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Ohne Papier arbeiten – Tipps für den Einstieg in DocuWare

Ohne Papier arbeiten – Tipps für den Einstieg in DocuWareIhre Firma arbeitet ab heute mit DocuWare? Statt mit Papier gehen Sie jetzt mit digitalen Dokumenten um. Aktenordner gibt es nicht mehr, denn alle Unterlagen wandern ins digitale Archiv. Wir zeigen Ihnen, wie der Umstieg auf digitale Prozesse schnell und einfach gelingt. Trauen Sie sich und legen Sie gleich mit DocuWare los, denn Sie können nur gewinnen – ob Zeit, Geld oder Informationen.



Mit DocuWare organisieren Sie sich Ihre Arbeit mit digitalen Dokumenten im Prinzip genauso, wie Sie dies vorher mit Papierunterlagen getan haben. Sie erhalten zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine oder Projektpläne. Früher haben Sie Dokumente in Aktenordnern abgelegt, jetzt speichern Sie diese im digitalen DocuWare-Archiv.

Mussten Sie gestern noch ans Regal gehen, um ein bereits abgelegtes Dokument wieder herauszusuchen, genügt bei DocuWare eine Eingabe in die Suchmaske und schon erscheint das Dokument im Viewer.

Arbeiten Sie ab dem ersten Tag mit DocuWare. Spielen Sie mit dem System, um es kennenzulernen, Sie können nichts kaputtmachen.

Das Tutorial für den ersten Überblick

Klicken Sie sich zur Einführung durch unser kurzes Tutorial. Es erscheint, wenn Sie DocuWare starten. Sie können es auch aktiv aufrufen: Öffnen Sie das Hauptmenü und wählen Sie Tutorial starten aus.

Klicken Sie sich zur Einführung durch unser kurzes Tutorial. Es erscheint, wenn Sie DocuWare starten.

 

Wie fange ich am besten an?

Testen Sie die flexiblen Recherche-Möglichkeiten, die DocuWare Ihnen bietet. Hier einige Anregungen:

  • Suchen Sie mit „*“ nach Namen von Geschäftspartnern, geben Sie zum Beispiel „Müller*“ in die Suchmaske ein. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie Namen in der Ablage indexiert sind. Mit einer solchen Suche sehen Sie auch, welche unterschiedlichen Arten von Dokumenten es für einen Geschäftspartner im Archiv schon gibt, zum Beispiel E-Mails, Rechnungen und Lieferscheine. Wie Sie suchen, zeigen Ihnen auch dieses Video oder unser Blogartikel dazu.
  • Sie können es auch andersherum angehen: Nehmen Sie sich zum Beispiel ein paar Rechnungs-, Bestell- oder andere Projektvorgänge und versuchen Sie, in DocuWare die Dokumente dazu zu finden. Sie werden sehen, wie einfach das ist. Sie können nach allem suchen, was Ihnen im Suchdialog als Feld angeboten wird, also zum Beispiel nach Name, Datum oder Dokumenttyp.
  • Suchen Sie nach einem Datum, zum Beispiel dem gestrigen, um festzustellen, ob die Dokumente, die gestern im DocuWare-Archiv abgelegt wurden, auch zu finden sind.
  • Verwenden Sie bei Ihrer Suche auch die Sortierfunktion in der Anzeigemaske. Sortieren Sie die Ergebnisliste beispielsweise nach Name oder Datum, indem Sie auf den jeweiligen Spaltenkopf klicken.
  • Zudem können Sie Ihre Suchen speichern, sodass Sie öfter benötigte Dokumente noch schneller finden.

Gestalten Sie DocuWare, wie Sie es brauchen

Sie können und sollten das Erscheinungsbild von DocuWare ganz Ihren Bedürfnissen anpassen. Stellen Sie zum Beispiel ein, welche Werkzeuge im Viewer angezeigt werden sollen.

Leichtes Indexieren

Falls Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Dokumente indexieren, also die einzelnen Indexfelder ausfüllen sollen, fragen Sie der Person nach, die für die korrekte Ablage zuständig ist, zum Beispiel Ihrer Vorgesetzten. Lassen Sie sich erklären, nach welchen Regeln die Indexbegriffe vergeben werden sollen. Für Archive, in denen sehr ausführlich indexiert wird, kann es sinnvoll sein, sich eine Vorlage zu erstellen.

Sie können Dateieigenschaften auch einfach als Indexbegriffe übernehmen, und das mit einem Klick.

Briefkörbe erleichtern die Arbeit

Oft ist es hilfreich, mehrere digitale Briefkörbe zu haben. Dann können Sie die Dokumente schon vor der Archivierung nach Arten sortieren. Für einen Workflow würden Sie beispielweise einen separaten Briefkorb nutzen, in dem keine Korrespondenz oder andere Dokumente eingehen. Legen Sie einmal einen Briefkorb an, und wenn es nur zur Übung ist, Sie werden sehen, wie einfach das ist.

Sprechen Sie mit Ihren Kollegen

Vieles von dem, was Sie auf Ihrem Bildschirm in DocuWare sehen und wie es Ihnen angezeigt wird, hat ein Kollege so eingerichtet. Und wenn etwas nicht passt, kann genau diese Person es auch ändern. Finden Sie z.B. etwas bei einer Bedingung für eine Workflow Aufgabe nicht stimmig? Oder verfügen sie nicht über die Berechtigung, eine Funktion zu nutzen?

Dann bitten Sie die zuständige Person, darum, dies anzupassen. Sie müssen schließlich mit dem System arbeiten und daher muss auch alles Ihren Anforderungen entsprechen. Manchmal braucht es nur eine kurze Absprache und schon läuft die Arbeit mit digitalen Dokumenten dreimal so schnell wie früher mit Papier.

Online-Hilfe zum Nachschlagen

Zu den meisten Funktionen finden Sie Hilfe im DocuWare Knowledge Center. Klicken Sie sich einfach mal durch die verschiedenen Bereiche.

Ansonsten können Sie auch im DocuWare Produkt-Blog (siehe unten) einen Begriff in das Suchfeld eingeben und schauen, ob es dazu einen Artikel gibt. Oder Sie geben bei Google „DocuWare“ und den Namen der Funktion ein. DocuWare ist so verbreitet, dass Sie auch darüber oft gute Ergebnisse erzielen.

Halten Sie sich auf dem Laufenden

Der DocuWare Produkt-Blog informiert Sie mehrmals pro Woche mit Tipps zu bestehenden Funktionen und zu Neuerungen. Am besten abonnieren Sie den Blog, dann erhalten Sie die neuesten Tipps & Tricks direkt per E-Mail.

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Geben Sie diese Info auch an Ihre Kollegen weiter. Das fördert den Austausch über DocuWare und Sie können sich bei Fragen ebenso gegenseitig helfen.

YouTube während der Arbeitszeit

Last but not least: Sehen Sie sich die Videos und Tutorials von DocuWare auf YouTube an, zum Beispiel zum digitalen Dokumentenmanagement, zur elektronischen Rechnungsverarbeitung, zum Suchen und Finden von Dokumenten oder zu Aufgabenlisten.

 

Topics: Tipps & Tricks, DocuWare Client, Erfassen & Ablegen, Suchen & Finden

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