows ouvre de nouvelles perspectives pour de nombreux scénarios, allant de solutions sectorielles à des workflows de base flexibles pour des champs récurrents.
- Variantes sectorielles de workflows existants
Les entreprises peuvent facilement étendre des modèles existants, comme un modèle de facture standard, et les adapter à leur secteur d’activité. Une facture dans le domaine du BTP pourrait comporter des cases additionnelles pour les numéros de projet ou de site de construction, tandis qu’un secteur comme celui du textile pourrait exiger des tailles telles que S, M ou L Cela permet de réduire le temps de développement et d’obtenir une extraction précise, parfaitement adaptée à chaque cas d’usage. - Workflows de base réutilisables pour les champs récurrents
Les experts métier peuvent créer leurs propres modèles de base intégrant des informations générales, telles que l’expéditeur, le destinataire ou la date du document.
Ces workflows servent ensuite de point de départ à plusieurs extractions spécialisées, par exemple pour les bons de livraison, les factures ou les confirmations de commande. En définissant une seule fois les champs récurrents et en les héritant dans des workflows dérivés, le développement de nouveaux workflows devient nettement plus rapide et plus efficace.
Pourquoi l’héritage des workflows est bien plus qu’une simple fonctionnalité
L’héritage des workflows n’est pas seulement une amélioration technique, il s’agit d’une nouvelle manière de concevoir les systèmes d’extraction intelligents.
Les équipes peuvent créer des workflows de base pour des champs récurrents, comme l’expéditeur, le destinataire ou la date du document, puis développer des versions spécialisées, par exemple pour les factures du BTP, d’hôtel ou du secteur textile.
Les avantages sont évidents :
- Moins de temps passé sur la configuration
- Un développement plus rapide des workflows
- Une meilleure cohérence et réutilisabilité
Avec l’héritage des workflows, DocuWare IDP propose une approche modulaire et évolutive de l’extraction de documents, idéale pour les organisations qui souhaitent optimiser et accélérer en continu leurs processus d’automatisation.
Gagnez en flexibilité et en efficacité dans l’extraction des données
L’héritage des workflows révolutionne l’extraction de documents, la rendant plus efficace, adaptable et durable. Il simplifie la personnalisation des modèles, réduit l’effort d’entraînement et apporte structure et transparence à la gestion des workflows.
Que vous soyez débutant et souhaitiez adapter légèrement un modèle prédéfini, ou expert gérant des modèles de base complexes et réutilisables, l’héritage des workflows vous offre la flexibilité et le contrôle nécessaires pour faire passer votre extraction de documents au niveau supérieur.