In jedem Unternehmen gibt es sie: Die Abläufe, bei denen sich Entscheidungen immer wieder verzögern, weil es ständig zu Unklarheiten, Rückfragen und Bearbeitungsstau kommt. Wirken Sie dem Stress entgegen: Durch klare Regeln und DocuWare Workflow Manager verwandeln Sie selbst den komplexesten Prozess in einen strukturierten digitalen Workflow.
Mit klaren Regeln zum strukturierten Workflow
Mit Workflow Manager folgen die Bearbeitungsschritte den Regeln, die Sie über eine grafische Benutzeroberfläche festlegen: Alle Aufgaben und Bedingungen werden mit Drag & Drop platziert und miteinander verbunden.
Die Aktionen im Workflow lassen sich nicht nur Schritt für Schritt anordnen, sondern auch parallel: Definieren Sie zum Beispiel, dass mindesten drei von fünf Bearbeitern eine Rechnung absegnen müssen. Oder legen Sie Ausnahmen fest: Etwa, dass Rechnungen über 5.000 Euro immer bei der Geschäftsleitung zur Freigabe vorliegen.
Vertreterregeln sorgen dafür, dass Aufgaben nicht unerledigt bleiben, falls ein Mitarbeiter nicht im Büro ist. Durch E-Mail-Benachrichtigungen gerät der Prozess auch dann nicht ins Stocken, falls Anwender nur sporadisch mit DocuWare arbeiten.
Automatische Workflows nutzen
Zugleich macht Workflow Manager Bearbeitungsschritte möglich, die komplett im Hintergrund ablaufen: Das System kann etwa selbstständig Rechnungs-Dubletten identifizieren und melden.
Zudem lassen sich über Programmierungen oder CSV Export leicht Daten aus DocuWare in andere Anwendungen übergeben; das Buchhaltungsprogramm wird dann automatisch mit Daten gefüllt, die beim Erfassen und Freigeben in DocuWare anfallen.
Mehr über Workflow Manager lesen Sie auch in unserem Datenblatt. Oder überzeugen Sie sich in unserem Video So funktioniert elektronische Rechnungsverarbeitung, wie Workflow Manager die Kreditorenbuchhaltung optimiert.