Die öffentliche Hand ist besonders gefordert, wenn es darum geht, Akten rechtskonform zu scannen. Nun haben Praktiker aus der Verwaltung zusammen mit dem BSI eine Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen entwickelt. Sie gilt als Meilenstein auf dem Weg zur flächendeckenden Verbreitung der rechtskonformen E-Akte.
Auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald hat sich beim deutschen Nationalen IT-Gipfel ein runder Tisch „Rechtskonforme E-Akte“ gegründet. In diesem Rahmen wurde die Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen erstellt, und zwar unter Leitung der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister/Vitako und der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in Abstimmung mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Damit wird nun die Technische Richtlinie RESISCAN, die vor allem für Bundesbehörden von Relevanz ist, für die kommunalen Verwaltungen leichter und rechtssicherer anwendbar.
Welche Schutzbedarfskategorie in Kommunen für die meisten Dokumente anzuwenden ist, benennt das Papier ganz klar: „Auf der Grundlage der von der KGSt empfohlenen Kriterien zur Risikobewertung ‚Eintrittswahrscheinlichkeit‘ und ‚Schadensvolumen‘ ist die KGSt-Arbeitsgruppe zu dem Ergebnis gekommen, dass in Kommunalverwaltungen in der Regel von der Schutzbedarfskategorie ‚normal‘ der Papieroriginale auszugehen ist.“ (S. 22)