DocuWare im Personalwesen: Bewerbungen erfolgreich managen

Tauziehen um die besten Bewerber, Talent Management und Team Building: Wie können Personalleiter ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft führen? Digitales Dokumenten-Management ist die Basis, um HR-Prozesse strategisch neu auszurichten und Mitarbeitern mehr Service zu bieten. Aus gutem Grund also widmet sich die neue Serie im DocuWare Produkt Blog dem Thema „DocuWare für die Personalabteilung“. Um fünf zentrale Vorteile beim Bewerbermanagement geht es im ersten Teil:


Je eher die Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgt, umso eher ist die Unterschrift des Wunsch-Kandidaten unter Dach und Fach. DocuWare unterstützt HR-Teams dabei, den Zeitaufwand beim Bewerbermanagement zu reduzieren und einen zielführenden Bewerbungsprozess zu etablieren.


1. Bewerbungen strukturiert verwalten
Egal, ob Bewerbungsschreiben auf dem Postweg, per E-Mail oder online eintreffen – DocuWare macht es möglich, Bewerbungen einheitlich zu bearbeiten und über eine zentrale Plattform mit Kollegen und Entscheidern zu teilen. Sofort nach ihrem Eintreffen wird jede Bewerbung als digitale Bewerberakte in DocuWare gespeichert; der Bewerber erhält automatisch eine Empfangsbestätigung.


2. Online-Bewerbungen anbieten
Online-Formulare sind für Job-Suchende eine ideale Möglichkeit unkompliziert mit ihrem potenziellen Arbeitgeber in Kontakt zu treten. Mit DocuWare können Sie auf einfache Weise Bewerbungsformulare auf Ihrer Karrierewebseite integrieren. Die eingehenden Bewerbungen werden sofort in DocuWare archiviert und der Recruiting-Workflow kommt umgehend in Gang.


3. Vorgesetzte und Fachbereiche direkt involvieren
Mit DocuWare gelangen Bewerbungen per digitalen Workflow zu allen Kollegen, die an der Bewerberauswahl beteiligt sind. Mit Notiz- und Stempelfunktionen hinterlassen diese ihr Feedback ohne die Originaldokumente dabei zu verändern. Wer hat welche Bewerbung bereits geprüft und für gut befunden? Dank der digitalen Bearbeitung kann jeder im Team jederzeit leicht den Status des Bewerbungsverfahrens nachvollziehen.

DocuWare Bewerbungsmanagement 2


4. Mit schnellen Reaktionszeiten punkten
Der erste Eindruck zählt: Wie sehr rasche Reaktionszeiten bei Bewerbungsverfahren zum guten Image als Arbeitgeber beitragen, sollte kein Unternehmen unterschätzen. DocuWare unterstützt Sie durch integriertes Fristen-Management, Vertreterregeln, E-Mail-Benachrichtigungen und automatische Erinnerungs-Mails dabei, dass Entscheidungen schnell fallen und Zu- und Absagen ohne lange Wartezeiten erfolgen.


5. Schlüsselqualifikationen einfach recherchieren
Welche Stärken bringen Bewerber mit? Wer spricht zum Beispiel Russisch oder hat Erfahrung im Online-Marketing? Die Volltextsuche in DocuWare erlaubt es, gezielt nach Schlüsselwörtern in den Bewerbungsdokumenten zu recherchieren. So lässt sich zum Beispiel aus einem Pool aus Initiativbewerbungen problemlos der geeignete Lebenslauf fischen.

Einen exzellenten Einblick, wie sich DocuWare in HR-Abteilungen einsetzen lässt, vermittelt der Vortrag Digitale Personalakte von Stefan Schindler, Vice President Support & Training bei DocuWare.

Bei mehr als 600 Bewerbungen täglich ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten: JTE Recruit in Singapur konnte dank DocuWare die Vermittlungsgeschwindigkeit seiner Bewerber um beinahe 50 Prozent erhöhen. Lesen Sie mehr über den DocuWare-Einsatz bei JTE Recruit.

Topics: E-Mail-Management, Formularmanagement, HR & Personalmanagement

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