Workflow Management

Mit Workflow Management und einem passenden Workflow Management-System als Cloud-Lösung können Unternehmen die Workflows standardisieren und automatisieren. Hier ist einiges an Optimierungspotenzial für die Effektivität und die Zufriedenheit der Abteilungen sowie der Mitarbeiter zu erwarten. Schlussendlich profitiert das gesamte Unternehmen von fehlerfreien und effizienten Arbeitsabläufen. Erfahren Sie hier, wie Sie Workflow Management auch für Ihr Unternehmen gewinnbringend einsetzen können.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Workflow Management?
• Was ist ein Workflow Management-System?
• Welche Vorteile bietet eine Workflow Management-Lösung?
• Welche Arbeitsabläufe kann ich mit einem Workflow abbilden?
• Einführung einer Workflow Management-Lösung: So gehen Sie vor
• Auswahl der richtigen Workflow Management-Software und Berücksichtigung der Sicherheit
• Wie unterstützt DocuWare die Einführung eines Workflow Management-Systems?
• Häufig gestellte Fragen zum Thema Workflow Management

Arbeitsabläufe (Workflows) dienen der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit Workflows werden analoge Geschäftsprozesse mit Hilfe von IT-Systemen digitalisiert und automatisiert.

Im Rahmen eines Workflows wird festgelegt, wer wann die einzelnen Schritte durchführt. Dabei haben Workflows einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und einen Endpunkt. Arbeitsabläufe in Unternehmen müssen organisiert, bearbeitet, überwacht und meistens auch optimiert werden.  

• Die Definition von Workflow Management ist im Grunde genommen recht einfach: Entscheidungsträger legen Regeln fest, wie Geschäftsabläufe im Unternehmen abgewickelt werden sollen, weisen Aufgaben zu und legen auch Vertreter fest, für den Fall, dass ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist.
• Es wird im Rahmen des Workflow Managements auch gesteuert, welcher Vorgang einen Workflow startet, zum Beispiel das Ablegen einer Rechnung oder eines anderen Dokuments.
• Auch bestimmte Termine oder die Änderung des Status eines Dokuments im Dokumentenmanagement-System können Workflows starten, deren Ablauf geplant, modelliert und überwacht werden muss. Diese Aufgabe übernehmen Workflow Management-Systeme, die das Workflow Management im Unternehmen steuern und überwachen.

• Es handelt sich bei Workflows um einen Ablaufplan, der die einzelnen Schritte eines Geschäftsprozesses definiert.

Die Workflows im Unternehmen können sich darüber hinaus zwischen den Abteilungen deutlich unterscheiden.

• Ein Workflow Management unterstützt dabei, die Abläufe und die Vorgänge von Workflows und deren einzelnen Arbeitsschritten zu modellieren, zu steuern, zu überwachen und auch zu optimieren.
• Auch die ständige Analyse der Workflows wird über das Workflow Management-System durchgeführt.
• Dabei stehen Zeit- und Kosteneffizienz im Vordergrund. Prozesse digitalisieren bedeutet, ein Unternehmen zukunftsfähig zu machen.
• Durch Vertretungsregeln lassen sich bestimmte Aufgaben Gruppen von Personen zuordnen. Dadurch können Aufgaben automatisch an den ersten Mitarbeiter zugewiesen werden, der aktuell noch Kapazitäten frei hat.
• Workflow Management ermöglicht also das Zuweisen von Workflows unabhängig von der Anwesenheit von Mitarbeitern. Gleichzeitig können Führungskräfte das Abarbeiten der Workflows überwachen.

Nach der Studie Process Mining & RPA 2019 von IDG wollen 90% der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse automatisieren, da dies eine wichtige Voraussetzung zur Digitalisierung ist.

Ein Workflow Management-System hilft dabei, Workflows im Unternehmen zu planen, zu verwalten und zu überwachen. Das Workflow Management-System bietet dazu Tools und Designer für Workflows und kann die entsprechenden Workflows auch überwachen. Workflow Management-Systeme bilden eine wichtige Grundlage für das Workflow Management in Unternehmen:

• Ein solches System verfügt über Tools, mit denen die Workflows erstellt und bearbeitet werden können.
• Dabei wird meistens mit grafischen Oberflächen gearbeitet, mit denen auch hochkomplexe Prozesse ohne Programmierkenntnisse modelliert und automatisiert werden können.
• Das Workflow Management-System hilft dabei, einzelne Arbeitsschritte als Flow-Diagramm zu modellieren und darzustellen.
• Workflow Management-Systeme erkennen Ereignisse und klassifizieren diese. Dadurch lassen sich einzelne Schritte ableiten, die durch das System wiederum gestartet und auch überwacht werden.
• Dabei kann das System auch auf Metadaten im Dokumentenmanagement-System zugreifen und diese nutzen. Dies ermöglicht das automatische Steuern von Dokumenten innerhalb des Workflow Management-Systems.
• Die Auswahl des richtigen Anbieters und des richtigen Workflow Management-Tools spielen eine wichtige Rolle.
• Cloud-basierte Workflow Management-Systeme sind vorkonfiguriert und schnell einsatzbereit.

Beispiele:

1. In einer Versicherung müssen mehrere Mitarbeiter täglich zahlreiche Anträge bearbeiten. Die Mitarbeiter sitzen oft in verschiedenen Abteilungen und sind in vielen Fällen auch räumlich voneinander getrennt. Durch ein Workflow Management-System kann den Mitarbeitern eine Aufgabenliste zur Verfügung gestellt werden. Klickt ein Mitarbeiter auf einen Antrag in der Liste, ist der Antrag für andere Mitarbeiter gesperrt. Das erspart doppelte Bearbeitung. Auch die weitere Verarbeitung des Antrags wird durch das Workflow Management-System präzise gesteuert.
2. Workflow Management-Systeme sind effektive Hilfen, um Aufgaben schnell und optimal zu erledigen. DocuWare zum Beispiel kombiniert ein Dokumentenmanagement-System mit einem Workflow Management-System, um Rechnungsbearbeitungsprozesse zu vereinfachen. So können ganze Rechnungen oder Teilbeträge über digitale Stempel freigegeben werden. Die Verarbeitung von Rechnungen wird dadurch enorm beschleunigt. Nach der Fraunhofer IAO-Studie „E-Invoicing in Deutschlands TOP-700-Unternehmen“ können Unternehmen deutlich Kosten sparen, wenn solche Abläufe automatisiert werden.
3. Auch das Verwenden von Formularen ist im Workflow Management-System möglich. Durch das Ausfüllen von Feldern im Formular werden weitere Abläufe gestartet. Auf Daten, die Mitarbeiter benötigen, kann wiederum über das Dokumentenmanagement-System zugegriffen werden. Dadurch greifen Workflow Management-System und Dokumentenmanagement-System perfekt ineinander, um ein möglichst effektives Arbeiten für Anwender zu ermöglichen.

Worin unterscheidet sich ein klassisches Business Process Management vom Workflow Management?

Business Process Management und Workflow Management werden häufig miteinander verwechselt, genauso wie Prozesse und Workflows. Wir erläutern nachfolgend die Unterschiede:

1. Workflows stellen die Koordinierung von einzelnen Prozessen im Unternehmen dar.
2. Prozesse werden wiederum durch Geschäftsprozessmanagement entwickelt, mit Fokus auf dem gesamten Unternehmen.

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) dient der strategischen Ausrichtung, der Entwicklung und der Analyse von Geschäftsprozessen. Im Rahmen dieser Entwicklung, und auch der dazu gehörigen Optimierung, werden die einzelnen Prozesse im Unternehmen so eingebunden, dass diese an die Strategie und Unternehmenskultur im Ganzen passen und die Abläufe im Unternehmen verbessern. Die einzelnen Prozesse werden dabei auch dokumentiert.

Einfach ausgedrückt, hat BPM das gesamte Unternehmen im Fokus und eine ganzheitliche Sichtweise auf eine möglichst optimale Gestaltung aller Prozesse. Dabei kann die Unterstützung auch durch IT-Lösungen erfolgen, dies ist aber nicht zwingend vorgeschrieben.

Workflow Management unterteilt Prozesse nach der Reihenfolge, in der diese abgearbeitet werden. Im Fokus steht nicht das ganze Unternehmen auf einmal, sondern oft einzelne Abteilungen, die Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge, oft unterstützt durch Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme, abwickeln müssen. Workflow Management ist also Teil eines kompletten Business Process Managements.

1. Workflow Management soll das Koordinieren verschiedener Mitarbeiter eines Arbeitsablaufs ermöglichen, unabhängig von der räumlichen Positionierung der Involvierten.
2. Das Workflow Management soll dabei sicherstellen, dass Fehler und Redundanzen vermieden werden.
3. Gleichzeitig werden die einzelnen Arbeitsschritte überprüft und überwacht.
4. Der Status der Bearbeitung einzelner Prozesse ist dabei besonders wichtig.
5. Einfach ausgedrückt, hilft Workflow Management dabei, Arbeitsschritte zu planen und miteinander zu verknüpfen, abzustimmen und zu überwachen.

Nach einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business kann sich zum Beispiel die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern, wenn auf digitale Prozesse gesetzt wird.

Durch ein Workflow Management-System und digitale Geschäftsprozesse werden Arbeitsabläufe automatisiert. Das macht die tägliche Arbeit für Anwender schneller, einfacher und vor allem effektiver überprüfbar:

• Davon profitieren vor allem Rechnungsabteilungen und Buchhaltung, aber auch die Personalabteilung.
• Diese Abteilungen beschäftigen sich mit zentralen Geschäftsprozessen. Vor allem hier finden sich häufig Workflows, die strategisch und fachlich anspruchsvolle Aufgaben umfassen. Werden diese Abläufe optimiert, partizipiert davon das gesamte Unternehmen.
• Gerade diese Prozesse profitieren von Workflow Management besonders, da hier einiges an Automatisierungs- und Optimierungspotential schlummert.

In einem Workflow Management-System bietet eine Aufgabenliste einen Überblick zu einzelnen Workflow-Anforderungen. Dazu kommt die Verbindung mit dem Dokumentenmanagement-System. Zusammen mit Workflows lassen sich Dokumente wesentlich intuitiver bearbeiten. Mit einem Workflow Management-System können einzelne Aufgaben wesentlich strukturierter, schneller und zuverlässiger erledigt werden.Wie sich die Verbesserungen der einzelnen Abläufe beim papierlosen Arbeiten auswirken, belegt eine Studie von Ardent Partners.

• Ein Workflow Management-System verfügt über Vertretungsregeln und Eskalations-Management. Aufgaben bleiben nicht mehr unerledigt, weil ein Mitarbeiter krank oder in Urlaub ist.
• Das System kann die Aufgabe automatisch an einen vorher festgelegten Stellvertreter weiterleiten.
• Wenn eine Aufgabe überfällig ist, kann festgelegt werden, welche Personen darüber informiert werden sollen.

Täglich oder regelmäßig anfallende Aufgaben in Unternehmen lassen sich automatisieren. Hierfür können Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) genutzt werden. Mit diesen Workflows kann für Abläufe in den Bereichen Eingangsrechnung, Dokumentenfreigabe, Urlaubsanträge, Onboarding neuer Mitarbeiter und vieles weitere eine enorme Erleichterung und Vereinfachung geschaffen werden.

Dokumente freigeben

Das Freigeben von Dokumenten spielt eine wichtige Rolle in Unternehmen. Mit Workflows kann der Freigabeprozess inklusive der Überprüfung und Archivierung automatisiert werden. Verfasser der Dokumente können informiert werden, sobald die betreffenden Dokumente freigegeben wurden. Alle Abläufe zwischen dem Einreichen eines Dokuments und der Veröffentlichung für eine Gruppe oder andere Mitarbeiter lassen sich somit automatisieren.

Urlaubsanträge automatisieren

Mit Workflows lassen sich auch Arbeitsabläufe für Urlaubsanträge sehr einfach automatisieren, inklusive des automatischen Versendens von Ablehnungen oder Bestätigungen. Auch die Genehmigung durch Vorgesetzte kann über Workflows deutlich vereinfacht werden.

Eingangsrechnungen

Außerdem kann auch der Ablauf bei Eingangsrechnungen, inklusive der Benachrichtigungen beteiligter Mitarbeiter, vollständig automatisiert werden. Vor allem die sachliche Rechnungsprüfung profitiert dadurch, da die Mitarbeiter die entsprechenden Informationen erhalten und effektiv prüfen können. Ist ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, lassen sich Vertreterregeln und Eskalationsstufen ebenfalls automatisieren.

Bewerbungen automatisieren

Beim Bewerbungslauf können Workflows eine besonders große Rolle spielen: Wenn eine Stelle im Unternehmen offen ist, können verantwortliche Mitarbeiter und anschließend die Personalabteilung durch den Einsatz von Workflows eine Stellenbeschreibung freigeben. Danach erfolgen automatisch Stellenausschreibungen auf der Webseite. Bewerber können Unterlagen daraufhin elektronisch einreichen. Die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen erhalten diese Unterlagen, können Bewerbungsgespräche planen und den Bewerber im positiven Fall einstellen. Zusammengefasst lassen sich alle Abläufe im Rahmen von Stellenausschreibungen und Bewerbungen sowie die damit verbundenen Unterlagen über Workflows automatisiert versenden und freigeben.

Produktbestellungen automatisieren

Ebenso kann der Vorgang der Produktbestellung vollumfänglich automatisiert werden. Bestellt ein Kunde Ware, wird durch den Workflow eine Überprüfung der Order durchgeführt – inklusive notwendiger Warenbestellungen. Das Verschicken von Produkten und die anschließende Rechnungsstellung lassen sich gleichfalls automatisieren. Weiterführende Abläufe für diesen Bereich können etwa das automatisierte Informieren von Kunden zu ähnlichen Produkten oder artverwandten Produktgruppen beinhalten.

Um Workflow Management, zusammen mit einem dazugehörigen Workflow Management-System einzuführen, empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise. So finden Sie die beste Lösung und integrieren diese effektiv im eigenen Netzwerk.

Sobald die beste Lösung für das Unternehmen gefunden ist, wird diese im Netzwerk eingebunden. Idealerweise erfolgt das über eine Cloud-Lösung. Diese Lösungen sind schneller integrierbar und wachsen mit den Herausforderungen im Unternehmen mit.  

Schritt 1: Die richtigen Workflows finden

Ideal ist ein Cloud-basiertes Workflow Management-System, wenn dieses zusammen mit einem Dokumentenmanagement-System im Einsatz ist:

1. Hier funktioniert die Prozessautomatisierung optimal, da vor allem bei dokumentenlastigen Abläufen Anwender von manuellen Aufgaben effektiv befreit werden können.
2. Sind die Dokumente bereits im Dokumentenmanagement-System digitalisiert, lassen sich Workflows sehr viel schneller erstellen und erhöhen gleichzeitig den Nutzen des Dokumentenmanagement-Systems durch die Interaktion mit dem Workflow Management-System.
3. Gleichzeitig lassen sich die Anwender noch effektiver entlasten, da auch der Dokumentenfluss über das Workflow Management geregelt wird.

Um ein Workflow Management-System einzuführen, sollten die wichtigsten Workflows identifiziert werden, deren Digitalisierung und Automatisierung am meisten Nutzen bringen.

Bei für den Start geeigneten Workflows sind oft zahlreiche, wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte vorhanden, die dem ganzen Unternehmen einen Nutzen bringen, weil sie zentrale Bedeutung haben. Solche Workflows finden sich vor allem in der Hauptverwaltung und Unternehmensbereichen wie Personalabteilung, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Einkauf. Natürlich hängt es vom jeweiligen Unternehmen ab, welche Workflows von der Digitalisierung und Automatisierung am meisten profitieren. 

Im Fokus der Prozesse, die durch Workflows automatisiert und digitalisiert werden sollen, sind häufig Dokumente und deren Weitergabe, Bearbeitung und Kontrolle. Die Dokumente sind wiederum im Dokumentenmanagement-System gespeichert, das mit dem Workflow Management-System verknüpft ist.

Vor allem Rechnungsverarbeitung oder Vertragsverwaltung sind typische Bereiche, die in einem Workflow Management-System abgebildet werden. Solche Workflows sind auch für den Einstieg geeignet, da deren Automatisierung hohe Produktivitätssteigerungen erwarten lassen. Grundsätzlich gilt, dass eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen ein durchdachtes Konzeptes benötigt.

Schritt 2: Schnittstellen für die Integration identifizieren

In den meisten Fällen sind Workflow Management-Systeme nicht isoliert im Einsatz, sondern werden gemeinsam mit anderen Systemen eingesetzt. Vor allem in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System macht ein Workflow Management-System Sinn. Hier sind die Dokumente bereits digitalisiert und lassen sich dadurch optimal in Workflows integrieren. Aber auch weitere Unternehmensanwendungen profitieren davon, mit einem Workflow Management-System verbunden zu werden.

Je besser das Workflow Management-System mit vorhandenen IT-Lösungen vernetzt wird, umso effektiver kann es arbeiten. Es gilt, die notwendigen Programme und deren Schnittstellen zu identifizieren und zudem festzulegen, wie diese mit dem Workflow Management-System verknüpft werden können.

Beispiele für die Integration von Unternehmensanwendungen an Workflow Management-Systeme:

• Die Integration mit dem Buchhaltungs- oder ERP-System macht Sinn, da hier Informationen und Daten auf Rechnungen und anderen Dokumenten mit den Buchhaltungsdaten übereinstimmen müssen.
• In der Personalabteilung wird oft mit Anwendungen wie PeopleSoft oder anderen Lösungen gearbeitet. Zusammen mit diesen Lösungen kann ein Workflow Management-System überprüfen, ob Dokumente, wie Verträge oder andere wichtige Schriftstücke, korrekt weitergeleitet, unterzeichnet, ausgefüllt und gespeichert wurden.
• Wenn Microsoft Word oder andere Textverarbeitungen mit dem Workflow Management-System verbunden sind, lassen sich Office-Dokumente in Workflows einbinden und gleichzeitig Sicherheitsvorgaben machen. Auch eine Versionsverwaltung ist über diesen Weg möglich.

Ein gutes Dokumentenmanagement- und Workflow Management-System muss über eine hohe Interoperabilität verfügen. Dazu sollten auch Industriestandards integriert sein, zum Beispiel REST-basierte APIs, mit denen sich andere Systeme an das Workflow Management-System anbinden lassen. Handelt es sich bei dem Workflow Management-System um ein Cloud-basiertes Konzept, sollte dieses sinnvollerweise mit anderen Cloud-basierten Lösungen zusammenarbeiten.

Selbst entwickelte Schnittstellen in einer Unternehmens-Anwendung sind auf keinen Fall empfehlenswert, da es hier auf Dauer zu Problemen mit Interoperabilität, Zugriff und Weiterentwicklung kommen kann. Dies gilt auch für Workflow Management-Systeme. Am besten sind Lösungen geeignet, die auf Industriestandards setzen.

Schritt 3: Den richtigen Anbieter und die richtige Lösung finden

Wenn die Anforderungen an das Workflow Management-System klar definiert sind und festgelegt wurde, mit welchen Unternehmensanwendungen das Workflow Management-System zusammenarbeiten soll, muss der richtige Anbieter gefunden werden. Die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems mit einem Workflow Management-System bietet einen Mehrwert und effektivere Workflows.

Idealerweise sollte der Anbieter des Workflow Management-Systems auch eine Expertise für Cloud-Services mitbringen. Workflow Management-Systeme und Dokumentenmanagement-Systeme sind als Cloud-Lösung ideal, da solche Systeme stark von den Vorteilen der Cloud profitieren. Außerdem sollte der Anbieter seine Erfolgsbilanz nachweisen können.

Ausgereifte Cloud-Lösungen in Betracht ziehen

Das Workflow Management-System sollte über einen ausreichenden Funktionsumfang verfügen und die Cloud-Dienste bereitstellen, die mit dem Workflow Management-System zusammen benötigt werden:

1. Es empfiehlt sich, Anbieter in Betracht zu ziehen, die komplette Pakete zur Verfügung stellen, am besten zusammen mit einem Dokumentenmanagement-System.
2. Die Workflows sollten am besten vorkonfiguriert sein, aber dennoch anpassbar an die entsprechenden Anforderungen im Unternehmen.
3. Im Idealfall verfügt das System über eine sichere Archivierungsfunktion, individualisierbare Zugriffssteuerung und läuft äußerst stabil.  
4. Bei wachsender Datenmenge bieten Cloud-Systeme Vorteile, da diese schneller skalierbar sind und auch bei stark wachsenden Datenmengen problemlos Speicherplatz zur Verfügung stellen.
5. Eigene Hardware und Serverräume sind beim Einsatz einer Cloud-Lösung genauso wenig notwendig wie der selbst verwaltende Betrieb einer eigenen Lösung, inklusive Wartung, Datensicherung, Aktualisierung und Fehlerbehebung.
6. Ein Cloud-basiertes System ist darüber hinaus im Hinblick auf Kosten und Lizenzierung besser planbar. Benutzer müssen nur das bezahlen, was sie an Speicherplatz benötigen und an Funktionen nutzen. Die Kosten sind dadurch optimal plan- und kontrollierbar.
7. Cloud-basierte Systeme arbeiten mit End-zu-End-Verschlüsselung und stellen dadurch sicher, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf die Daten nehmen können.
8. Die Systeme werden in sicheren Rechenzentren betrieben, die über weitreichende Sicherheitsmaßnahmen verfügen.
9. Die Sicherheit des Systems wird bei der Planung berücksichtigt und sollte auch Teil der Implementierung sein. Hier lässt sich festlegen, welcher Personenkreis Zugriff auf die Daten nehmen darf.
10. Auch Compliance-Anforderungen lassen sich auf diesem Weg ideal planen und einführen. Personalabteilungen arbeiten zum Beispiel mit sehr sensiblen Daten, deren Zugriff im Workflow Management-System auch besonders gut geschützt werden muss.

Vorkonfigurierte Workflows bieten Vorteile

Vor der Einführung des Workflow Management-Systems sollte verifiziert werden, ob das eingesetzte System mit vorkonfigurierten Workflows arbeiten soll, oder ob alle Prozesse manuell aufzusetzen sind:

• Vorkonfigurierte Workflows nutzen die Erfahrung des Anbieters für ähnlich ablaufende Prozesse, auch von anderen Unternehmen.
• Vorkonfigurierte Prozesse lassen sich schnell einführen und an die eigenen Anforderungen individuell anpassen.
• Durch die schnelle Einführung profitieren Unternehmen sofort von den Möglichkeiten des Workflow Managements.

Die Cloud-basierte Workflow Management-Software sollte möglichst schnell einsatzbereit und einfach bedienbar sein. Die Anwender müssen sich möglichst schnell in das System einarbeiten können. Im Geschäftsalltag steht ein produktives Arbeiten im Fokus. Dafür ist eine leicht bedienbare und verständliche Benutzeroberfläche genauso relevant wie eine optimale Leistung.

Cloud-Lösung global verfügbar

Wenn eine Lösung in der Cloud gebucht wird, sollte diese global verfügbar sein. Der Anbieter sollte sein Produkt zudem am besten auf einer führenden Cloud-Plattform anbieten. Hierbei besteht der Vorteil, dass die Lösung in sehr sicheren Rechenzentren betrieben wird, die global zugreifbar sind und leistungsstark zur Verfügung stehen. Die bekanntesten Anbieter für Cloud-Infrastrukturen sind:

• Microsoft Azure
• Amazon Web Services (AWS)
• Google Cloud Platform
• Oracle Cloud Infrastructure

Betreibt ein Anbieter ein eigenes Rechenzentrum, lassen sich nie die Leistung und Sicherheit eines globalen Anbieters wie Microsoft, Amazon, Google oder Oracle erreichen. Das gilt auch für die Verfügbarkeit. Dazu kommt, dass bei diesen Anbietern weitere Lösungen gebucht werden können, die in der Lage sind, optimal mit dem Workflow Management-System zu interagieren.

Tipps zur Verbesserung Ihres digitalen Workflows

Wenn Workflows mit einem Workflow Management-System digitalisiert werden, lassen sich die Prozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen wesentlich effektiver und weniger zeitintensiv abwickeln. Das spart Kosten, verbessert die Sicherheit und erhöht darüber hinaus die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die dadurch entlastet werden.

Aktuelle Workflows dokumentieren und überdenken

Um die Workflows ideal zu gestalten, sollten diese durchdacht und dokumentiert werden. Dadurch ergibt sich häufig noch zusätzliches Verbesserungspotenzial.

Feedback der Benutzer

Die Anwender, die mit dem Produkt arbeiten, haben oft Vorschläge für Verbesserungen. Diese Verbesserungen sollten überprüft und eingearbeitet werden – sofern diese sinnvoll sind.

Prozesse schrittweise optimieren

Es muss nicht immer das große Ganze optimiert werden. Oft bringt das Verbessern einzelner Prozesse schon viele Vorteile mit sich, die einen echten Mehrwert bieten. Beim Geschäftsprozesse optimieren ist nicht immer notwendig, alle Probleme zu lösen. Es reicht oft bereits aus, wenn einzelne Hindernisse aus dem Weg geräumt werden.

Digitale Workflows sollten flexibel und anpassbar sein

Die erstellten Workflows sind nicht immer für alle Zeit in der ursprünglichen Form sinnvoll. Oft ergeben sich bei der täglichen Arbeit Verbesserungsvorschläge, die den Workflow und damit die Arbeit einer Abteilung und die Aufgaben im Workflow optimieren. Es muss daher problemlos möglich sein, diese Verbesserungen in die digitalen Workflows zu integrieren.

Vermeiden von häufigen Problemen

Beim Einsatz eines Workflow Management-Systems lauern einige Hürden und Fallen, die umgangen werden sollten. Dadurch lässt sich die Leistung eines guten Workflow Management-Systems weiter verbessern.

Workflows nicht zu komplex gestalten

Die Workflows sollten die Anwender nicht überfordern. Daher dürfen die Abläufe nicht zu komplex gestaltet werden, sondern besser auf einfache Art verständlich und flexibel. Das ermöglicht eine weitere Optimierung nach der Inbetriebnahme.

Professionelle Unterstützung anfordern

Ist kein IT-Spezialist im Haus, sollten Workflows in Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister erstellt werden. So lassen sich beider Erstellung von Workflows Fehler von vornherein zu vermeiden.

Digitalisierung ist nicht auf bestimmte Branchen oder Unternehmensbereiche beschränkt. Sie betrifft alle Unternehmen aus Industrie und Handel ebenso wie Speditionen, Krankenhäuser oder Verwaltungen – und dort wiederum Abteilungen wie Einkauf, Entwicklung, Fertigung und Lager ebenso wie das Personalwesen oder die Buchhaltung.

Überall muss man sich früher oder später mit dem digitalen Wandel auseinandersetzen und automatisierte Workflows etablieren. Allerdings sind weder Unternehmen noch ihre Abteilungen bei der Digitalisierung auf demselben Stand, so dass papierbasiertes Arbeiten vielerorts nach wie vor zum Arbeitsalltag gehört. Und das obwohl die Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen oder Bewerbungen auf Papier umständlich und zeitraubend ist.

Hier können digitale Workflows Abhilfe schaffen, die manuelle, papierbasierte Arbeiten ersetzen, indem sie alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse automatisieren. Digitale Workflows helfen dabei, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie mittels Standardisierung langwierige E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch wiederholte Anläufe für Terminabsprachen. Mittels digitaler Workflows lassen sich Termine deutlich besser planen und organisieren.

DocuWare erstellt zu Beginn von Digitalisierungsprojekten grundsätzlich eine Analyse des Ist-Zustands eines Unternehmens und all der Abteilungen, deren Prozesse zukünftig automatisiert werden sollen. Der Kunde bewertet den jeweiligen Status Quo und legt den DocuWare-Experten fest sowie den konkreten Handlungsbedarf für alle involvierten Mitarbeiter.

Ein guter Richtwert zum Bestimmen des Optimierungspotenzials: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto sinnvoller ist die Umstrukturierung. Bei der Zielformulierung hilft die Antwort auf die Frage, welchen Nutzen automatisierte Workflows bringen sollen. Die erfahrenen DocuWare-Experten können in dieser Phase wertvolle Tipps geben.

Denn digitale Workflows gestalten alle Abläufe innerhalb eines Unternehmens nicht nur schneller und fehlerfreier, sondern nachvollziehbar transparenter und kontrollierbarer. Vor allem Abteilungen wie der Buchhaltung oder dem Personalwesen kommt das zugute. Außerdem begünstigen digitale Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse, was den Verkauf ankurbeln kann – und so entscheidende Wettbewerbsvorteile bringt.

Workflow Management ist für Unternehmen aller Größenordnungen ein wichtiger Bereich, der dabei hilft, die einzelnen Aufgaben von Abteilungen und Mitarbeitern zuverlässig zu modellieren und deren Ablauf zu koordinieren. Auch die Überwachung der Workflows ist auf diesem Weg möglich. Damit Workflow Management im Unternehmen umgesetzt werden kann, ist ein Workflow Management-System notwendig, das idealerweise im Paket, zusammen mit einem Dokumentenmanagement-System, implementiert wird. Die Lösungen sind am besten über eine Cloud-Variante integrierbar. Unternehmen Sie die ersten Schritte und informieren sich über die vielfältigen Möglichkeiten und unbestreitbaren Vorteile von Workflow Management-Systemen.

Was ist ein Workflow Management System?

Die Steuerung, Überwachung und Analyse digitalisierter und automatisierter Business-Prozesse können durch ein Workflow Management System, also mittels einer Software-Lösung, gesteuert werden. Workflow Management Systeme lassen sich als SaaS über eine Cloud oder als On Premises realisieren. Hierbei können vorkonfigurierte Varianten für Standard-Prozesse genutzt werden, um eine schnelle Implementierung zu realisieren. Aber auch komplexe individuelle Prozesse sind umsetzbar.

Was versteht man unter einem Workflow?

In unterschiedlichsten Bereichen des Arbeitsalltags werden wir mit teils permanent wiederkehrenden Abläufen und Prozessen konfrontiert. Diese sind nichts anderes als ein Workflow. Ein solcher Workflow definiert involvierte Personen und Zeitabläufe eines Arbeitsprozesses. Auch Rollen und Rechte sind dabei festgelegt. Verwendete technische Hilfsmittel werden bei einem Workflow ebenfalls determiniert.

Wie funktionieren Workflow Management Systeme?

Ein Workflow Management System als zentrales Tool zur Steuerung von Arbeitsprozessen, dient aber auch als Architektur integrierter Informationssysteme. Für eine störungsfreie und effiziente Funktion wird für einen Workflow der Ausgangspunkt, der Ablauf sowie der Endpunkt genau vordefiniert. Innerhalb dieser automatisierten Geschäftsvorgänge lassen sich so wiederkehrende Prozesse optimieren und strukturieren.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow und Prozess?

Die Bezeichnungen Workflow und Prozess werden häufig miteinander verwechselt. Während mit einem Geschäftsprozess jedoch eine Abfolge von Aktivitäten in einem zeitlich logischen Kontext gemeint ist, bezeichnet ein Workflow die Koordinierung einzelner Arbeitsabläufe. Die Analysen aus einem Prozessmanagement können allerdings durchaus die Basis für die Definition der Aufgaben eines Workflows auf operativer Ebene bilden.