HR-Serie: DocuWare verteilt Gehaltszettel

Von Josefine Kinseher • 3. Mai 2017
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Jeden Monat der gleiche Kostenfresser: Lohn- und Gehaltsabrechnungen drucken, falten, kuvertieren, frankieren, versenden, einsortieren. Sparen Sie Papier, Porto und Zeit und stellen Sie die Gehaltszettel in Zukunft digital zur Verfügung.


Es kostet etwa 1,50 Euro einem Mitarbeiter seine Abrechnung auf dem Papierweg auszuhändigen – den administrativen Aufwand nicht mit eingerechnet. Der Umstieg auf eine digitale Lösung spart Ressourcen, schont die Umwelt und ist enorm komfortabel.

Dabei erstellen Sie die Gehaltszettel weiterhin im ERP- oder Lohnprogramm Ihrer Wahl. Anstatt sie aber auszudrucken, sortiert DocuWare die Abrechnungen in die digitalen Personalakten ihrer Mitarbeiter ein. Auch wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung extern abwickeln, kann DocuWare das Verteilen übernehmen.

Kombinierbar mit jedem ERP und Lohnprogramm

DocuWare bietet zwei Wege:

Zum einen lässt sich der Druckertreiber DocuWare Printer direkt in beliebige Lohnsoftware integrieren. Jede Abrechnung wird dann einfach per Druckauftrag in die jeweilige Personalakte einsortiert.

Die andere Möglichkeit ist DocuWare Import: Hierfür exportieren Sie aus dem ERP ein PDF mit allen Mitarbeiter-Abrechnungen. Dieses PDF verschieben Sie nur noch in einen eigens konfigurierten Import-Ordner und schon läuft die Ablage von allein: DocuWare Import erkennt jede Abrechnung im PDF zum Beispiel an ihrer eindeutigen Personalnummer und archiviert sie in der richtigen Akte.

Gehaltsabrechnung online abrufen

Umgehend erhält jeder Mitarbeiter Bescheid, dass eine neue Abrechnung für ihn vorliegt: DocuWare verschickt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link auf den Gehaltszettel enthält. Passwortschutz und Verschlüsselung stellen beim Zugriff sicher, dass wirklich nur derjenige das vertrauliche Dokument öffnen kann, für den es bestimmt ist.

Natürlich lässt sich per PC und mobil auch direkt auf die komplette digitale Personalakte zugreifen, um die eigenen Gehaltsabrechnungen zu prüfen, herunterzuladen, auszudrucken oder weiterzuleiten.

Ein Verdienstnachweis kann so zum Beispiel auch sehr einfach und schnell an einen neuen Vermieter versendet werden.


Effizient: E-Mail mit passwortgeschütztem Direkt-Link zur eigenen Gehaltsabrechnung

Effizient: E-Mail mit passwortgeschütztem Direkt-Link zur eigenen Gehaltsabrechnung
 

Praktisch: Den Gehaltszettel online abrufen

Praktisch: Den Gehaltszettel online abrufen

Sie möchten Ihre Personalakten mit DocuWare organisieren und Gehaltsabrechnungen digital verteilen? Konkrete Tipps fürs Planen und Konfigurieren folgen in weiteren Artikeln unserer HR-Serie. Abonnieren Sie den Blog oder unseren Newsletter und bleiben Sie auf dem Laufenden.

 

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Topics: Workflow, Integration, HR & Personalmanagement

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