Abandon de DocuWare Request

DocuWare Request est un module qui permet d’exporter des documents, accompagnés d’une petite base de données et d’une application de recherche, vers une armoire autonome dite « Request ». Cette armoire peut être partagée avec des personnes ne disposant pas d’un accès à DocuWare. Elle peut être lancée sur tout PC Windows ; les documents sont consultés via la visionneuse PDF du système.

DocuWare a décidé d’arrêter DocuWare Request, les cas d’usage actuels pouvant être couverts par d’autres outils d’exportation de notre portefeuille de produits. Selon les besoins spécifiques, différentes solutions peuvent être utilisées.
La section suivante présente les informations nécessaires pour choisir l’outil adapté et couvrir ces cas d’usage sans recourir à DocuWare Request. 

Cas d’usage 1 : export pour un utilisateur sans accès à DocuWare

Historiquement, une armoire DocuWare Request exportée servait à fournir un accès hors ligne, les installations on-premises étant rarement accessibles via Internet. Toutefois, la transmission d’une telle armoire entraîne une perte de contrôle sur les données et les documents. De plus, les informations étaient souvent obsolètes, puisque l’armoire ne contenait que les données disponibles au moment de sa création.

Aujourd’hui, les clients peuvent utiliser DocuWare Cloud ou rendre leurs installations on-premises accessibles depuis Internet. 

Solution

Ajouter la personne externe en tant qu’utilisateur DocuWare, lui attribuer une licence et lui accorder des droits d’accès directs aux documents nécessaires.

Avantages

• Contrôle total sur les documents et les données
• Traçabilité complète (audit trail)
• Données et documents partagés toujours à jour 

Cas d’usage 2 : export en tant que sauvegarde sans signature électronique

Cet usage de DocuWare Request présentait toujours des inconvénients et n’a jamais été recommandé. En effet, le nombre de documents inclus est limité et doit être surveillé en permanence. De plus, la restauration des documents à partir d’une armoire Request n’est possible que si les versions de DocuWare sont identiques.

Solution

• DocuWare Cloud : une stratégie de sauvegarde robuste est déjà en place, détaillée dans le White Paper DocuWare Cloud. Grâce à cette stratégie, aucune sauvegarde locale n’est nécessaire.
• Système DocuWare On-Premises : utiliser des outils adaptés pour effectuer des sauvegardes régulières des composants sous-jacents (base de données et stockage des fichiers).

Avantages

• Les clients Cloud peuvent s’appuyer sur la stratégie de sauvegarde existante.
• Les clients n’ont pas à recréer des armoires DocuWare Request à chaque nouvelle version. 

Cas d’usage 3 : export en tant que sauvegarde avec signature électronique

Pour la certification espagnole en matière d’archivage délivrée par l’« Agencia Tributaria », une signature électronique est requise dans certains cas. Afin de répondre à cette exigence, DocuWare Request devait être utilisé avec l’option « Export en tant que sauvegarde (avec signature électronique) ». 

Solution

• DocuWare Cloud: 

  • pour les organisations disposant déjà d’une configuration DocuWare Request avec l’option « Export en tant que sauvegarde (avec signature électronique) » activée, rien ne change pour le moment. Elles peuvent continuer à utiliser DocuWare Request jusqu’à la mise à disposition d’une autre fonctionnalité répondant aux exigences de certification.
  • Les autres clients ayant besoin de cette fonctionnalité peuvent en faire la demande via un ticket Support. Elle sera activée jusqu’à ce qu’une alternative soit proposée.

• Système DocuWare On-Premises: DocuWare Request no estará disponible de forma predeterminada, pero se puede activar bajo demanda.

Cas d’usage 4 : export pour les clients Cloud en fin de contrat

L’utilisation de DocuWare Request pour exporter des documents lors de la résiliation d’un contrat DocuWare Cloud n’est pas adaptée à la majorité des clients. La création d’armoires Request pour de nombreuses armoires et volumes de documents implique un effort important en termes de préparation, d’exécution et de contrôle qualité.

Solution

• Pour les petites organisations DocuWare Cloud, utiliser le module « DocuWare Cloud DocXporter ».
• Pour les grandes organisations avec un volume documentaire élevé, contacter les Services professionnels DocuWare.  

Avantages

• Export direct des documents et des données
• Processus d’exportation plus rapide
   

Cas d’usage 5 : transfert de données vers une autre organisation (Cloud vers Cloud)

Dans le cadre de fusions ou d’acquisitions, les organisations DocuWare peuvent être regroupées. Les documents doivent alors être transférés d’une organisation à une autre. Par le passé, DocuWare Transfer était limité aux transferts depuis des installations on-premises. Avec la version 7.14, DocuWare Transfer permet également le transfert de documents entre organisations DocuWare Cloud.

Solution

Utiliser DocuWare Transfer pour copier des documents d’une organisation DocuWare Cloud vers une autre.

Avantages

• Migration simplifiée des documents entre armoires de différentes organisations
• Possibilité de mapper des structures d’armoires différentes
• Options de filtrage pour définir précisément les documents à transférer 

Calendrier

Veuillez noter que l’activation de DocuWare Request ne sera possible que pour une période limitée. Nous vous recommandons d’adapter prochainement les processus existants reposant sur DocuWare Request.