Tous les services comptables ne sont pas équivalents: certains sont bien mieux organisés et plus efficaces que d’autres. La société Aberdeen Group a pu démontrer cela au terme d'une étude réalisée auprès de plus de 180 entreprises. Au service Comptabilité Fournisseur, la différence entre les services bien organisés (les 20 % en haut du classement) et les services mal organisés (les 30 % en bas du classement) est considérable.
Les services bien organisés traitent en effet les factures entrantes dans un délai moyen de 4,1 jours, alors que la moyenne toutes entreprises confondues est de 6,1 jours. Le traitement d'une facture leur coûte 2,70 €, alors que les coûts moyens de traitement correspondent presque au double (5 euros). Ils utilisent également 90 % de l'escompte possible, soit presque deux fois plus que la moyenne. Les services de comptabilité mal organisés traitent en effet une facture en 16,3 jours, ce qui leur coûte 13,34 euros et utilisent seulement 18 % de leurs escomptes possibles.
La plupart des comptables sont loin d'être en mesure d'atteindre le même degré d'efficacité que les meilleurs de cette étude. Cela est dû au fait qu'ils doivent suivre des processus compliqués et source de nombreuses erreurs dans le cadre de leur travail, par exemple lors de la réception de factures par voie postale.
Les services Comptabilité encore à l’ère du papier ont besoin de plus d'espace et de temps. Un comptable doit pouvoir se concentrer sur des tâches réellement utiles à son entreprise comme le contrôle ou le reporting, et non plus à se perdre dans un classement et une recherche sans fin de ses documents. Ces tâches représentent en effet un gaspillage de ses compétences et des ressources de l'entreprise.
La gestion de contenu d'entreprise (Enterprise Content Management, ECM) est la solution à ce problème. Les services de comptabilité peuvent ainsi réaliser des gains de place pour l'archivage et de temps pour les processus. De plus, un système ECM permettant de gérer non seulement les factures, mais également tous types de documents de façon électronique et de les mettre à disposition en quelques clics, il peut facilement être utilisé de façon très intuitive dans d'autres services et domaines d'application.
