Windows Explorer Client jetzt auch mit Smart Index!
Über den Windows Explorer Client legen Sie Ihre Dokumente bequem in DocuWare ab, ohne Ihre gewohnte Arbeitsoberfläche zu verlassen: Dazu verschieben Sie Ihre Dateien einfach per Drag and Drop in das gewünschte Archiv. In der neuesten DocuWare-Version stehen ihnen jetzt bei der Ablage im Windows Explorer Client zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Dazu gehört auch die aus dem Web Client schon länger bekannte Funktion „Smart Index“. Damit legen Sie beispielsweise Rechnungen, die zu einem bestimmten Buchungsvorgang gehören, viel schneller ab als zuvor. Das alles ohne extra den Web Client öffnen zu müssen.
Anwendungsbeispiel:
Ein Mitarbeiter bearbeitet eine Rechnung in seinem ERP-System. Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, zieht der Mitarbeiter die vorliegende Rechnung einfach in das gewünschte Archiv im Windows Explorer Client, um sie in DocuWare zu archivieren. Wenn sich der Ablagedialog öffnet, muss nur die Funktion „Smart Index ausführen“ ausgewählt werden und DocuWare übernimmt automatisch alle relevanten Begriffe aus dem geöffneten Datensatz des ERP-Systems.
Ein Klick auf „Smart Index ausführen“ und die Felder füllen sich automatisch mit den Einträgen aus dem gleichzeitig geöffneten Buchungsprogramm
Wenn Sie die Rechnung in einer E-Mail erhalten haben, können Sie die E-Mail – oder auch nur den Anhang allein – sogar direkt aus Outlook in den Windows Explorer Client verschieben. Es sind keinerlei Zwischenschritte notwendig.
Einrichtung:
Alles was Sie benötigen um Smart Index zu benutzen ist eine Smart-Index-Konfiguration. Diese erstellen Sie in den Web Client Konfigurationen unter „Integrationen“ -> „Smart Connect“ (Das Modul „Smart Connect“ wird benötigt um eine Konfiguration einzurichten). Ein Assistent führt Sie dabei durch die einzelnen Schritte.
Dort legen Sie fest, aus welcher Anwendung bzw. aus welchen Bereichen dieser Anwendung Smart Index die Indexbegriffe auslesen wird. Beim Klick auf den Smart Index Button erkennt DocuWare später die Anwendung automatisch, übernimmt die Inhalte aus den festgelegten Bereichen und überträgt diese in die zugeordneten Indexfelder. Smart Index kann prinzipiell mit jeder Anwendung genutzt werden.
Ihre Vorteile:
- Dokumente werden mit nur einem Klick indexiert
- Einträge bleiben über verschiedene Datenbanken hinweg konsistent
- Tippfehler werden vermieden
