Connect to Mail peut désormais traiter les factures électroniques, ce qui constitue une amélioration considérable de votre offre pour les clients et prospects. Une seule configuration suffit pour lire tous les formats courants en France et en Allemagne, vous permettant ainsi d’utiliser les données pour d’autres processus.
Avec la mise à jour déployée en janvier pour DocuWare Cloud et les systèmes DocuWare installés localement, DocuWare élargit drastiquement les capacités de traitement et de stockage des e-factures via Connect to Mail.
Une configuration unique pour presque toutes les e-factures
Cette nouveauté vous permet de couvrir les formats de factures électroniques les plus courants en France et en Allemagne (XRechnung, ZUGFeRD, FacturX) et bien d’autres, le tout avec une seule configuration. Vous n’avez donc plus besoin de créer une configuration distincte pour chaque type de facture électronique ni de l’associer à la configuration des e-mails.
DocuWare utilise la norme internationale UBL, sur laquelle sont basés la plupart des formats de factures électroniques et qui est conforme à la norme PEPPOL. Pour utiliser cette fonctionnalité, il est nécessaire d’employer une e-facture répondant aux exigences de cette norme.
Configuration du traitement des e-factures
Pour traiter les e-factures avec Connect to Mail, il vous suffit de configurer deux éléments dans DocuWare, tout en utilisant la même armoire :
- Traitement des documents : créer une configuration Dans « Traitement des documents », créez une configuration avec un document type conforme à la norme internationale UBL, utilisée dans des formats tels que XRechnung ou PEPPOL. Vous pouvez télécharger des exemples de documents dans la documentation PEPPOL sous « Downloads > Example files ».
- Connect to Mail: lier la configuration pour le traitement des documents.
Sous « Courrier électronique général », sélectionnez la configuration de traitement des documents que vous avez créée précédemment dans « Traitement automatique des documents ». Si un e-mail contenant une facture électronique en pièce jointe est enregistré à l’aide de cette configuration, la facture sera traitée conformément aux paramètres définis.
Notez que l’extraction des factures électroniques fonctionne pour une seule facture par pièce jointe. Si plusieurs factures sont jointes à un e-mail, elles doivent être stockées individuellement.
Factures électroniques avec Connect to Mail vs. Connect to Outlook et Outlook Add-in
Pour le traitement des factures électroniques et le stockage conforme à la norme GoBD, il est recommandé d’utiliser Connect to Mail, qui assure un traitement fluide des factures électroniques modernes.
Le module complémentaire DocuWare Outlook, successeur de Connect to Outlook, permettra également de traiter les factures électroniques dans un avenir proche. Nous vous tiendrons informés à ce sujet.
La fonctionnalité actuelle de Connect to Outlook reste inchangée. Vous pouvez utiliser une configuration de traitement de documents pour traiter les factures électroniques. Cependant, chaque format de facture électronique nécessite une configuration spécifique.
Disponibilité de la mise à jour de Connect to Mail
Pour DocuWare Cloud, la mise à jour a déjà été déployée dans toutes les organisations clientes.
Pour les installations On-Premises, la mise à jour sera incluse dans les correctifs à partir de la version 7.11, qui seront disponibles sur le portail des partenaires d’ici la fin du mois de janvier.