Die Namen von Windows-Dateien enthalten mitunter Informationen, die sich für eine Aufnahme in die Indexierung eignen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Dateinamen bei der Ablage in drei Schritten in ein Feld "Filename" schreiben und in Suchdialoge und Ergebnisliste einbinden.
Wenn Sie den Namen einer unter Windows erstellten Datei in deren Indexierung aufnehmen möchten, gehen Sie so vor:
1. Erstellen Sie eine Kopie Ihres Ablagedialogs. Dies können Sie in der DocuWare Konfiguration auf der Übersichtsseite des Archivmoduls oder in der DocuWare Administration tun.
Aus dem Original-Ablagedialog entfernen Sie das Feld, in das der Dateiname gespeichert werden soll. Die Benutzer werden es also beim Ablegen nicht mehr sehen können.
2. Legen Sie eine Import-Konfiguration an, die die Kopie des Ablagedialogs verwendet und mit der Sie in den Briefkorb speichern können. Für das Feld, das mit dem Dateinamen gefüllt werden soll, verwenden Sie die Indexierungsfunktion in der Import-Konfiguration.
3. Richten Sie abschließend einen Import-Auftrag an, der einen Ordner überwacht und die Dateien mit der eben angelegten Import-Konfiguration in den Briefkorb legt.
Durch die Import-Konfiguration wird der Dateiname schon beim Import fest in das Feld geschrieben. Er bleibt auch dann bestehen, wenn das Feld nicht im Ablagedialog vorhanden ist. Die Benutzer sehen jetzt beim Ablegen einen leeren Ablagedialog. Falls ein Benutzer auch den Dateinamen benötigt, um zu erkennen, um welches Dokument es sich handelt, kann er unten im Viewer den Originaldateinamen nachschauen.
Vielen Dank an Fabian Bauer, der mit seiner Frage den Anstoß zu diesem Tipp gegeben hat. Wenn auch Sie Anregungen oder Fragen haben, freuen wir uns, wenn Sie diese in unserem Customer Feedback Forum posten.