Alle nötigen funktionalen Rechte und Archivberechtigungen werden in der Rolle „Accounting Director“ zusammengefasst

Neue Mitarbeiter schnell mit allen nötigen Rechten ausstatten

Von Katja Leonhardt • 13. August 2018
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In DocuWare können Sie neuen Mitarbeitern die erforderlichen Berechtigungen per Rolle zuweisen. Das ist einfach und spart Zeit, vor allem, wenn zahlreiche Rechte auf verschiedene Archive und Funktionen benötigt werden.  

Dokumente und Daten sind in DocuWare durch ein effektives Rechtesystem geschützt. Es ist ein Leichtes, den Mitarbeiten genau den Rechtespielraum zu geben, den sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen.

Bevor Sie loslegen, sollten Sie etwas Zeit in die Planung investieren. Denn Sie müssen die Rechtezuweisung nicht für jeden Mitarbeiter einzeln vornehmen, sondern können Berechtigungen in Rollen zusammenfassen. Archiv- und funktionale Rechte werden den Mitarbeitern dann quasi im Container zugewiesen.

Beispiel: Rolle Accounting Director

Ein Accounting Director legt die Gehaltsabrechnungen ab, bearbeitet Rechnungen und dokumentiert die Einnahmen und Ausgaben. Für seine Aufgaben benötigt er folgende Rechte:

• Lese- und Bearbeiten-Recht im Rechnungsarchiv

• Zugriff auf das HR-Archiv, wobei per Indexwertprofil festgelegt ist, dass der Accounting Director nur die Gehaltsabrechnungen lesen und die Indexeinträge bearbeiten, nicht aber alle Personaldokumente sehen darf. Mit einem weiteren Indexwertprofil erhält er zudem lesenden Zugriff auf seine eigenen Personaldokumente sowie auf die der Mitarbeiter in seiner Abteilung.

• E-Mail-Verkehr, Mahnungen und sonstige Dokumente werden im allgemeinen Dokumentenpool gespeichert, auf den der Accounting Director lesenden Zugriff hat. Selber gespeicherte Dokumente kann er auch bearbeiten.

• An funktionalen Rechten sind unter anderem Auswahllisten, Formulare und Stempel nötig.

 

Die Archivberechtigungen werden in den Einstellungen des jeweiligen Archivs vergeben – hier also im  Rechnungsarchiv, HR-Archiv und im zentralen Dokumentenpool:

Um im Rechnungsarchiv Dokumente lesen und bearbeiten zu können, erhält der Accounting Director die Standardprofile „Bearbeiten“ und „Lesen“

Um im Rechnungsarchiv Dokumente lesen und bearbeiten zu können, erhält der Accounting Director die Standardprofile „Bearbeiten“ und „Lesen“

 Mehr zu Vergabe von Archivberechtigungen finden Sie im DocuWare Knowledgecenter.

Die funktionalen Rechte befinden sich in der DocuWare Administration unter „Benutzerverwaltung“.

Funktionale Rechte in der DocuWare Administration
Um für seine Abteilung unter anderem Auswahllisten oder Formulare etc zu erstellen, benötigt der Accounting Director die entsprechenden funktionalen Rechte, die in der DocuWare Administration vergeben werden

Alle nötigen funktionalen Rechte und Archivberechtigungen werden in der Rolle „Accounting Director“ zusammengefasst:

Alle nötigen funktionalen Rechte und Archivberechtigungen werden in der Rolle „Accounting Director“ zusammengefasst
 

Verlässt ein Kollege das Unternehmen und seiner Benutzer-Account wird gelöscht, bleibt die Rolle „Accounting Director“ dennoch erhalten und wird dem neuen Kollegen unter „Benutzer“ per Knopfdruck zugewiesen.

 

Topics: Tipps & Tricks, Rechnungsverarbeitung, HR & Personalmanagement

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