La dernière mise à jour du complément DocuWare pour Microsoft Outlook offre aux utilisateurs davantage d'options et une expérience utilisateur améliorée lors de l'archivage d'e-mails avec pièces jointes, telles que des factures. Vous pouvez ajouter une configuration de traitement de documents pour l'archivage automatique et obtenir un rapport clair sur le succès du traitement.
E-mails avec pièces jointes : enregistrer individuellement ou sous forme de document agrafé
Contrairement à auparavant, où les e-mails et les pièces jointes ne pouvaient être enregistrés que sous forme de document agrafé, les utilisateurs ont désormais le choix de la manière dont les documents sélectionnés (texte de l'e-mail et/ou pièces jointes) doivent être archivés dans DocuWare : sous forme de documents individuels (option par défaut) ou sous forme de document agrafé. Dans le second cas, l'ordre des documents au sein du document peut également être défini. Dans le cas des factures reçues par e-mail, par exemple, il est préférable d'afficher d'abord la facture jointe, car elle contient des informations plus pertinentes que le texte de l'e-mail.
Dans la nouvelle section « Séparer », les utilisateurs définissent comment les éléments d'e-mail sélectionnés, le corps de l'e-mail et les pièces jointes sont enregistrés dans DocuWare : sous forme de fichiers individuels (à gauche) ou de document agrafé (à droite).
Archivage de plusieurs documents : ignorer un document et aperçu de la progression
Lors de l'archivage du texte et des pièces jointes d'un e-mail sous forme de fichiers séparés, une nouvelle section intitulée « Progression de l'enregistrement du document » s'affiche dans la boîte de dialogue d'archivage. Les utilisateurs y trouvent le nombre total de documents en cours de traitement, des informations sur l'état de chaque fichier traité et la possibilité d'ignorer une pièce jointe spécifique lors de l'archivage.
Les utilisateurs ont désormais la possibilité d'ignorer un document lors du traitement, ce qui est pratique, par exemple, lorsqu'on constate dans l'aperçu de la boîte de dialogue d'archivage qu'il n'est pas pertinent.
Les trois options de statut pour la progression de l'enregistrement du document sont les suivantes :
- Enregistré avec succès – coche verte
- Non enregistré en raison d'une erreur – point d'exclamation rouge
- Ignoré – icône d'information bleue
Lorsque vous passez la souris sur une icône d'état, un message plus détaillé s'affiche.
En plus de ces informations d'état, une page de rapport de stockage s'affiche lors du traitement de plusieurs documents. Le rapport détaillé contient une liste des documents stockés dans DocuWare et un affichage de l'état de chaque document.
Intégrer la configuration du traitement des documents pour plus d'automatisation
Le stockage et le traitement des factures électroniques jointes peuvent désormais être simplifiés en sélectionnant une configuration de traitement des documents. La nouvelle option est disponible pour toutes les configurations de traitement des documents de type « Dossier » qui ont été configurées de manière à ce que les factures électroniques jointes (au format XML et/ou PDF) soient enregistrées directement dans l'armoire sélectionnée.
À gauche : le commutateur « Traitement automatisé » dans la section Options de stockage.
Au centre : lorsque le commutateur est activé, la section « Archive » est remplacée par « Configuration », où les utilisateurs peuvent sélectionner une configuration pour le traitement des documents.
À droite : le bouton « Traitement automatisé » n'est pas disponible si les formats des pièces jointes aux e-mails ne sont pas pris en charge.
Disponibilité
La nouvelle version du complément DocuWare pour Microsoft Outlook est disponible depuis fin juin.
Les utilisateurs du complément recevront automatiquement la dernière version – aucune mise à jour individuelle n'est nécessaire. De plus, lors de la première ouverture de la nouvelle version, ils seront informés des nouvelles fonctionnalités ajoutées par le biais de notifications intégrées à l'application.
Configuration système requise et restrictions
Cookies tiers et cookies intersites
Suite aux récentes modifications apportées à la configuration de Microsoft et Outlook, les cookies intersites et les cookies tiers doivent être activés pour le complément DocuWare pour Microsoft Outlook. Si les paramètres correspondants ne sont pas activés dans le navigateur Web, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser le complément.
Voici d'autres informations spécifiques au navigateur :
- Safari : les cookies provenant d'autres sites web sont désactivés par défaut ; les utilisateurs
doivent les activer pour pouvoir utiliser le module complémentaire DocuWare. - Microsoft Edge : les cookies tiers sont activés par défaut.
- Google Chrome : les cookies tiers sont activés par défaut.
Impossible de se connecter à SSO lorsque plusieurs comptes sont connectés
La connexion des utilisateurs peut échouer si la méthode d'authentification SSO est utilisée et que l'utilisateur a enregistré plusieurs comptes Microsoft dans son navigateur. Dans ce cas, le complément DocuWare pour Microsoft Outlook ne peut pas afficher la liste des comptes disponibles pour terminer le processus de connexion. Seule une page grise s'affiche.
Il existe deux solutions pour effectuer la connexion lorsque les utilisateurs disposent de plusieurs comptes Microsoft :
- Les utilisateurs utilisent la connexion « normale » avec leur nom d'utilisateur et leur mot de passe, ou
- les utilisateurs suppriment tous les autres comptes Microsoft du navigateur utilisé, de sorte que seul le compte souhaité soit disponible. La déconnexion via SSO peut ensuite être effectuée.
