Bei DocuWare dreht sich – natürlich – alles um Dokumente. Aber Sie können bereits sinnvoll mit DocuWare arbeiten, noch bevor ein Dokument im System vorhanden ist. Dazu legen Sie ganz einfach einen Datenbankeintrag an. Dieser erleichtert die Indexierung von Dokumenten oder steht als Platzhalter für Arbeitsabläufe zur Verfügung.
Mit einem neuen Datenbankeintrag können Sie bequem Auswahllisten erstellen, ohne erst in eine Konfigurations-Oberfläche wechseln zu müssen. Auswahllisten stellen für die Indexierung Vorschläge zur Verfügung, die mit einem Mausklick ausgewählt werden können. Dokumente werden so strukturiert abgelegt und lassen sich schnell wiederfinden. Bei Bedarf können Auswahllisten sogar auf einander aufbauen, so dass für bereits eingegebene Begriffe nur passende Auswahlen angeboten werden.
Um eine Auswahlliste über einen Datenbankeintrag zu erstellen, klicken Sie in einem beliebigen Briefkorb auf einen freien Bereich. Der Speichern-Knopf ändert sich zu „Datensatz erstellen“:
Klicken Sie auf "Datensatz erstellen" und geben in die bekannte Ablagemaske die Begriffe ein, die Sie als Vorschläge zur Verfügung stellen möchten. Sie können so beliebig viele Vorschläge eingeben und sofort nach dem Speichern für die Indexierung nutzen.
Komfortabler Workflow dank Platzhaltern
Aber nicht nur für Vorschlagslisten sind Datenbankeinträge geeignet. Sie lassen sich auch als Platzhalter für kommende Dokumente nutzen. Sie erstellen einen Eintrag wie oben beschrieben und geben diesem die Indexbegriffe des noch abzulegenden Dokumentes. Bereits jetzt können Sie diesen Eintrag in einem Workflow verwenden oder eine Akte für einen Vorgang anlegen. Ist das Dokument später gescannt oder importiert, wird dieses einfach per Drag & Drop aus dem Briefkorb mit dem Datenbankeintrag verschmolzen. Dazu ziehen Sie das Dokument auf die Liste mit dem Eintrag und lassen dieses „fallen“. DocuWare erledigt den Rest für Sie.
