Entgegen weit verbreiteter Meinung müssen Rechnungskopien nicht als solche gekennzeichnet werden. Der Hinweis „Kopie“ oder „Duplikat“ kann also entfallen. Der deutsche Gesetzgeber hat das in seinem BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 (Seite 4, 2. Absatz) klargestellt:
„Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.“
Wenn Sie Ihrem Kunden eine Rechnung aus dem DocuWare-Archiv einfach noch einmal per Mail senden, führt das demnach zu keinerlei steuerlichem Nachteil. Falls Sie die Rechnung aber verändern, müssen Sie zweimal Umsatzsteuer abführen. Ist eine Rechnung zu ändern, müssen Sie also grundsätzlich immer eine Stornorechnung für die ungültige versenden.
