Bei der Ablage in DocuWare wird jedes Dokument mit Metadaten, den sogenannten Indexeinträgen, versehen. Doch was tun, wenn ein Eintrag nachträglich geändert werden muss? Wie Sie die Anpassung ruckzuck vornehmen – ob für ein Dokument oder mehrere hundert gleichzeitig, erfahren Sie hier.
Indexeinträge zu einem Dokument können beispielsweise die Dokumentart, der Dokumentstatus, der Firmenname, verschiedene Kontaktdaten, die Projektnummer oder beliebige andere Kategorien sein. Die ursprüngliche Indexierung ist schnell angepasst: Egal, ob Sie eine Schreibweise korrigieren, einen Namen ändern oder den Status eines Dokuments manuell von „gültig“ auf „ungültig“ setzen möchten. Einen besonderen Tipp haben wir für Sie, wenn dabei mehr als 100 Dokumente betroffen sind.
Inhalt:
- Indexeinträge eines Dokuments ändern
- Mehrere Indexeinträge ändern
- Profitipp: Indexeinträge für mehr als 100 Dokumente ändern
Indexeinträge eines Dokuments ändern
Rufen Sie das Dokument auf, für das Sie die Indexierung ändern möchten, und öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Eintrag zum Dokument das Kontextmenü. Wählen Sie dort die Funktion „Indexeinträge ändern“ aus. Dies funktioniert sowohl in den Suchen und Listen als auch innerhalb der Aufgaben. Falls Sie die Funktion nicht sehen oder sie ausgegraut ist, haben Sie keine Berechtigung dafür.
Es öffnet sich der Indexdialog, in dem Sie nun alle zum Dokument gehörenden Indexbegriffe sehen und ändern können. Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld und übernehmen Sie den neuen Eintrag aus der Auswahlliste oder mit One Click Indexing. Alternativ können Sie den neuen Eintrag auch über die Tastatur eingeben. Speichern und fertig.
Mehrere Indexeinträge ändern
Wenn Sie denselben Indexeintrag für mehrere Dokumente ändern möchten, weil sich beispielsweise der Projektname geändert hat oder Sie einen Schreibfehler korrigieren möchten, ist auch das schnell gemacht.
Führen Sie dazu eine Suche im Archiv durch, die die Dokumente anzeigt, bei denen Sie denselben Indexbegriff ändern möchten. Markieren Sie dann die gewünschten Dokumente. Das funktioniert in DocuWare genauso wie in anderen Windows-Anwendungen:
- [Strg +A]: Alle Dokumente markieren
- [Strg + Klick]: Ausgewählte Dokumente markieren
- [Strg + Umstelltaste]: Einen Bereich von Dokumenten in der Ergebnisliste markieren
Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie die Funktion „Mehrere Indexbegriffe ändern“. Oder rufen Sie die Funktion direkt mit dem Tastaturkürzel [Strg+Alt+I] auf. Der folgende Dialog öffnet sich:
Wählen Sie zunächst das Feld aus, in dem der Indexeintrag geändert werden soll. Dann tragen Sie den neuen Wert ein. Abschließend klicken Sie auf „Bearbeiten“. Schon ist der neue Indexeintrag für alle Dokumente übernommen.
Profitipp: Indexeinträge für mehr als 100 Dokumente ändern
Mit der oben beschriebenen Methode lassen sich maximal bis zu 100 Dokumente in einer Ergebnisliste auf einmal markieren, denn weitere Einträge werden auf einer neuen Seite angezeigt (und können somit nicht gleichzeitig markiert werden). Wenden Sie daher den folgenden Tipp an, wenn Sie denselben Indexeintrag für mehr als 100 Dokumente ändern möchten.
Pinnen Sie die Funktion „Indexbegriffe für alle Dokumente ändern“ als Button in die Ergebnisliste. Damit entfällt sowohl das Markieren der Dokumente als auch der Aufruf der Funktion über das Kontextmenü. Und Sie können mit einem Klick direkt die Indexierung für alle Dokumente einer Ergebnisliste ändern.
