Laut Bitkom erhält jeder Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens im Schnitt 18 geschäftliche E-Mails am Tag. Bei einem Unternehmen mit 100 Angestellten sind das in nur einer Woche schon 12.600 E-Mails. Das sind eine Menge Informationen, die aber nur begrenzt wertvoll sind, wenn sie in den Posteingängen schlummern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die E-Mails mit DocuWare verwalten und warum E-Mail-Management mit DocuWare nicht nur effektiv, sondern sogar notwendig ist.
Es gibt zwei wichtige Gründe, E-Mails zu archivieren:
1. Informationsinseln vermeiden
Für einige Personen wird sich die Frage stellen: Reicht nicht Outlook, um die E-Mails zu archivieren? Für einzelne Personen mag die Ordnung in Outlook sogar ausreichend sein, aber: Die meisten Unternehmen haben eben mehr als nur einen Mitarbeiter. Ohne eine geregelte Archivierung gibt es keine Möglichkeit, die E-Mails seiner Kollegen einzusehen – selbst wenn es innerhalb eines Projekts interessant oder notwendig ist. Jede Information liegt nur lokal beim jeweiligen Anwender vor und ist damit isoliert.
Dazu ein einfaches Beispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Mitarbeiter im Kundenservice. Ein Kunde ruft an und möchte mit dem Mitarbeiter Herrn Meier über eine E-Mail sprechen, die er bereits vor einigen Tagen an dessen Kollegin geschickt hat. Diese ist allerdings gerade außer Haus. Ohne zentrale Archivierung kann Herr Meier diese E-Mail jedoch nicht einsehen. Da er auch nicht CC gesetzt wurde, führt dies zu einer Informationslücke beim Kundenservice – was beim Kunden keinen guten Eindruck hinterlässt.
Mit einem zentralen Dokumentenmanagement-Archiv kann jeder Mitarbeiter jederzeit auf alle Mails die er benötigt zugreifen – auch auf die des Kollegen. Durch die Indexierung geht dies mit wenigen Klicks einfach und schnell.
Die E-Mails finden sich - wie in DocuWare üblich – zusammen mit allen anderen Unterlagen des Kunden in einem Archiv, so dass man nicht nur auf die E-Mails, sondern auf alle Informationen zum Kunden direkt zugreifen kann
2. Gesetzliche Richtlinien
Zentral ist bei der E-Mail Archivierung auch die Einhaltung bestimmter Richtlinien wie beispielsweise der GoBD.
E-Mails gehören zu geschäftsrelevanten Dokumenten und somit gelten für diese gesetzliche Bestimmungen. Der Branchenverband Bitkom hat hierzu 10 Merksätze zu E-Mails und GoBD zusammengestellt, welche die wichtigsten Anforderungen an E-Mails im Rahmen der GOBD umfasst. Dazu gehören unter anderem:
1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
3. E-Mails sind zu indexieren
4. E-Mails sind unverändert zu archivieren
All diese Aufgaben kann DocuWare als GOBD-konformes Dokumentenmanagementsystem für Sie erledigen.
Was bietet DocuWare an?
DocuWare besitzt zwei Zusatzmodule für E-Mail Management:
Connect to Outlook: Wie der Name schon sagt, integriert sich das Modul direkt in Ihr Outlook, so dass Sie über Buttons oder über das Kontextmenü E-Mails direkt in DocuWare ablegen und wieder suchen können. Je nach Einstellung erfolgt die Indexierung dabei automatisch, so dass empfangene und gesendete Mails mit einem Klick abgelegt werden.
DocuWare integriert sich direkt in Ihre Outlook-Oberfläche, so dass Sie direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung Ihre E-Mails ablegen.
Connect to Mail: Mit diesem Modul können Sie DocuWare an Ihren Mailserver anbinden, zum Beispiel an Microsoft Exchange, Gmail, GMX oder T-Online. Dadurch kann beispielsweise ein externer Mitarbeiter auf einfache Weise sein Gmail-Konto mit DocuWare verbinden. Um E-Mails abzulegen, muss er nur seine E-Mails in einen vordefinierten Ordner legen. Connect to Mails archiviert die E-Mails daraus automatisch und indexiert sie auch gleich.
Binden Sie Ihr E-Mail-Konto wie hier ein Gmail-Konto mit Connect to Mail an DocuWare an. E-Mails müssen nur in einen vordefinierten Ordner verschoben werden, um automatisch archiviert zu werden.
- Quelle: Bitkom: 10 Empfehlungen zum richtigen Umgang mit E-Mails
