Endlich Ferien! Mit der DocuWare-Funktion für Stellvertreter gehen Sie sicher, dass anfallende Aufgaben auch während Ihrer Abwesenheit erledigt werden. In einer Vertretungsregel richten Sie ganz einfach ein, wer diese an Ihrer Stelle erhalten soll.
Sorgen Sie mit einer Vertretungsregel dafür, dass Ihre Workflow-Aufgaben auch erledigt werden können, wenn Sie für das Unternehmen nicht erreichbar sind. Bevor Sie in den Urlaub gehen, legen Sie in der Vertretungsregel fest, welchen Kollegen Ihre Aufgaben zugewiesen werden sollen.
Während Sie am Strand liegen, geht dann zum Beispiel die Aufgabe der Rechnungsfreigabe in der Firma an den Mitarbeiter, der für Sie als erster in der Vertreter-Reihenfolge aufgeführt ist. Sollte auch der abwesend sein, wird die Aufgabe an den zweiten weitergeleitet und so weiter. Vertretungsregeln erstellen Sie in der DocuWare Administration.
Im DocuWare Client tragen Sie unter Mein Profil zudem Ihre Abwesenheit ein. Ebenso tut dies jeder Kollege, der in der Regel als Vertreter für Sie hinterlegt ist, für sich. Die Abwesenheitsangaben sind zwingend notwendig, denn ohne sie kann eine Vertretungsregel nicht angewendet werden. Diese Informationen können übrigens auch in der DocuWare Administration eingerichtet werden.
Komplexere Vertretungsregeln
Für umfassendere Vertretungsvorgaben können Sie auch mehrere Vertretungsregeln in einer „Vertretungsliste“ zusammenfassen. Diese kann zum Beispiel aus mehreren Vertretungsregeln für verschiedene Kostenstellen oder Abteilungen bestehen. Vertretungslisten erstellen Sie ebenfalls in der DocuWare Administration. Aus einer Vertretungsliste wählen Sie im Workflow Designer dann alle oder einzelne Vertretungsregeln für das Zuweisen von Aufgaben aus. Eine Regel sollte also mindestens zu einer Vertretungsliste gehören.
Um die Vertretungsfunktionen von DocuWare nutzen zu können, benötigen Sie das Modul Workflow Manager.