Fehlerhaft indexierte Dokumente findet man im Archiv nicht so einfach wieder. In DocuWare lassen sich jedoch Tippfehler beim Ablegen vermeiden – mit Feldmasken.
Einfach gesagt, funktioniert eine Feldmaske wie eine Schablone beim Zeichnen: Sie lässt nur das durch, was der Vorlage entspricht.
In einer Feldmaske legen Sie genau fest, wie die Indexeingabe aussehen soll. Angenommen, Sie möchten eine Feldmaske für eine IBAN erstellen. Der internationale IBAN-Code beginnt immer mit zwei Großbuchstaben als Länderkennzeichen und einer zweistellige Prüfsumme. Es folgen je nach Land 11 bis 30 Ziffern für die Bankleitzahl und Kontonummer.
Diese Zeichenfolge definieren Sie mit regulären Ausdrücken: [A-Za-z]{2}[0-9]{2}[0-9\s]{11,30} - mehr Beispiele für Feldmaskendefinitionen finden Sie am Schluss des Artikels.
Feldmaske konfigurieren – so geht‘s
Feldmasken werden zentral in der DocuWare Konfiguration erstellt und können dann einem Feld in einem Such- oder Ablagedialog zugeordnet werden. Wenn der Benutzer den entsprechenden Dialog im Web Client verwendet, "überwacht" die Maske das entsprechende Feld - hier das Feld "IBAN".
1. Rufen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Indexierungshilfen die Feldmasken auf.
2. Klicken Sie auf Neue Feldmaske und geben Sie den regulären Ausdruck oben als Maskendefinition ein:
3. Das Beispiel für die Maske ist frei wählbar und wird im Feld IBAN des Ablage- oder Suchdialogs angezeigt. Der Benutzer erkennt direkt, wie die Zeichenfolge für die IBAN aussehen soll - siehe dazu auch Punkt 7.
4. Mit Speichern wird die Feldmaske erstellt und kann in allen Archiven eingesetzt werden.
5. Nun ordnen Sie die Maske einem Dialogfeld zu. Wechseln Sie in den Archivbereich der DocuWare Konfiguration und wählen im gewünschten Archiv den Dialog. Öffnen Sie das Feld, für das Sie eine Maske hinterlegen möchten – hier IBAN.
6. In den Dialogeigenschaften wählen Sie als Feldmaske den Eintrag IBAN aus der Liste aus:
7. Wenn nun ein Benutzer den Ablagedialog im Web Client verwendet, wird die Beispieleingabe der Maske angezeigt:
Das Dokument kann erst dann angelegt werden, wenn die Eingabe der Maskendefinition entspricht. Tippfehler sind damit ausgeschlossen.
Tipp: Lesen Sie auch den Artikel Von Anfang an richtig indexiert, um sich über weitere Möglichkeiten der Indexierung zu informieren.
Weitere Beispiele für Maskendefinitionen
- Internationale Telefonnummer: Beispiel: +49-3456-1234567890, regulärer Ausdruck: \+\d{2}\d?-\d{2}\d{0,2}?-\d{3}\d{0,7}
- Postleitzahl: Beispiel: D-82110, regulärer Ausdruck: [A-Z][A-Z]?-\d{4}\d?
- Uhrzeit: Beispiel: 10:15:00, regulärer Ausdruck: (0?\d|1\d|2[0-3])\:[0-5]\d\:[0-5]\d
- E-Mail-Adresse: Beispiel: max.muster@musterfirma.com,
regulärer Ausdruck: [a-zA-Z0-9_-]+(\.[a-zA-Z0-9_-]+)*@([0-9A-Za-z][0-9A-Za-z-]*[0-9A-Za-z]\.)+([A-Za-z]{2,4}|museum)