Mit DocuWare Connect to Outlook legen Sie Ihre E-Mails sicher im Archiv ab und machen sie zugleich für Ihre Mitarbeiter zugänglich. Oft hängen an E-Mails aber Firmenlogos des Senders an, die dabei innerhalb der Dokumente als eigene Dateien archiviert werden – zusätzlich zu den eigentlichen E-Mails und gegebenenfalls wichtigen Anhängen. Mit einer neuen Option in DocuWare Version 6.8 verhindern Sie solchen Ballast und halten Ihre Dokumente im Archiv übersichtlich:
Firmenlogos sind häufig als wenige Kilobyte große Bilddateien in E-Mails eingebettet. Um zu verhindern, dass diese Anhängsel im Archiv landen, sperren Sie in der Ablage-Konfiguration von Connect to Outlook den Dateityp. Die Funktion finden Sie im Tab "Optionen 2":
Unter "Einstellungen" geben Sie das Kürzel der Bildformate an, hier "jpg; jpeg; gif; png; ico;".
Natürlich sollen relevante Bilder weiterhin archiviert werden. Deshalb schränken Sie die Größe der zu sperrenden Datei auf wenige Kilobyte ein.
Genauso lassen sich auch digitale Visitenkarten von der E-Mail-Archivierung ausnehmen. Geben Sie dafür hier in diesen Dialog die entsprechende Endung ein - etwa wie ".vcf".