Rechnungen mit einem Barcode bei der Ablage zu indexieren, bringt viele Vorteile – unter anderem, dass eine Rechnung eindeutig einem Buchungssatz im ERP-System zugewiesen werden kann. Um sicherzustellen, dass Rechnungen immer mit Barcode indexiert werden, richten Sie dafür ein Pflichtfeld ein. Das können Sie ganz einfach selbst erledigen.
Angenommen, Ihre Buchhaltung verwendet einen Ablagedialog „Rechnungen“ mit einem Feld „Barcode“. Um dieses Feld zu einem Pflichtfeld zu machen, rufen Sie im Systembereich der DocuWare Konfiguration das entsprechende Archiv auf und wechseln zu den Datenbankfeldern. Hier aktivieren Sie für das Feld „Barcode“ die Option „Pflichtfeld“.
Wenn der Benutzer nun versehentlich eine Rechnung ohne Eintrag im Feld „Barcode“ ablegen möchte, weist im DocuWare Client eine Meldung darauf hin:
Vorher überprüfen Sie aber noch das Archivprofil, mit dem Sie den Benutzern das Ablagerecht für das Archiv geben – oder Sie erstellen ein neues Archivprofil für das Ablegen. Wichtig ist, dass in dem Archivprofil nicht das Operator-Recht vergeben ist. Ein Operator darf nämlich ein Pflichtfeld bei der Ablage auch leer lassen:
Zudem ist es wichtig, dass im Archivprofil der Haken "Feld darf leer sein" beim Indexfeld „Barcode“ nicht gesetzt ist:
Beachten Sie, dass die Berechtigungen in DocuWare kumulativ sind. Falls ein Benutzer mehrere Archivprofile des Archivs besitzt, muss die Option "Feld darf leer sein" in allen Profilen entfernt werden.
Ordnen Sie dem Benutzer dann noch das entsprechende Archivprofil zu.