Mailen übers Smartphone, Videokonferenz per Tablet, Home Office dank Notebook: Jeder dritte Arbeitnehmer nutzt mittlerweile ein Mobilgerät, um unterwegs oder daheim zu arbeiten. Mit unseren Tipps und Einsatzmöglichkeiten holen Sie noch mehr aus Ihrem mobilen Büro heraus.
Das Smartphone: der unverzichtbare Begleiter
Telefonieren, chatten, Termine planen, E-Mails abrufen und beantworten – Smartphones sind der Allrounder für Kommunikation und unverzichtbarer Begleiter aller geschäftlich Reisenden. Zahlreiche Business-Apps vom Diktiergerät bis zum Scanner verwandeln das Smartphone ins handliche Taschenbüro. Auch Unterlagen zu sichten und zu prüfen ist dank Modellen mit einem Display von rund 5 Zoll kein Problem. Um umfangreichere Excel-Tabellen zu überblicken oder lange Texte zu schreiben, eignet sich ein Smartphone allerdings kaum, zumal auch eine richtige Tastatur fehlt.
Tipp 1: Das Smartphone als Workflow-Zentrale nutzen. Verträge absegnen, Rechnungen prüfen oder Budgets freigeben – mit Smartphone plus DocuWare Mobile App sind Entscheider auf dem Weg von Termin zu Termin direkt in laufende Freigabe-Prozesse involviert.
Tipp 2: Das Smartphone als Scanner nutzen. Mit der App PaperScan und dem Web-Service Intelligent Indexing legen Sie Taxiquittungen oder Spesenbelege noch von unterwegs geordnet ab.
Das Tablet: Leichtgewicht und Trendsetter
Im Privathaushalt haben Tablets einen wahren Hype hinter sich. Die Kombination aus edler Haptik, komfortabler Bildschirmgröße, Touchscreen, kaum Gewicht und schnellem Hochfahren kommt gut an – auch im Geschäftsleben liegen die schicken Geräte als Ergänzung zu Smartphone und Notebook im Trend. Die meisten Geräte erfüllen Business-Anforderungen wie HDMI-Schnittstelle oder Bluetooth für Bild- und Ton-Wiedergabe. Entsprechend gern werden Tablets bei Besprechungen und Kundenterminen fürs Präsentieren eingesetzt. Wer Office-Apps nutzt und PowerPoint- oder andere Dateien direkt am Tablet erstellt, arbeitet mit einer externen Tastatur bequemer. Aber auch hier gilt: Umfassendes konzeptionelles Arbeiten ist nur bedingt möglich.
Tipp 1: Das Tablet als Nachschlagewerk nutzen: Statt Produktkataloge, Preislisten, Verträge oder Auftragsbücher in Papierform mitzuschleppen, greifen Außendienstmitarbeiter per Tablet auf die aktuellen Versionen in DocuWare zu. Den DocuWare Client dafür einfach auf Touchmodus einstellen.
Tipp 2: Das Tablet fürs Formular-Management nutzen. Formulare wie Bestell- oder Wartungsbögen digital ausfüllen, am Tablet unterschreiben und direkt archivieren.
Tipp 3: Tablet und Smartphone nicht isoliert nutzen. Mit der App DocuWare Hub können Sie Dokumente aus beliebigen Business-Apps zentral speichern und Projekten zuordnen. Informations-Silos auf den einzelnen mobilen Geräten lassen sich so leicht vermeiden.
Das Notebook: der bewährte Allrounder
Auch wenn Tablets leichter sind und schneller starten: Bei vielen Geschäftsreisenden steckt nach wie vor ein Notebook in der Aktentasche. Ihr Vorteil: Das Arbeiten mit Dateien und Programmen bleibt wie gewohnt, zusätzliche Apps sind nicht nötig. Viele Tätigkeiten, die früher unbedingt ans Büro gebunden waren – etwa im Bereich der qualifizierten Sachbearbeitung oder im Kreativbereich – lassen sich dank Notebook von daheim erledigen. Idealerweise stehen hier ein großer Bildschirm plus externe Maus und Tastatur bereit.
Tipp 1: Das Notebook als Tablet nutzen. Die meisten Geräte der neuen Generation verfügen mittlerweile über Touch-Screen und die Bedienung mit dem Finger ist ähnlich wie beim Tablet Standard. Sogar Notebooks mit abnehmbarer Tastatur gibt es mittlerweile, so lässt sich der Rechner wie ein Tablet verwenden.
Tipp 2: DocuWare im Windows Explorer nutzen. Beim Arbeiten am Notebook-Bildschirm sind Suchen und Ablegen in DocuWare über den Windows Explorer Client sehr komfortabel, da kein weiterer Client geöffnet werden muss.
Mobiles Arbeiten in Zukunft – wo geht die Reise hin?
Notebook, Tablet und Smartphone machen mobiles Arbeiten fast schon perfekt möglich, vermisst wird eigentlich nur der große Bildschirm. Und hier verspricht ein neuer Trend Abhilfe – Virtual bzw. Augmented Reality: Eine „magische Brille“ versetzt ihren Träger in eine virtuelle Umgebung in realitätsnaher 3D-Qualität - siehe dazu auch das Bild links.
Die Hauptanwendungen für diese Technologie liegen momentan im Spiele-Bereich und etablieren sich langsam in Bereichen wie Tourismuswerbung oder Innenarchitektur. Warum aber nicht auch Excel-Daten oder CAD-Dokumente damit bearbeiten? Der Grundstein dafür ist bereits gelegt: Sie nehmen Ihr Smartphone und stecken es in eine spezielle Halterung mit optischen Linsen. Das Ganze setzen Sie ähnlich einer Skibrille auf und starten dann die Virtual Reality App auf dem Smartphone.
DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar sieht in dieser Technologie neue Möglichkeiten fürs mobile Arbeiten: „Warum sollte man sich in eine solche Brille nicht auch einen oder zwei Großbildschirme hineinprojizieren lassen? Wenn wir dann im Zug oder im Flugzeug oder im selbstfahrenden Auto sitzen, unsere neuen Virtual-Reality-Brillen aufhaben, großformatige Excel-Tabellen bearbeiten und die Werte mit Rechnungen aus dem kaufmännischen Archiv daneben abgleichen, sind wir im Büro der Zukunft angekommen.“