De plus en plus de vos clients reçoivent des factures électroniques par e-mail. Tant qu’ils ne sont pas prêts à passer au service DocuWare E-Invoicing, ils ont besoin d’un moyen simple pour vérifier l’exactitude de ces factures. C’est pourquoi DocuWare introduit la « Validation des factures électroniques », une nouvelle fonctionnalité gratuite de Connect to Mail qui vérifie automatiquement les factures électroniques entrantes selon les standards de format et les règles métiers en vigueur.
Ce que propose la nouvelle fonctionnalité
Lorsqu’une facture électronique (au format XML ou XML avec PDF intégré) arrive dans une boîte mail contrôlée par une configuration Connect to Mail/Email Général, DocuWare la valide automatiquement en arrière-plan. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire, et l’archivage n’est jamais bloqué ou retardé – chaque document est conservé comme d’habitude, quel que soit le résultat de la validation.
Le résultat de la validation est présenté de trois manières :
- Annotation : Une annotation couleur optionnelle directement sur le document indique le résultat en un coup d’œil – valide, valide avec avertissement ou invalide.
- Rapport de validation : Un rapport de validation complet est archivé avec le document et peut être ouvert ou téléchargé directement dans le Viewer DocuWare via le nouveau bouton « Afficher le rapport de validation ».
- Champs index : Les résultats de validation peuvent être inscrits dans des champs index, ce qui les rend consultables et utiles pour l’organisation des factures.
La fonctionnalité prend en charge les principaux formats de facture électronique utilisés en Allemagne et sur le marché européen, y compris XRechnung, Peppol BIS 3.0 et ZUGFeRD/Factur-X – tous basés sur la norme européenne EN 16931. Un aperçu détaillé des formats et profils pris en charge sera prochainement disponible dans le Knowledge Center.
Gratuit pour DocuWare Cloud et disponible avec Connect to Mail en local
La validation des factures électroniques est incluse sans frais supplémentaires :
- DocuWare Cloud : incluse dans tous les packs Cloud
- DocuWare On-Premises : incluse avec une licence Connect to Mail, pour les versions DocuWare à partir de 7.13
Aucune licence supplémentaire à acquérir et aucune facturation par transaction. La fonction s’active simplement via une case à cocher dans la configuration de Connect to Mail / Email Général.
Validation des factures électroniques et service DocuWare E-Invoicing
Cette nouvelle fonctionnalité fonctionne en synergie avec le service DocuWare E-Invoicing, mais ne le remplace pas. Elle accompagne de nombreux clients lors de leur transition, jusqu’à ce qu’ils soient prêts à utiliser pleinement le service. À terme, les entreprises doivent se préparer à de futures innovations et exigences de conformité, telles que l’e-reporting, en adoptant le service E-Invoicing dès que possible.
La validation des factures électroniques cible un scénario précis : la validation des factures reçues par e-mail et traitées via Connect to Mail. Pour les clients ayant besoin du cycle complet de facturation électronique – émission et réception via des réseaux comme Peppol, reporting réglementaire et archivage légal – le service DocuWare E-Invoicing reste la solution recommandée.
Il va de soi que le service E-Invoicing est la solution la plus pérenne. Il permet non seulement à vos clients d’échanger des messages de statut, mais les prépare aussi parfaitement à l’e-reporting.
Ce que cela signifie pour vous
- Informez vos clients que la validation des factures électroniques entrantes sera bientôt disponible dans leur environnement DocuWare existant, sans coût supplémentaire.
- Pour les clients On-Premises, assurez-vous que Connect to Mail est sous licence et que l’installation fonctionne au moins sous la version 7.13 afin de bénéficier de la fonctionnalité.
- Continuez à positionner le service DocuWare E-Invoicing comme la solution d’avenir pour tous vos clients et prospects.
Disponibilité
Pour DocuWare Cloud, la fonction de validation sera disponible la première semaine d’août.
Pour les installations locales (On-Premises), la fonctionnalité sera proposée par hotfix pour DocuWare versions 7.13 et 7.14 à partir de la première semaine d’août. Comme d’habitude, ces hotfix sont accessibles sur le portail de support,rubrique Setups, Updates & Hotfixes.
Pour plus d’informations, consultez Validation des factures électroniques dans Connect to Mail.