Tipp: Mit digitalen Briefkörben arbeiten

10_Briefkorb_Titel_ohne_ZoomWie auf Ihrem Schreibtisch, aber ganz ohne Zettelwirtschaft lassen sich Dokumente im digitalen Briefkorb bearbeiten und sortieren. Kennen und nutzen Sie bereits alle Funktionen des DocuWare-Briefkorbs?

Im Folgenden haben wir Ihnen ein kleines Briefkorb-Einmaleins zusammengestellt.

Neue Briefkörbe erstellen

Sicherlich nutzen Sie mit mindestens einen Briefkorb. In der Regel wurde dieser zentral eingerichtet.
Wenn Sie gerne weitere Briefkörbe hätten, können Sie sich diese ganz einfach selbst erstellen:

1_Konfigurationen_ffnen

 

 

 

 

 

 

1. Öffnen Sie dafür übers Hauptmenü in Ihrem DocuWare-Client die Konfigurationen.

2. Gehen Sie nun in der Konfigurationsübersicht auf „Briefkörbe“ und starten Sie dann mit einem Klick aufs grüne Plus oben links mit der Erstellung des neuen Briefkorbs.

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3. Nun sind nur noch vier weitere Schritte nötig: Unter „Allgemein“ geben Sie dem Briefkorb einen Namen und wählen eine Farbe aus. Unter „Einstellungen“ können Sie die Dokument-Kapazität beschränken und für den Fall, dass Dokumente automatisch vom Briefkorb aus abgelegt werden sollen, ein Archiv dafür festlegen.

Wenn Sie dies nicht benötigen, überspringen Sie diesen Schritt einfach. Ebenso optional können Sie den Intelligent-Indexing-Service für Ihren neuen Briefkorb aktivieren. Im letzten Schritt geben Sie sich und eventuell weiteren Kollegen das Recht, den Briefkorb zu benutzen.

 

Mit mehreren Briefkörben arbeiten

Ihr neuer Briefkorb erscheint nun im Dropdown-Menü des Briefkorb-Reiters in Ihrem DocuWare-Client.

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Bei diesem Beispiel stehen drei Briefkörbe zur Verfügung. Durch Anklicken öffnet sich für jeden Briefkorb eine eigene Registerkarte:

 

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So lassen sich mehrere Briefkörbe parallel öffnen und Sie können schnell zwischen den Briefkörben hin und her springen.

 

5_Drag__Drop-1

Per Drag & Drop lassen sich Dokumente dann von einem in einen anderen Briefkorb verschieben: Das Dokument nur anpacken und auf die entsprechende Registerkarte ziehen. 

 

Mit Sternchen: der Standardbriefkorb

Einer Ihrer Briefkörbe ist immer mit einem Stern gekennzeichnet. Dies bedeutet: Dokumente landen nach einem Scan- oder Printer-Job standardmäßig in diesem Briefkorb – es sei denn in der entsprechenden Konfiguration wurde ein anderes Ziel festgelegt.

6_Standardbriefkorb-1

Wenn Sie einen anderen Briefkorb als den bisherigen als Standard-Briefkorb festlegen möchten, öffnen Sie nur die Briefkorb-Optionen und klicken „Zum Standard-Briefkorb machen“.

 

Die Dokument-Ansicht ändern

Ein großer Vorteil von digitalen Briefkörben ist es, alle Dokumente darin auf einen Blick erfassen zu können. Wenn sehr viele Dokumente im Briefkorb liegen, kann es sich für einen noch besseren Überblick lohnen, die Ansicht zu ändern. Auch dies klappt einfach über die Briefkorb-Optionen: Wechseln Sie zum Beispiel von der Miniaturansicht zur Tabellenansicht oder sortieren Sie die Dokumente je nach Bedarf.

 

7_Genderte_Ansicht-1

 


Dokumente bearbeiten: Büroklammer, Stempel & Co.

Die Werkzeuge, um Dokumente im Briefkorb weiterzubearbeiten finden Sie entweder im Kontextmenü (Rechtsklick auf ein Dokument) oder über die Werkzeugleiste im Viewer.

 

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Im Kontextmenü gibt es etwa Büroklammer und Hefter, um zwei markierte Dokumente zusammenzufügen. Im Viewer lassen sich zum Beispiel Textmarker, Stempel oder Notizen auf einem Dokument anbringen.

Mit einem Klick auf  9_Bearbeiten öffnet sich das Dokument direkt im Bearbeitungsprogramm.

Selbstverständlich ist es auch möglich, Dokumente direkt aus dem Briefkorb per Mail zu versenden oder auszudrucken.

 

Topics: Tipps & Tricks, DocuWare Client

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