Mit automatischen Nachrichten sind alle Mitarbeiter immer direkt informiert – zum Beispiel, wenn eine neue Unternehmensrichtlinie vorliegt. Egal, zu welchem Vorgang Sie eine Benachrichtigung einrichten – das Prinzip dahinter ist immer gleich.
DocuWare kann automatisch Benachrichtigungen per Mail versenden, wenn ein Dokument in einem Archiv gespeichert oder geändert wird. Dahinter steckt eine automatische Suche nach festgelegten Begriffen. Wird ein Dokument gefunden, sendet DocuWare eine Nachricht.
Und so richten Sie eine Benachrichtigung ein:
- Klicken Sie in der DocuWare Konfiguration unter Zusammenarbeit auf Benachrichtigungen.
Um den Bereich Benachrichtigungen zu sehen, benötigen Sie das Funktionsrecht Benachrichtigungen und bei lokal installierten DocuWare-Systemen zusätzlich die Taskmanager-Lizenz – kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Administrator. - Um eine Benachrichtigung für eine neue Unternehmensrichtlinie anzulegen, wählen Sie zunächst das Archiv aus, in welchem die Richtlinien abgelegt werden.
- Dann aktivieren Sie die Option für neue Dokumenteund definieren die Kriterien für die neue Regel:
- Im nächsten Schritt geben Sie Betreff und Text für die E-Mail an. Fügen Sie auch einen Link auf die Unternehmensrichtlinie hinzu, so dass die Empfänger das Dokument direkt im Viewer aufrufen können. Wählen Sie dazu unterhalb des Textfeldes ein Indexfeld aus und klicken auf das Plus-Zeichen. In der E-Mail wird dann der entsprechende Indexeintrag der neuen Unternehmensrichtlinie als Linktext verwendet:
5. Unter Abonnenten wird festgelegt, wer die E-Mail-Benachrichtigung erhält und unter Berechtigung, welche Kollegen die zugehörige Konfigurationen bearbeiten können.