DocuWare ist so vielseitig wie ein Schweizer Taschenmesser. Nutzen Sie es neben der Rechnungsverarbeitung auch für Ihr Vertragsmanagement, die Personalakte etc., statt auf einzelne Speziallösungen zu setzen. Hier die drei wesentlichen Vorteile.
Haben Sie mit DocuWare Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung optimiert? Dann stehen vielleicht die nächsten Digitalisierungsprojekte auf der Unternehmensagenda, etwa Prozesse aus den Bereichen HR, Legal oder Quality. Auch für solche Einsatzszenarien ist DocuWare perfekt geeignet. Anstatt für jeden einzelnen Use Case und jede Abteilung eine eigene Software-Lösung anzuschaffen, ist DocuWare das Tool für alle unternehmensweite Prozesse rund um Ihre Dokumente.
Vorteil 1: Abteilungsübergreifende Vernetzung
Sie benötigen zu einem Vertrag die zugehörige Rechnung, zu einer Neueinstellung die Bestellung des Laptops, zu einem Bauteil die Qualitätsdokumentation und den Lieferschein? Die wenigsten Prozesse betreffen nur eine einzige Abteilung. Mit jeweiligen Speziallösungen stoßen Sie schnell an die Grenzen. „Insellösung“ ist dann der passendere Begriff.
Im günstigen Fall müssen Sie ‚nur‘ das Tool wechseln, das heißt Login und nach dem passenden Dokument suchen. Im ungünstigeren Fall haben Sie aber gar keinen Zugang zum anderen System, weil nur User-Lizenzen für die jeweilige Kernabteilung vorhanden sind. Also entsprechendes Team kontaktieren und um Hilfe bitten. Was so schon mal ein paar Stunden dauern kann, ist mit DocuWare nur wenige Klicks entfernt. Denn über passende Indexbegriffe rufen Sie zueinander gehörige Dokumente auch aus verschiedenen Archiven direkt auf, benötigte Informationen stehen sofort bereit.
Vorteil 2: Saubere Software-Landschaft
Schließt jede Abteilung schnell mal nach dem Motto „Ist ja nur für uns“ einen Software-Vertrag ab, entsteht in relativ kurzer Zeit ein Tohuwabohu in der Software-Landschaft des Unternehmens. Da verliert nicht nur Ihre IT-Abteilung schnell den Überblick, sondern auch Ihr Compliance-Manager. Sowohl organisatorisch als auch rechtlich ergeben sich viele Fragen, beispielsweise:
- Wo werden Daten gehostet? Verlassen beispielsweise Daten eines Unternehmens in Europa den europäischen Datenschutzraum?
- Werden Daten innerhalb des Systems datenschutzkonform verarbeitet?
- Wer hat Zugriff auf welche Daten mit welchen Rechten?
- Wer übernimmt die Benutzerverwaltung? Die IT oder die Fachabteilung?
- Ist die Benutzersynchronisation mit einem Active Directory möglich?
- Ist Single Sign-on umsetzbar?
Mit DocuWare als einem zentralen System sind Sie erheblich besser aufgestellt. Und wenn Ihnen die Eigenständigkeit der einzelnen Abteilungen wichtig ist, vergeben Sie einfach den Teamleads Archivrechte, so dass diese Archive für die eigene Abteilung erstellen und bei Bedarf anpassen können.
Vorteil 3: Niedrigere Kosten
Auf den ersten Blick sind die Speziallösungen günstig, insbesondere wenn diese mit kleinen Starter-Paketen werben. Häufig muss man aber schnell upgraden, weil das Limit an Usern, Dokumenten/Akten/Prozessen oder Datenvolumen erreicht ist. Und mit steigender Anzahl solch vermeintlich kleinen Tools läppert es sich – „Kleinvieh macht auch Mist“ lässt grüßen.
Bei DocuWare gibt es selbstverständlich auch verschiedene Lizenzpakete, bei der Cloud-Lösung gestaffelt nach Usern und Dokumentvolumen. Aber braucht beispielsweise der Compliance-Manager bei Speziallösungen drei User-Lizenzen, wenn er Verträge managen, Rechnungen freigeben und seine Personalakte einsehen möchte, so benötigt er mit DocuWare als zentrale Anwendung nur eine.
Fazit
Wenn in Ihrem Unternehmen weitere Prozesse digitalisiert und automatisiert werden sollen, geben Sie den verantwortlichen Kolleginnen und Kollegen doch den Tipp, dass das passende Tool schon im Haus ist. Ihr DocuWare Ansprechpartner erläutert gerne die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements im jeweiligen Anwendungsszenario und berät bei der Prozessumsetzung.
