Bereits mehr als tausend DocuWare-Kunden verwenden Intelligent Indexing für die schnelle Ablage ihrer Dokumente. Das erfolgreiche Prinzip: Der Service liest Dokumente aus und schlägt Ablagebegriffe vor. Fast vierzehn Millionen Dokumente hat Intelligent Indexing bereits indexiert. Seine Treffsicherheit liegt bei mehr als 80 Prozent. Was aber, wenn Intelligent Indexing mal nicht ins Schwarze trifft? Durch richtiges Korrigieren können Sie den Service trainieren.
Ein Beispiel: Sie erhalten die erste Rechnung Ihres neuen Getränkelieferanten Willi Wasser. Sie scannen die Rechnung und Intelligent Indexing macht sich an die Verschlagwortung. Alle Ablagefelder – Belegnummer, Datum, Betrag etc. – sind einwandfrei ausgefüllt. Nur der Firmenname stimmt noch nicht ganz: Statt der vollständigen Firmenbezeichnung "Willi Wasser Getränke GmbH" steht nur "Getränke GmbH" im Ablagefeld.
Besser klicken statt tippen
Intellligent Indexing lernt nun durch Ihre Korrektur. Grundsätzlich gilt dabei: Bei falsch oder nicht vollständig ausgelesenen Einträgen, sollten Sie Intelligent Indexing nicht über die Tastatur verbessern, sondern mit der Funktion One Click Indexing. Andernfalls verlernt der Service das Auslesen des Feldes aus dem Dokument und verlässt sich auch bei Folgedokumenten auf die manuelle Eingabe.
Und so geht's:
1. Klicken Sie also in das betroffene Indexfeld – das Feld sowie die Fundstelle des Indexeintrags im Dokument werden farblich hervorgehoben.
2. Nun markieren Sie die vollständige Textpassage im Dokument mit gedrückter Maustaste – in unserem Fall also "Willi Wasser Getränke GmbH". Sofort landet die Firmenbezeichnung richtig im Ablagedialog.
3. Sie legen das Dokument ab. Intelligent Indexing merkt sich die Korrektur. In der Regel schon bei der nächsten Getränkerechnung indexiert der clevere Service korrekt.
Bitte beachten Sie: Wurde ein Dokument mehrfach falsch durch Intelligent Indexing indexiert und abgelegt, müssen Sie die Korrektur des Eintrags entsprechend häufiger durchführen, um einen Lernerfolg zu erreichen.
Gute Auflösung – gute Ergebnisse
Die Treffsicherheit von Intelligent Indexing ist maßgeblich von der Lesbarkeit des Dokuments abhängig. Daher empfehlen wir für optimale Ergebnisse eine Dokument-Auflösung ab 300 dpi. Andernfalls können leicht sogenannte OCR-Fehler auftreten. Das bedeutet, die Maschine erkennt zum Beispiel "i" oder "!" statt "I" oder liest statt "w" zweimal "v".
Auch bei solchen Fehlern ist es ratsam, den Eintrag mit One Click Indexing zu verbessern. Erst wenn die richtige Indexierung wieder nicht klappt, sollten Sie über die Tastatur manuell korrigieren. Kommt es häufig zu OCR-Fehlern, optimieren Sie am besten die Auflösung beziehungsweise die Scan-Einstellungen.