Master Data Matching est une nouvelle fonctionnalité du pipeline DocuWare IDP, conçue pour aider les entreprises à rapprocher, relier et harmoniser de manière fiable les données extraites des documents avec leurs propres données de référence. Elle apporte une réelle valeur ajoutée, notamment dans des processus tels que le contrôle des factures, le rapprochement fournisseurs ou la gestion des clients : des données métier corrigées et enrichies permettent de réduire les erreurs, d’accélérer les processus et de prendre des décisions éclairées.
Le lancement officiel est prévu lors de DocuWorld, les 22 et 23 avril.
La fonctionnalité séduit par son interface intuitive, adaptée aussi bien aux experts qu’aux débutants. Master Data Matching améliore significativement la qualité des données extraites et optimise leur traitement, en automatisant des contrôles auparavant réalisés manuellement par les collaborateurs. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de limiter les risques d’erreur. Si la correspondance n’est pas suffisamment fiable, le document peut toujours être transféré vers un processus de validation avec intervention humaine (human-in-the-Loop).
Master Data Matching prend en charge à la fois les correspondances exactes et les comparaisons approximatives (fuzzy matching). Les utilisateurs peuvent définir un seuil personnalisé déterminant le niveau de correspondance requis entre une valeur extraite (par exemple l’émetteur d’un document) et une entrée dans les données de référence (par exemple une liste de créanciers). La fonction de fuzzy matching est conçue pour traiter des dizaines de milliers de jeux de données avec une latence minimale, ce qui la rend particulièrement adaptée aux processus automatisés.
Autre point fort : l’éditeur de règles visuel, qui permet de créer facilement des logiques, même complexes, de manière claire et structurée. Grâce à des structures AND/OR imbriquées, des conditions en glisser-déposer et des extensibles et réductibles, même les règles les plus élaborées restent compréhensibles et faciles à maintenir. Chaque règle peut inclure plusieurs actions, comme l’écrasement de champs extraits, la validation de documents ou l’ajout de commentaires.
Les clients DocuWare peuvent également importer leurs Select Lists comme sources de données de référence et les utiliser directement.
Un guide intégré accompagne les utilisateurs sur des sujets tels que le comportement du matching, les types de champs, les bonnes pratiques et des cas d’usage, facilitant ainsi une prise en main rapide, même pour les utilisateurs moins expérimentés.
Des fonctionnalités de test sont directement intégrées à la page Master Data Matching : les utilisateurs peuvent saisir des enregistrements individuels ou des exemples multichamps et visualiser immédiatement les correspondances ainsi que les actions simulées. Cela permet de valider les règles en toute sécurité avant leur mise en production.
Quelques cas d’usage illustrent concrètement les bénéfices de Master Data Matching :
- Rapprochement à trois facteurs avec identification du fournisseur : comparaison automatique du fournisseur, de la commande et de la réception des marchandises pour accélérer la validation des factures conformes
- Validation des factures basée sur les données de référence : vérification de l’identité du fournisseur et des informations de paiement afin d’éviter les fraudes et les erreurs de virement
- Comptabilisation par ligne et contrôle fiscaux : affectation automatique des comptes et vérification des taxes au niveau des lignes pour des traitements plus rapides et une meilleure conformité
Avec Master Data Matching, les utilisateurs de DocuWare IDP disposent d’un outil puissant pour améliorer la qualité des données, réduire les délais de traitement et garantir la cohérence des données de référence à l’échelle de l’entreprise.